Hotelmanagement – Eenvoudige manieren om uit de Excel-chaos te komen …

Hotelmanagement voor meerdaagse evenementen kan al snel een zenuwslopende puzzel worden met veel gasten en evenveel hotels. Zonder de juiste tools is het makkelijk om het overzicht te verliezen over boekingen, dubbele kamertoewijzingen of resterende contingenten …

Zowel onze “GuestHub” projectsoftware als onze “Eventry” licentieoplossing bieden verschillende mogelijkheden om hotelboekingen voor gasten en organisatoren van evenementen eenvoudig in kaart te brengen en op een zinvolle manier te integreren in het registratieproces.

In het eenvoudigste geval, als de gast zelf betaalt of een hotelaanbieding alleen een optionele service is voor de gasten, wordt er een hotelpagina aangemaakt in het systeem die alle belangrijke informatie over de beschikbare hotels weergeeft en ook direct doorlinkt naar de corresponderende boekingspagina’s in het hotel. Speciale kortingscodes of evenementcodes kunnen hier ook worden opgeslagen als er afroepquota zijn afgesproken met de hotels.

Als je de gast een directe selectie van gedefinieerde hotels wilt aanbieden tijdens het registratieproces, is dit de tweede optie. De bijbehorende hotels, kamertypes en allotments worden aangemaakt in de backend van “GuestHub” of “Eventry” en aangeboden aan de gast voor selectie in de online registratie. Hotels waarvan de allotments volgeboekt zijn, worden niet meer weergegeven of worden grijs weergegeven en kunnen niet meer worden geselecteerd. Statistieken in de backend geven realtime boekingsoverzichten en de resterende beschikbare contingenten in één oogopslag. Nieuwe hotels kunnen op elk moment worden aangemaakt of geactiveerd en allotments kunnen ook snel worden aangepast met twee klikken. Vrij configureerbare kamer- en aankomstlijsten en wijzigingsrapporten kunnen met één druk op de knop worden gegenereerd en naar de hotels worden gestuurd.

Als je de feitelijke toewijzing van gasten aan bepaalde hotels en kamertypes zo lang mogelijk open wilt houden (bijv. om ongebruikte hotelkamers binnen een annuleringstermijn te kunnen retourneren) of als je bij de toewijzing van kamers rekening moet houden met verschillende hotel- en gastcategorieën of andere parameters, is er een derde optie beschikbaar. In dit geval worden alleen de gewenste accommodatie, het kamertype en de geplande aankomst- en vertrekdatum in eerste instantie gevraagd in de online registratie. De toewijzing en daadwerkelijke boeking worden dan door de organisator gemaakt in de backend volgens de specifieke criteria.

Beide systemen bieden de mogelijkheid om de wensen van gasten te bekijken, filteren en selecteren en ze vervolgens in specifieke hotels te boeken. Dit kan op het niveau van de individuele gast of voor geselecteerde groepen via massatoewijzing. Het op deze manier toegewezen hotel wordt vervolgens kort voor het evenement in een bijbehorende hotelinformatiemailing aan de gast meegedeeld.

Een combinatie van de verschillende opties is ook mogelijk via “GuestHub”. “GuestHub” biedt de mogelijkheid van categorie-specifieke afwijkingen in de online registratie. De sleutel hiervoor is de gepersonaliseerde inlogcode, die samen met de uitnodiging aan de gast wordt gecommuniceerd. Na het invoeren van de code op de landingspagina wordt de gast doorgestuurd naar de bijbehorende registratieoptie, die bijvoorbeeld kan afwijken in het hotelboekingsproces. Hier kan de “normale” gast bijvoorbeeld direct een hotel kiezen, terwijl de “VIP-gast” alleen zijn voorkeuren invoert en later door de organisator in een (misschien kwalitatief beter) hotel wordt geboekt. In een persoonlijk gesprek bespreken we graag welke opties het meest geschikt zijn voor jouw evenement.