AOK Dag 2019

In samenwerking met het Keulse agentschap “turner & friends” organiseerde Guest-One het deelnemersmanagement voor de AOK Dag 2019. Het jaarlijkse personeelsevenement van de AOK Baden Württemberg vond dit jaar plaats met ongeveer 1.500 gasten in het ICS Stuttgart.

Het registratieplatform dat al werd gebruikt voor het 25-jarig jubileum van AOK Baden Württemberg in 2018, werd aangepast voor het project. Naast een responsieve registratie frontend, die gasten konden gebruiken om zich gemakkelijk in te schrijven voor het evenement of het te annuleren en een transfer te selecteren, werd een zogenaamde coördinator area voorzien voor de regionale supervisors.
Dit gaf de regionale supervisors de mogelijkheid hun werknemers in het systeem in te voeren in het kader van een vooraf opgeslagen quotum en hen rechtstreeks per e-mail uit te nodigen.

Bij de registratie ontving elke gast een automatische bevestigingsmail, met daarin een toegangsbewijs als PDF en een eTicket als portemonnee pasje. Gasten checkten ter plaatse in met behulp van smartphones van Guest-One met een scan-app die op de juiste manier is geconfigureerd. Het inchecken en toelaten van de 1.500 gasten, van wie velen met een bustransfer waren aangekomen, nam met deze aanpak minder dan een uur in beslag.