125 jaar Schmitz Cargobull

In opdracht van het hoofdbureau TAS uit Essen heeft Guest-One het deelnemersmanagement voor in totaal drie jubileums-evenementen van de trailerfabrikant Schmitz Cargobull uit Münster Altenberge op zich genomen.

De aftrap was een groot personeelsfeest op het hoofdkantoor van het bedrijf, waarvoor Guest-One een CD-compliant en responsive registratie portal ontwikkelde. Werknemers konden zich inschrijven voor het evenement, net als andere familieleden, en ontvingen gepersonaliseerde toegangskaarten met QR-codes en verdere informatie over het evenement handig per e-mail zodra de inschrijving was voltooid.

Guest-One verzorgde ter plekke de accreditatie van de bijna 6.000 gasten in twee toegangstenten en zorgde voor bijbehorende mobiele en stationaire incheckstations. De veiligheidseisen maakten het ook noodzakelijk dat de op de plaats van het evenement aanwezige personen in real time konden worden gevolgd. Daartoe moesten de gasten elektronisch worden geregistreerd, niet alleen bij het binnenkomen, maar ook bij het verlaten van het evenement. Dit werd gedaan via smartphones, die waren geconfigureerd met een speciaal ontwikkelde app. Het G1-eventdashboard bood vervolgens een real-time overzicht dat via notebooks en tablets op verschillende stations kon worden geraadpleegd.

Naast het personeelsfeest verzorgde Guest-One ook de deelnemersafhandeling voor twee opeenvolgende klantenevenementen, waarvoor telkens zo’n 1.000 internationale gasten werden uitgenodigd. Ook hier werd gebruik gemaakt van een registratieportaal, dat echter meertalig werd ontworpen en uitgebreid met een complexe hotel- en reisadministratie.

In totaal moesten contingenten in meer dan 30 hotels worden beheerd en aankomsten en vertrekken uit de hele wereld moesten worden afgehandeld en geadministreerd. Voor de reisafhandeling zorgde Guest-One voor een werkomgeving voor de reispartner Airpartner, waarin de geboekte reizen konden worden ingevoerd en de ticket PDF’s konden worden geüpload.

Guest-One was ook ter plaatse bij de klantenevenementen met twee guestmanagers en de bijbehorende technologie om een snelle en vlotte check-in van de gasten te garanderen.