Angst vorm Teilnehmermanage­ment?
Mit unserer Software wird es zum Kinderspiel!

Eenvoudig in-house evenementen beheren

Op een evenement draait alles om je gast. Hij moet zich overal goed bij voelen. Als tool voor deelnemersbeheer helpt eventry u bij het plannen, beheren en controleren van alle processen naadloos voor, tijdens en na het evenement.

Een ander voordeel: het aantrekkelijke licentiemodel van eventry! Met de initiële licentie- en implementatiekosten kan eventry bedrijfsbreed worden gebruikt zonder gebruikersbeperkingen. Voor elk evenement wordt slechts een beheersbaar forfaitair bedrag aangerekend, waarin de ondersteuning reeds is inbegrepen. De investering in eventry heeft zich dus al na enkele evenementen terugbetaald.

  • Softwareoplossing voor intern beheer van evenementen
  • Optimaal voor kleinere terugkerende evenementen
  • Eenvoudig en intuïtief gebruik
  • Optimaliseert taken en processen
  • Hoge mate van maatwerk
  • Aantrekkelijk licentiemodel

Met succes gebruikt voor:

Ontvang ons persoonlijk advies en demo-toegang

MAAK NU EEN AFSPRAAK

Modulair voor een geslaagd evenement

Zoveel als nodig, maar geen functie te veel: Wanneer je druk bezig bent met de voorbereiding van je evenement, wil je gerichte oplossingen. eventry heeft een modulaire structuur zodat je het overzicht niet verliest in een jungle van mogelijkheden. Dit betekent dat je alleen de functies gebruikt die je echt nodig hebt.

De voordelen liggen voor de hand: u profiteert van een flexibele en slanke, maar even uitgebreide totaaloplossing. Hieronder kun je zien dat we aan elk aspect van het plannen van een evenement hebben gedacht. Daar vind je een korte uitleg van de afzonderlijke modules:

Nieuwe gebeurtenissen kunnen snel en gemakkelijk worden aangemaakt, bestaande gebeurtenissen kunnen worden gekopieerd en bewerkt met één druk op de knop.

Eenvoudige creatie en administratie van activiteiten en sociale programma’s incl. Contingenten. Meerdere boekingsmogelijkheden beschikbaar voor hoofdpersoon en begeleider.

In het geïntegreerde gebruikers- en rechtenbeheer kunnen systeemgebruikers onafhankelijk worden aangemaakt met gesorteerde autorisaties. Er kunnen graduele autorisaties (rollen) worden toegekend. Deze rollen worden toegekend per gebruiker en per gebeurtenis.

Voor de online registratiepagina’s worden grafische sjablonen in de huisstijl van uw bedrijf in het systeem opgeslagen en deze kunnen voor elk evenement eenvoudig “per klik” worden geselecteerd.

eventry is opgezet onder een klantspecifiek domein en is daarom toegankelijk via elke gangbare internetbrowser. U hoeft geen installaties of integraties uit te voeren.

De online registratie is standaard beschikbaar in het Duits en Engels. Teksten en inhoud kunnen onafhankelijk worden onderhouden via intuïtief te bedienen interfaces.

Interactieve selectie van de gewenste gegevensvelden en zoekopdrachten per gebeurtenis. Afwijkende velden in geval van annulering, verplichte velden en door de gast bewerkbare velden kunnen “per klik” worden gedefinieerd.

Deelnemersgegevens worden eenvoudig aan het evenement toegevoegd via een Excel-upload en kunnen vervolgens worden bewerkt via het beheerdersgedeelte.

Traceerbare postverzending direct vanuit de tool. Mailsjablonen in de huisstijl van de klant worden opgeslagen en kunnen voor elk evenement worden geselecteerd. Via de PDF-module kunnen met één druk op de knop extra gepersonaliseerde deelnemersdocumenten beschikbaar worden gesteld.

Geïntegreerd reisbeheer – soorten reizen en routes incl. overeenkomstige quota kunnen worden aangemaakt en beheerd.

Intelligent hotelbeheer – hotels, kamertypes en dagelijkse toewijzingen kunnen worden aangemaakt en beheerd. De hotels worden toegewezen aan gasten of groepen.

Elektronische registratie van gasten ter plaatse. Deelnemers zoeken via QR-code scan of naam zoeken. Print naambadges of gepersonaliseerde deelnemersdocumenten rechtstreeks vanuit het systeem.

Het dashboard geeft u een overzicht van verschillende cijfers met betrekking tot uw evenement. Hier krijgt u een snel overzicht van de registratiestatus, gebruik van het contingent, verzonden e-mails, enz. Het dashboard is het eerste wat je ziet wanneer je inlogt of een ander evenement activeert.

Met de optioneel integreerbare fotogalerij heeft uw evenement ook na afloop nog impact. Snelle configuratie, eenvoudige beeldupload – uw galerij staat onmiddellijk na het evenement online. Naar keuze met of zonder login.

Maak en evalueer individuele online enquêtes na een evenement. De enquête kan anoniem of gepersonaliseerd zijn. Evaluaties zijn beschikbaar als PDF-rapporten.

Onze software voor deelnemersbeheer

Hoe kan ik beginnen?

Hoewel het gebruik van eventry vrij eenvoudig en intuïtief is, begeleiden wij u vanaf het begin.
Ons bewezen onboardingproces is eenvoudig, ongecompliceerd en zeer transparant.

  • Advies +
    aanbod op maat
  • Demo toegang +
    Gunning van het contract
  • Levend materiaal +
    Vertrouwd raken met het systeem
EVENEMENT NU REALISEREN

Succesvol in gebruik bij:

naar de referentieprojecten

Kosten en ondersteuning

Bij eventry vertrouwen we niet voor niets op een flexibel en eenvoudig betalingsmodel. Uit praktische ervaring weten wij hoe uiteenlopend evenementen kunnen zijn qua omvang en frequentie.
Daarom kunt u onze software voor deelnemersbeheer gebruiken met een gunstig licentiemodel – en zonder gebruikersbeperkingen. In plaats van maandelijkse vaste kosten of vergoedingen per gebruiker, werken wij met een uniform event flat rate, waarin onze ondersteuning al is inbegrepen.
Daarbij komen de exploitatiekosten voor lopende administratie, domein en SSL-certificaat en de hosting in een Duits datacentrum.

Eenmalige kosten

vanaf €15.995

Licentie-, installatie- en implementatiekosten Incl. Opleiding

Kosten per evenement

    • Vast tarief per evenement inclusief. Ondersteuning per post of telefoon

295,00 € per evenement

Bedrijfskosten

    • Administratie
    • Domein en SSl-certificaat
    • Hosting & Back-up

1.950,00 € per jaar

Diensten

  • Lay-out en ontwerp
  • Uitnodiging productie
  • Brievenwinkel & Verzending
  • Hotline voor gasten
  • Ondersteuning ter plaatse

Gegevensbescherming bij gastenmanagement

Veiligheid is voor ons een topprioriteit. Omdat klantgegevens gevoelig zijn, moet bij het beheer van digitale abonnees het hoogste beveiligingsniveau worden gewaarborgd. Daarom draait elke GuestHub installatie veilig op een Guest-One server in een van de grootste datacenters in Duitsland en voldoet daarmee aan de eisen van de DSGVO.

Trouwens: Je gegevens worden niet permanent bewaard, maar per evenement geïmporteerd en na het evenement verwijderd. Welke gegevens worden verzameld,
u alleen beslist via een eenvoudige configuratie van het registratieformulier.

Ben je geïnteresseerd in eventry?
Maak nu een afspraak voor een consultatie!

Guest-One GmbH

Hofaue 39
42103 Wuppertal
Duitsland

Tel.: +49 202 37 161 – 0
Fax: +49 202 37 161 – 99
info@g1.de

    Ik accepteer het privacybeleid.

    Je bent op zoek naar een
    holistische zorg?

    U plant een kortetermijnevenement met individuele
    Behoeften waarvoor u een full-service oplossing nodig heeft?

    Dan is ons full-service gastenbeheer GuestHub
    precies wat je nodig hebt. – Of het nu live, digitaal of hybride is.

    Klik hier om naar GuestHub te gaan:

    Meer informatie