Nieuwjaarsreceptie van de Bergische IHK

De nieuwjaarsreceptie 2018 van de Kamer van Koophandel en Industrie Wuppertal werd gehouden onder het motto “Digitalisering” – een gelegenheid voor de Kamer om voor het eerst te kiezen voor digitale processen, ook in het deelnemersbeheer.

In lijn met de gelegenheid werden uitnodigingen per post verstuurd naar de ongeveer 4.000 gasten, maar feedback werd vervolgens ontvangen via een online participatie management systeem ontworpen en geïmplementeerd door Guest-One.

Gasten konden zich snel en eenvoudig registreren voor het evenement via een responsive online registratie in de huisstijl van het IHK. Naast de genodigden, wier gegevens reeds in het systeem waren opgeslagen, konden ook belangstellenden zich aanmelden, die vervolgens door de IHK dienovereenkomstig konden worden “geactiveerd”. Alle geregistreerde gasten ontvingen na registratie een automatische e-mailbevestiging, met daarin een bevestiging van de registratie. een eTicket met QR code.

De check-in ter plaatse vond plaats in in totaal 10 stations, waar de naamplaatjes “live” werden afgedrukt in een paar seconden nadat de tickets waren gescand. Dit betekende dat er geen alfabetisch ingedeelde loketten nodig waren en dat ongeveer 1.300 gasten in iets meer dan een uur volledig konden worden geaccrediteerd. Ook wat de gastenlijst betreft, die na afloop aan alle deelnemers ter beschikking werd gesteld, werd voor het eerst afgezien van gedrukte exemplaren. In plaats daarvan werd de deelnemerslijst na afloop van het evenement als PDF-download ter beschikking gesteld van de genodigden op de registratiepagina.