95e verjaardag van de stad en Lange Tafel 2024

Guest-One zette een online portal op maat op voor het boeken van de standruimte en de benodigde infrastructuur. De hele ruimte werd verdeeld in verschillende secties met verschillende ruimtequota. Particuliere en commerciële exposanten en donateurs konden hun gewenste ruimte in de gewenste sectie reserveren en het type deelname specificeren. Het portaal bood dynamisch veranderende aanvraagstappen voor de verschillende groepen. Een duidelijk stoplichtsysteem toonde beschikbare en volgeboekte ruimtes in realtime.

Naast de standruimte zelf, werd er ook rekening gehouden met andere aspecten tijdens het boekingsproces. Elektriciteits- en wateraansluitingen konden eenvoudig worden besteld en de benodigde formulieren, bijvoorbeeld voor cateringbedrijven, konden direct worden gedownload. Wanneer de boeking was afgerond, ontvingen de deelnemers automatisch een gedetailleerde factuur voor de standkosten en bijkomende kosten. Alle betalingen werden dagelijks in de backoffice van Guest-One geboekt en de registratiebevestigingen werden vervolgens naar de deelnemers gestuurd.

Vanuit de Guest-One backend werden talrijke mailings verstuurd naar de deelnemers over het registratieproces. Er werd ook een sms-verzending geïmplementeerd voor de dag van het evenement, waarmee alle deelnemers onmiddellijk op de hoogte konden worden gebracht als het evenement werd geannuleerd.