Virtuele assemblage
Guest-One biedt een aantrekkelijke en goed doordachte totaaloplossing voor coöperaties, verenigingen en clubs die online willen vergaderen of virtueel willen vergaderen met juridisch beveiligde digitale verkiezingen.
Guest-One biedt een aantrekkelijke en goed doordachte totaaloplossing voor coöperaties, verenigingen en clubs die online willen vergaderen of virtueel willen vergaderen met juridisch beveiligde digitale verkiezingen.
Naamloze vennootschappen, coöperaties, maar ook veel verenigingen en genootschappen zijn verplicht om een jaarlijkse algemene vergadering of een algemene of representatieve vergadering te houden. Als deze niet zoals gebruikelijk “live” kunnen worden uitgevoerd, organiseert Guest-One het uitnodigings- en deelnemersbeheer, de live streaming van de vergadering, alsmede de wettelijk verplichte uitvoering van online verkiezingen.
De kenmerken van onze virtuele assemblage:
Als reactie op de Coronamaatregelen heeft de wetgever met de “Wet tot verzachting van de gevolgen van COVID-19 in burgerlijk, insolventie- en strafprocesrecht” de weg vrijgemaakt voor virtuele algemene vergaderingen zonder een begeleidende “face-to-face”-bijeenkomst. Deze wet is met nog eens 2021 verlengd.
Voorts zijn wijzigingen aangebracht in de wet op de coöperatieve vennootschappen (GenG) en de omzettingswet (UmwG), die onder meer ook de mogelijkheid van digitale besluitvorming openen.
Na voltooiing van de verwerking van de gegevens volgens de DSGVO wordt de ledenlijst naar Guest-One gezonden en in het systeem ingevoerd. Aan elk lid wordt een individuele en unieke inlogcode toegekend.
Daarna volgt de gepersonaliseerde verzending van uitnodigingen aan leden – met een link om zich te registreren en de persoonlijke inlogcode voor een gemakkelijke en snelle registratie. De uitnodiging kan per post, per e-mail of een combinatie van beide worden verzonden.
De responsieve online registratie werkt vervolgens met gedefinieerde zoekopdrachten en gegevensvelden, – optioneel de specificatie van een vertegenwoordiger – alsmede de download van documenten of volmachten en statische informatiepagina’s. De validatie van een mobiel telefoonnummer kan ook tijdens de registratie worden uitgevoerd.
Na succesvolle registratie zal een automatische bevestigingsmail volgen. Hierbij ontvangt de deelnemer aan de virtuele vergadering een streaming link en persoonlijke toegangsgegevens met inlogcode. Het stemteken voor de onlineverkiezing wordt ook per e-mail of sms verzonden.
Gast-Eén maakt de stembiljetten in het stemsysteem. Daarbij ondersteunt het kiesstelsel ook een gedifferentieerde weging van de stemmen en stembiljetten per categorie. Het is ook gemakkelijk om te reageren op last-minute wijzigingen en moties in de vergadering, omdat de stembiljetten kunnen worden bewerkt tot zij worden geactiveerd.
Op de dag van de bijeenkomst loggen de deelnemers in op de streamingruimte waar zij de virtuele bijeenkomst kunnen bekijken. Spreekverzoeken en vragen kunnen tijdens de vergadering worden ingediend via een vragenchat – desgewenst kunnen de deelnemers ook via telefoon of videochat worden verbonden. Vanuit de streamingruimte hebt u ook toegang tot het virtuele stemhokje.
Na het invoeren van zijn individuele stembriefje wordt de deelnemer doorgestuurd naar de gedeponeerde stembiljetten. Als hij meerdere stemrechten heeft, kan hij ervoor kiezen om meerdere tokens na elkaar in te voeren of een overeenkomstige stemweging te krijgen. Verkiezingen kunnen live per agendapunt of en bloc worden gehouden, en ook stroomopwaartse elektronische verkiezingen zijn mogelijk.
Een projectmanager van Guest-One neemt de verkiezing en het vraagbeheer op zich, ter plaatse of op afstand. De verkiezingsuitslag wordt onmiddellijk getoond in de livestream of voorgelezen in de vergadering.
Na de online vergadering ontvangen alle deelnemers een follow-up e-mail met alle resultaten van de vergadering en de digitale verkiezingen. Op verzoek kan GUEST ONE ook documenten, notulen of een opname van de virtuele vergadering beschikbaar stellen om te downloaden.
Bespreking van je verzoek en verduidelijking van de vereisten. Persoonlijk advies van G1 management.
Opstellen van een eerste offerte op basis van de informatie en presentatie van vergelijkbare projectimplementaties.
Feedback van klanten op het aanbod, concretisering van de omvang van de services, gedetailleerde berekeningen en eerste voorbeeldontwerpen en mock-ups.
Inbedrijfstelling van het project, kick-off met het projectteam van de klant en G1 projectmanagement.
Bij ons weet u altijd precies wat u kunt verwachten en wat u krijgt. Wilt u meer weten over ons full-service gastmanagement?
Klik hier om naar GuestHub te gaan.
Hofaue 39
42103 Wuppertal
Germany
Tel.: +49 202 37 161 – 0
Fax: +49 202 37 161 – 99
info@g1.de
Elk jaar implementeren we zo’n 100 tot 120 projecten voor en met onze klanten. Hier zijn enkele projecten. Hiervoor kunnen ze vooraf informatie inwinnen over het proces van onze Guest Hub service. Ben je op zoek naar interne beheersoftware? Wij hebben de oplossing met onze eventry software!