Electronic Arts - Gamescom 2018

Spannende opdracht voor Guest-One bij het beursoptreden van Electronic Arts (EA) op Gamescom 2018. Voor de wereldwijd actieve fabrikant van PC- en videogames werd de registratie voor de exclusieve Business Lounge en Influencer Hub geïmplementeerd op basis van een speciaal ontwikkelde projectoplossing. De standaardoplossing Crew Control werd gebruikt om alle EA-standpersoneel te beheren.

Eerst werden in twee workshops met de klant de noodzakelijke processen en functionaliteiten van de software gedefinieerd. Het uitnodigingsproces was hier van bijzonder belang, aangezien de gasten niet alleen moesten worden uitgenodigd door internationale “coördinatoren” (landen- en persmanagers, alsmede productmanagers), maar met de uitnodiging ook reeds vastgestelde tijdslots voor exclusieve previews en speltests moesten krijgen.

Voor de registratie heeft Guest-One een Engelstalige website geïmplementeerd in de huisstijl van EA. Na te hebben ingelogd met een persoonlijke toegangscode, konden de deelnemers zich inschrijven voor de beurs en verdere informatie toevoegen aan hun reeds opgeslagen gegevens. Na registratie ontvingen alle gasten een toegangsbewijs met hun bevestigingsmail als PDF en een wallet pass voor hun smartphone.

Voor de accreditatie van gasten ter plaatse zorgde Guest-One niet alleen voor vaste incheckstations, maar ook voor diverse smartphones met een speciaal ontwikkelde accreditatie app voor verschillende toegangspunten op de beursstand. Drie guestmanagers zorgden ervoor dat alles op rolletjes liep en de gasten perfect verzorgd werden op de beursdagen.