Jaarlijkse Algemene Vergadering PROKON Regenerative Energien eG

Voor het live-marketing bureau EREIGNISHAUS uit Keulen heeft Guest-One in juni het deelnemersmanagement voor de algemene ledenvergadering van PROKON Regenerative Energien eG op zich genomen.
Alle circa 40.000 leden van de coöperatie werden per post uitgenodigd voor de bijeenkomst, die plaatsvond in de Holstenhallen in Neumünster, en ongeveer 1.000 genodigden woonden de bijeenkomst ter plaatse bij.

Voor de registratie van de deelnemers heeft Guest-One een online registratie opgezet waarmee de vereisten voor de verschillende gastcategorieën konden worden aangepast.
Zo moest bijvoorbeeld rekening worden gehouden met verschillende registratieprocedures voor individuele leden, partnerschappen en gemeenschappen van erfgenamen, alsook voor minderjarige leden. Aangezien de stemrechten van de individuele leden ook door gevolmachtigden kunnen worden uitgeoefend, was het ook noodzakelijk te voorzien in overeenkomstige registratiemogelijkheden voor gevolmachtigden – met inbegrip van documentafhandeling voor volmachten.

Voor de accreditatie ter plaatse leverde Guest-One in totaal 17 check-in stations, drie guest managers en een eveneens op maat gemaakte check-in software. Het inchecken gebeurde door het vastleggen van eTickets die met de registratie werden meegestuurd, naambadges en ontvangstbewijzen voor de afgegeven stemkaarten werden vervolgens in real time aangemaakt. Smartphones met een door Guest-One ontwikkelde app werden gebruikt voor extra opnames in een uitgebreid aanwezigheidsgebied.

Door Guest-One werd ook een elektronische registratie van de stemmen ingevoerd, die klassiek via stembussen verliep. Meer dan 20 smartphones werden gebruikt om de QR-gecodeerde stembiljetten voor de afzonderlijke agendapunten op te nemen en het resultaat werd doorgegeven aan de eventmanager en de juridisch adviseur.