Celebrate at the Gate
De oudejaarsviering bij de Brandenburger Tor
De oudejaarsavondproductie van sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH had dit jaar het motto “Celebrate at the Gate”. Net als vorig jaar leidden Johannes B. Kerner en Andrea Kiewel het programma van de bijna vijf uur durende live-show direct bij de Brandenburger Tor. Daarbij werden niet alleen internationale muziekacts gepresenteerd, maar ook live-uitzendingen voor beroemdheden uit de hele wereld en tot in de Duitse huiskamers.
Voor de organisatie van de gehele crew en van de artiesten en mediavertegenwoordigers maakte de organisator “sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH” voor het eerst gebruik van het accreditatiesysteem “Crew-Control” van Guest-One. Naast de gestructureerde registratie en administratie van de gegevens van alle betrokken personen, ging het hierbij ook om het beheer van complexe toegangsautorisaties en de naleving en documentatie van de hygiënevoorschriften in verband met de pandemie. Een geïntegreerde cateringadministratie rondde het dienstenpakket af.
Het Guest-One team is al in september begonnen met het opzetten en configureren van het web-based systeem. De nog steeds dynamische pandemische situatie en de daarmee gepaard gaande frequent veranderende officiële bevelen maakten regelmatige bijstellingen noodzakelijk.
“Dankzij de modulaire opbouw en de veelzijdige configuratiemogelijkheden van “Crew-Control” konden wij op korte termijn op veranderende eisen reageren en het systeem te allen tijde dienovereenkomstig aanpassen”, vertelt Yvonne Mahling – overall projectmanager van “sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH” – enthousiast over de flexibiliteit van het systeem.
Het hele accreditatieproces verloopt elektronisch met “Crew-Control” – van de uitnodiging van de werknemers over de online registratie tot de verzending van de zogenaamde eTickets – alle stappen en de hele communicatie met de betrokken beroepen en werknemers worden centraal opgeslagen en gedocumenteerd in het systeem. Dit bespaart de organisator middelen en zorgt voor transparantie voor alle betrokkenen. Naleving van de strenge DSGVO-voorschriften is een vanzelfsprekendheid – elke “Crew-Control”-instantie draait op beveiligde servers in een van de grootste Duitse datacentra.
Een belangrijk onderdeel van “Crew Control” is de centrale organisatie van alle toegangsbevoegdheden. Uit zones, gebieden en gebeurtenisperioden kunnen individuele machtigingsprofielen worden aangemaakt en aan het personeel worden toegewezen. De bemanningspassen of polsbandjes zijn voorzien van RFID-tags die bij de respectieve ingangen met smartphones worden gescand. De opgeslagen autorisatie en, indien beschikbaar, de foto van de werknemer worden op de smartphone weergegeven. Deze procedure biedt verscheidene voordelen – enerzijds kunnen verschillende badgevarianten en ingewikkelde pasbladen achterwege blijven, en anderzijds kan flexibel worden gereageerd indien individuele vergunningen moeten worden toegevoegd of ingetrokken.
Voor het project in Berlijn werden twee afzonderlijke accreditatieruimten met bijbehorende hardware opgezet. Voor de dagelijkse check-in van de medewerkers en de autorisatiecontroles bij de neuralgische toegangspunten en bij de catering, heeft Guest-One de nodige smartphones geconfigureerd voor de medewerkers van de bewakings- en bestellingsdienst. Alle toestellen worden beheerd via mobile device management in “Crew Control” en kunnen indien nodig ook op afstand worden geconfigureerd of gelokaliseerd.
Twee projectmanagers van Guest-One ondersteunden de productie in Berlijn en zorgden samen met het team van “sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH” voor een soepel verloop van het accreditatieproces tijdens de opbouw- en evenementenfase van een week.
“Elk project heeft zijn eigen processen en vereisten en we zijn erg blij dat we met “Crew-Control” een oplossing hebben gevonden die heel specifiek op het project kan worden afgestemd”, vervolgt Yvonne Mahling.
De op gang gebrachte samenwerking wordt voortgezet voor de oudejaarsproductie van 2022.
