Bergische Expo

Implementatie van het deelnemersbeheer

INLEIDING

Via het aanmeldportaal voor de Bergische Expo worden niet alleen de inschrijvingen uitgevoerd en beheerd – het fungeert tevens als informatieplatform voor de exposanten. Alle belangrijke documenten en formulieren zijn daar beschikbaar om te downloaden. Ook de facturatie van de deelnamekosten verloopt automatisch; betalingen worden snel en eenvoudig in de backend verwerkt.
GuestONE GmbH werkt al vele jaren samen met de Bergische IHK en de Wuppertal Marketing GmbH. Zo verzorgt GuestONE ook het deelnemersbeheer voor de jaarlijkse nieuwjaars- en zomerontvangst van de IHK.

FRONTEND

Beschikbaar stellen van een responsieve online-aanmelding in de huisstijl van het evenement, met de volgende functies voor de exposanten:

• Open aanmelding met gedefinieerde stamgegevens en verplichte velden
• Selectie of boeking van een standaard exposantenpakket met optionele extra’s
• Overzichts- en bevestigingspagina met veiligheids-captcha
• Statistische infopagina (info & downloads) inclusief downloadgedeelte met pdf’s
• Bevestigingsmail van ontvangst na succesvolle aanmelding
• Toelatingsmail incl. code voor re-login en factuur voor het exposantenpakket en eventuele extra’s
• Definitieve bevestigingsmail na ontvangst van betaling incl. e-ticket met QR-code / toegangsvergunning

BACKEND

Beschikbaar stellen van een G1-beheeromgeving (backend) met de volgende functies:

• Standaardfuncties: gastenlijst, zoekfunctie, lettershop, mailings
• Extra functies: facturen, sms-verzending
• Betaling uitsluitend via overschrijving
• Dashboard met aanmeldstatus, branche-statistiek, overzicht van goedgekeurde/niet-goedgekeurde aanmeldingen en wijzigingsstatus van bestaande aanmeldingen

EVENEMENT

• Registratie en check-in van de gasten ter plaatse via smartphones
• Helpdesk bij de exposantenregistratie

FOLLOW-UP

• Online vragenlijst met evaluatie in de backend (Excel) na het evenement
• Follow-up mailing naar alle exposanten