DMK Group – Deutsches Milchkontor eG

Verkiezing van de Vertegenwoordigersvergadering

Voor de uitvoering van de verkiezing van de vertegenwoordigersvergadering heeft GuestONE een uitgebreide oplossing ontwikkeld, die zowel de afhandeling van complexe verzendprocessen als twee streaming-evenementen omvatte.

De Uitdaging

Tot aan de verkiezing moesten in meerdere fasen verschillende documenten naar de leden worden verzonden. Daarbij was het noodzakelijk om 66 kiesdistricten met individuele documenten te bedienen en een duidelijke scheiding naar verzendfasen te waarborgen. Naast de druk- en verzendprocessen moest bovendien de transparantie van de tellingen door middel van live-streams gegarandeerd worden.

De Oplossing

GuestONE richtte een centraal backend in, via welke de volledige aansturing van de druk- en verzendopdrachten plaatsvond. Daar werden gepersonaliseerde velden geplaatst en de drukgegevens voor zes verzendfasen gegenereerd – van de nominatie via de bekendmaking van de kandidatenlijsten tot aan de definitieve kennisgeving van de gekozenen. De verwerking van de documenten vond geautomatiseerd per kiesdistrict plaats, zodat elke fase efficiënt en foutloos kon worden uitgevoerd.

Parallel werd een streamingplatform opgezet voor twee centrale momenten:

• Live-documentatie van de telling van de nominaties. In het backend kon de aanduiding van de kandidaten plaatsvinden, zodat resultaten onmiddellijk inzichtelijk waren.
• Live-uitzending van de telling van de lijstverkiezing, die voor alle leden toegankelijk was.

Het Bijzondere

De combinatie van complex lettershop-handling, gepersonaliseerde drukdocumenten en een veilige streamingoplossing maakte het project bijzonder veeleisend. GuestONE kon door de nauwe koppeling van backend-administratie, logistiek en live-communicatie volledige digitale verkiezingsondersteuning garanderen – efficiënt, transparant en rechtszeker.

Vertegenwoordigersvergaderingen

Na de reeds succesvol gerealiseerde digitale vertegenwoordigersvergadering evenals diverse online-raadsvergaderingen, stonden in 2021 de ledenvergaderingen van de “Deutsches Milchkontor eG (DMK)” op de agenda. Regionaal verdeeld over vier verschillende vergaderingen gedurende twee dagen, werd een grootschalig livestream-format in de Streamlab Studios in Bremen gerealiseerd.

GuestONE was verantwoordelijk voor het volledige deelnemers- en aanmeldbeheer voor de circa 6.000 leden en stelde hiervoor een uitgebreid onlineportaal in de huisstijl van de klant ter beschikking. Aansluitend op het deelnemersbeheer werd het beveiligde GuestONE livestream-platform gebruikt, waarmee de leden de vergaderingen konden volgen. Bijzondere aandacht lag op de uitoefening van het spreek- en indieningsrecht door de leden. Hiervoor bevat het livestream-platform een gepersonaliseerde vraag-chat, waarmee de leden bijdragen aan de vergadering konden leveren.

Alle binnenkomende vragen en bijdragen kwamen terecht in een inbox en konden daar door het organisatieteam worden ingezien, gecategoriseerd en toegewezen aan bepaalde personen voor beantwoording. Daarbij werden de vragen aan het podium getoond via previewmonitors of vanuit de “off” voorgelezen en vervolgens in de livestream beantwoord. GuestONE begeleidde het gehele project met een vaste contactpersoon en zorgde ook ter plaatse voor een soepel verloop van de repetitie- en vergaderdagen.