Volkswagen

Groepsforum

In samenwerking met OLYMP car-detailing en het leidende bureau VOK DAMS nam GuestONE het testritmanagement voor het Volkswagen Groepsforum in Leipzig voor zijn rekening. Tijdens het vierdaagse back-to-back-evenement konden ongeveer 1.000 internationale grootklanten de voertuigen uit het volledige assortiment van de groep tijdens het rijden ervaren.

GuestONE zorgde voor een testritmanagementsysteem waarmee alle testritten elektronisch werden gedocumenteerd. Bij het startpunt en op in totaal drie wisselpunten werden testrijders en voertuigen gescand met mobiele apparaten die waren geconfigureerd met een speciaal door GuestONE ontwikkelde app, waarna de gegevens automatisch naar een webplatform werden verzonden. Het platform bood zo een realtime overzicht van alle voertuigen die zich op het parcours bevonden. Voor elke testdag waren achteraf ook gedefinieerde rapportages en logboeken beschikbaar als bestand om te downloaden.

Het testritbeheersysteem is volledig door GuestONE zelf ontwikkeld. Naast het puur registreren en documenteren van testritten ondersteunt het systeem ook logica met betrekking tot de te rijden voertuigen in gedefinieerde groepen of volgordes. Bij het concernforum werden ongeveer 80 voertuigen ingezet, maar in het verleden zijn ook projecten met meer dan 300 voertuigen voor verschillende fabrikanten uitgevoerd.

Service- en productdagen

Vier parallelle tours, acht steden in Duitsland in de periode augustus tot oktober, meer dan 5.000 deelnemers en ongeveer 8.000 testritten – dat zijn de kerncijfers van de Volkswagen Service- en Productdagen 2018. GuestONE ondersteunde in opdracht van het bureau Lux-Service uit München de evenementen, waarbij verkopers en serviceadviseurs in VW-eigen kwalificatiecentra werden getraind in nieuwe producten.

Na het ontwerpen en voorproduceren van naamkaartjes en lanyards in de huisstijl van het evenement, zette GuestONE een webgebaseerde accreditatieoplossing op voor het snel inchecken van de deelnemers. In plaats van de naambadges vooraf te produceren en ter plaatse neer te leggen, werden de badges direct bij aankomst van de gast met een druk op de knop geproduceerd en werden de gasten ingecheckt.

Daarna kwam ook het GuestONE Testdrive-Management-Systeem in actie. Via smartphones en een speciaal geconfigureerde app werden de dagelijkse testritten geregistreerd en gedocumenteerd door het scannen van voertuigen en bestuurders. Dankzij doordachte processen en intuïtief te bedienen systemen kon alle techniek ter plaatse door hostesses worden bediend. GuestONE was alleen aanwezig tijdens de eerste drie dagen van het evenement per stop, heeft de systemen geconfigureerd en geïnstalleerd en het personeel ter plaatse dienovereenkomstig opgeleid.

GEC

Samen met het leidende bureau “Eventives” uit Braunschweig was GuestONE in september 2017 actief voor Volkswagen AG. Voor de “Group Environmental Conference”, een tweedaagse milieuconferentie die plaatsvond op de Mobile Campus in Wolfsburg, nam GuestONE het volledige deelnemersmanagement voor zijn rekening.

Voor de registratie van de ongeveer 500 internationale gasten van alle merken van het concern stelde GuestONE een tweetalig online portaal ter beschikking in het huisstijlontwerp van Volkswagen AG. Naast de deelname en de persoonlijke gegevens werden ook hotel- en reisgegevens en de deelname aan verschillende onderdelen van het evenement en workshops gevraagd en beheerd.

Elektronische tickets met QR-code, die automatisch na de registratie werden verzonden, zorgden vervolgens voor een vlotte accreditatie van de deelnemers ter plaatse – inclusief het binnen enkele seconden afdrukken van naamkaartjes.