Checklist deelnemersbeheer: Een optimale briefing maken voor een dienstverlener

Het thema deelnemersbeheer is vaak zeer complex en veelzijdig en varieert ook naar gelang van het soort evenement. Om echter al in de planningsfase een zo realistisch mogelijke berekening voor een uitvoering te kunnen maken, is het raadzaam vooraf over bepaalde kerngegevens, randvoorwaarden en vereisten na te denken.

Een wijdverbreide misvatting is dat de kosten van professioneel deelnemersbeheer uitsluitend kunnen worden gemeten aan de hand van het aantal gasten – dat is niet het geval!
Veeleer rijst de vraag welke concrete processen in het deelnemersbeheer in kaart moeten worden gebracht en welke functies een registratieplatform moet bieden.
Het spectrum loopt hier uiteen van eenvoudige gebeurtenissen, waarbij alleen de zuivere aanvaarding of annulering
van de gasten moet worden vastgelegd, tot zeer complexe registratieswaar bijvoorbeeld ook begeleiders nodig zijn,
hotels
– en reizen en verschillende onderdelen van het programma moeten ook worden beheerd.

Deze functies moeten worden gecoördineerd en geconfigureerd in een systeem voor deelnemersbeheer, wellicht ook geprogrammeerd en vervolgens beschikbaar gesteld. Daar ontstaan eerst de kosten. Maar of er nu 150 of 1.500 gasten inschrijven is niet echt bepalend voor de opzet van het programma.

De volgende lijst moet u helpen om voor uw volgende project een zo gestructureerd mogelijke briefing te schrijven, zodat de dienstverlener de inspanning zo concreet mogelijk kan berekenen.

Checklist deelnemersbeheer:

• Wanneer vindt het evenement plaats?
• Wanneer moet de uitnodiging uitgaan, hoe lang is de inschrijvingsperiode?
• Hoeveel gasten moeten er worden uitgenodigd en hoeveel gasten worden er verwacht?
• Hoe moeten de uitnodigingen worden verstuurd – digitaal, per post of een combinatie?
• Welke informatie moet aan de gasten worden gevraagd?
• Zijn er verschillende categorieën gasten die verschillende verzoeken of opties krijgen (bv. een VIP mag een begeleider meenemen en krijgt ook een overnachting, een “gewone” gast mag dat niet)?
• In welke talen moeten de uitnodigingen en het registratieplatform beschikbaar zijn?
• Moeten begeleiders, hotelkamers, reizen en/of onderdelen van evenementen (bv. workshops) worden beheerd?
• Is stoelbeheer (Seating) vereist?
• Moet er tijdens de registratieperiode een hotline voor gasten (per post en/of telefoon) worden ingesteld?
• Is er ook ondersteuning ter plaatse (
  inchecken van de gasten
  ) gewenst?
• Moeten er naamplaatjes komen?
• Hoe lang is de periode ter plaatse?
• Zijn er vervolgmaatregelen gepland, zoals een enquête of een fotogalerij?
• Welk budget is beschikbaar voor deelnemersbeheer?

Wat het laatste punt betreft, vinden veel onderzoekers het moeilijk om hier een eerste orde van grootte aan te geven. De vrees lijkt te bestaan dat de dienstverlener zich dan “opwerkt” tot het genoemde bedrag. Dat is niet het geval! Een eerste begroting helpt de dienstverlener echter om in de juiste richting te denken of verstandig en gericht advies te geven over welke processen en oplossingen in het genoemde budget passen.