Hoe het juiste deelnemersbeheer het aantal no-shows kan verminderen

Een regelmatig voorkomend verschijnsel op veel evenementen zijn gasten die zich wel hebben ingeschreven, maar vervolgens niet komen opdagen – zogenaamde “no-shows”. Deze no-shows zijn vervelend omdat ze de organisator veel geld kosten. Voor deze gasten wordt eten en drinken voorzien, evenals meubilair, bedienend personeel en giveaways. Zelfs geboekte hotelkamers worden meestal voor 100% in rekening gebracht bij last-minute annuleringen.

Natuurlijk zijn er redenen voor afzeggingen of no-shows op korte termijn – ziekte, trein- of vluchtannuleringen of andere dringende afspraken kunnen niet altijd worden vermeden. Het is echter belangrijk om het aantal “no-shows” tot een minimum te beperken om de hierboven vermelde onnodige kosten te vermijden. Goed deelnemersbeheer kan hierbij helpen.

Blijf in contact met je gasten

Met een professioneel deelnemersbeheersysteem kun je eenvoudig, snel en continu communiceren met gasten. Regelmatige herinnerings- of infomails geven de laatste details over het programma, wekken nieuwsgierigheid naar het evenement en helpen om de datum en het evenement in het geheugen van de gasten te houden. Uitnodigingen worden vaak vroegtijdig verstuurd, gasten bevestigen een evenement over drie of vier maanden en vergeten het vervolgens als ze in de tussentijd niet op de hoogte worden gehouden.

Maak het je gasten gemakkelijk

Goede oplossingen voor deelnemersbeheer bieden een zogenaamde re-login voor gasten. De online registratie blijft open, zelfs na de eerste bevestiging – de gast kan zijn registratie op elk gewenst moment bewerken of wijzigen tot de uiterste registratiedatum. Elk van de bovenstaande mailings moet daarom de toegangsgegevens voor online registratie bevatten, zodat de gast met één klik kan terugkeren naar het registratieplatform. Een eenvoudige annulerings- of wijzigingslink aan het einde van de e-mail helpt de gast ook om zijn registratie indien nodig met één klik aan te passen.

Gebruik een hotline voor gasten

Veel evenementen hebben ook een telefonische hotline die gasten kunnen bellen met vragen over het evenement of het programma. Gebruik deze hotline om gasten proactief op te volgen, vooral degenen die niet contact met je opnemen.

Continuïteit en transparantie – na het evenement is voor het evenement

Vooral bij terugkerende evenementen verbetert het deelnemersbeheer door herhaling. Dit begint al bij de uitnodiging, die vaak “met de gieter” wordt verstuurd of er wordt gebruik gemaakt van de mailinglijst van vorig jaar. Er wordt echter meestal geen rekening gehouden met het deelnemersgedrag van voorgaande jaren, meestal omdat deze informatie niet meer beschikbaar is.

Een continu deelnemersbeheerproces zorgt voor de nodige transparantie en analyses – zelfs over meerdere jaren en evenementen heen. Deelnemers die herhaaldelijk RSVP’en en nooit komen opdagen, kunnen worden geïdentificeerd en uitgesloten van toekomstige uitnodigingen.

Dit zijn slechts enkele van de aspecten waarmee wij, als specialist in deelnemersbeheer, het aantal “no-shows” kunnen minimaliseren. We bespreken dit graag voor jouw specifieke evenement en adviseren je graag over de mogelijkheden. Neem vandaag nog contact met ons op!