Wie das richtige Teilnehmermanagement die Zahl der „No-shows“ reduzieren kann

Eine regelmäßige Begleiterscheinung bei vielen Veranstaltungen sind angemeldete Gäste, die dann aber nicht erscheinen – sogenannte „No-shows“. Diese „No-shows“ sind ärgerlich, da sie den Veranstalter eine Menge Geld kosten. Für diese Gäste werden Speisen und Getränke vorgehalten, aber auch Mobiliar, Servicepersonal oder Give-Aways kalkuliert. Auch gebuchte Hotelzimmer werden bei kurzfristigen Stornos meist zu 100% in Rechnung gestellt.

Natürlich gibt es Gründe für kurzfristige Absagen oder Nichterscheinen – Krankheit, Zug- oder Flugausfälle oder dringende andere Termine lassen sich nicht immer vermeiden. Es gilt aber, die Zahl der „No-shows“ auf ein Minimum zu reduzieren, um die oben aufgeführten unnötigen Kosten zu vermeiden. Ein gutes Teilnehmermanagement kann hierbei unterstützen.

Bleiben Sie mit den Gästen in Kontakt

Über ein professionelles Teilnehmermanagement System können Sie mit den Gästen einfach, schnell und kontinuierlich kommunizieren. Regelmäßige Reminder- oder Infomails liefern neueste Details zum Programm, machen neugierig auf das Event und helfen dabei, den Termin und die Veranstaltung in den Köpfen der Gäste zu halten. Oftmals wird früh eingeladen, die Gäste sagen für eine Veranstaltung in drei oder vier Monaten zu und vergessen dies dann, wenn sie in der Zwischenzeit nicht auf dem Laufenden gehalten werden.

Machen Sie es den Gästen einfach

Gute Teilnehmermanagement Lösungen bieten einen sogenannten Re-Login für die Gäste. Die Onlineanmeldung bleibt dabei auch nach der initialen Zusage geöffnet – der Gast kann so seine Anmeldung bis zum finalen Anmeldeschluss jederzeit selber bearbeiten oder verändern. Jede der oben aufgeführten Mailings sollte daher unbedingt nochmal die Zugangsdaten zur Onlineanmeldung beinhalten, damit der Gast mit einem Klick wieder auf der Anmeldeplattform landet. Auch ein einfacher Absage- oder Änderungs-Link am Ende der Mail hilft dem Gast, seine Anmeldung bei Bedarf mit einem Klick zu bearbeiten.

Nutzen Sie eine Gäste-Hotline

Bei vielen Events steht für die Gäste auch eine telefonische Hotline zur Verfügung, über welche Fragen zur Veranstaltung oder zum Ablauf adressiert werden können. Nutzen Sie diese Hotline auch zum proaktiven Nachfass bei den Gästen, insbesondere bei denen, die sich gar nicht zurückmelden.

Kontinuität und Transparenz – nach dem Event ist vor dem Event

Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen wird das Teilnehmermanagement mit der Wiederholung besser. Das beginnt schon mit der Einladung, Häufig wird „mit der Gießkanne“ eingeladen oder der Verteiler des Vorjahres genutzt. Das Teilnehmerverhalten der Vorjahre wird dabei in der Regel aber nicht beachtet, meist weil man diese Informationen gar nicht (mehr) hat.

Ein kontinuierlicher Teilnehmermanagement Prozess liefert die notwendige Transparenz und Auswertungen – auch über mehrere Jahre und Events. Teilnehmer, die immer wieder zusagen und nie erscheinen, können identifiziert und von künftigen Einladungen ausgeschlossen werden.

Dies sind nur einige Aspekte, mit denen wir als Teilnehmermanagement-Spezialist die Zahl der „No-shows“ gering halten können. Gerne besprechen wir das Thema für Ihre konkrete Veranstaltung und beraten Sie hinsichtlich der Möglichkeiten. Kontaktieren Sie uns noch heute!