G20 DUITSLAND 2017

In opdracht van het Federale Ministerie van Buitenlandse Zaken in Berlijn heeft Guest-One het deelnemersmanagement en de plaatsing van het G20 concert als onderdeel van de topontmoeting van staatshoofden en regeringsleiders in de Elbphilharmonie in Hamburg op zich genomen. Na de plechtige opening aan het begin van het jaar waren de Wuppertaler experts voor deelnemersmanagement en gastenorganisatie voor de tweede keer binnen een jaar verantwoordelijk voor een bijzonder buitengewoon evenement in ’s werelds modernste concertzaal.

Om de politici, hun delegaties en de andere genodigden te laten genieten van het Hamburgs Philharmonisch Staatsorkest onder leiding van dirigent Kent Nagano, die de Negende Symfonie van Beethoven speelde, was het noodzakelijk dat de gasten van tevoren aanwezig waren. Om het proces soepel te laten verlopen, hadden de experts uit Wuppertal een complex systeem opgezet dat diende voor de registratie van de ongeveer 2.000 gasten. De zeer gevoelige gegevens van de zogenaamde “bazen” en hun begeleiders werden vooraf in het online-instrument ingevoerd. Om aan de protocollaire vereisten te voldoen, hadden de deskundigen voor de organisatie van de gasten ook het stoelenplan van de Grote Zaal grafisch weergegeven om de exacte plaatsing van de gasten te vergemakkelijken.

De hoogste beveiligingseisen kenmerkten de specificaties van het G20-concert. Zo werkte het speciaal beveiligde websysteem met krachtige encryptie en voldeed het aan de beperkende eisen van het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Duitse richtlijnen inzake gegevensbescherming. De veiligheidseisen op 7 juli 2017, de dag van het G20-concert, waren niet minder streng. Naadloze controles zoals die op de luchthaven zijn al uitgevoerd in het Hamburg Cruise Center in HafenCity. Het eerste deel van een intake in twee fasen vond daar plaats. Guest-One had speciaal voor dit doel tien stations ingericht om de ongeveer 1.500 vaste gasten te accrediteren. Uitgerust met zitplaatskaartjes reisden de bezoekers vervolgens per schip naar de Elbphilharmonie, waar de eigenlijke toegang tot de concertzaal plaatsvond. De VIP’s en delegaties reden met hun voertuigen rechtstreeks de veiligheidszone binnen en werden door Guest-One direct voor de Elbphilharmonie geaccrediteerd.

De hoge veiligheidseisen in verband met de grote kring van deelnemers en het voldoen aan de protocollaire eisen maakten dit veeleisende project ook voor Guest-One tot een bijzonder project.