Opening Elbphilharmonie Hamburg

Deelnemersbeheer voor de openingsconcerten

Groot succes voor Guest-One: De experts uit Wuppertal nemen de gastenorganisatie en het deelnemersmanagement voor de openingsevenementen van de Elbphilharmonie Hamburg op zich. De twee openingsconcerten op 11. en HamburgMusik gGmbH, de exploitant van de Elbphilharmonie, en haar algemeen directeur Christoph Lieben-Seutter verwachten op 12 januari 2017 zo’n 4.500 bezoekers in de Elbphilharmonie.

De gastenlijst is lang, kaarten waren niet te koop voor de concerten. De plaatselijke genodigden worden vergezeld door vele persoonlijkheden uit de hele wereld die de opening bijwonen. Voor Guest-One was dit een welkome gelegenheid om zijn eigen capaciteiten te demonstreren en tegelijkertijd een echte uitdaging. “We zijn verheugd dat we onze rol kunnen spelen in de openingsconcerten van de Elbphilharmonie”, zegt Oliver Maître, Managing Director van Guest-One, en kijkt uit naar de evenementen aan het begin van 2017.
Last but not least heeft de jarenlange ervaring van het in Wuppertal gevestigde bedrijf op het gebied van deelnemersmanagement en gastenorganisatie ertoe geleid dat Guest-One zich als dienstverlener heeft kunnen laten gelden.

Het beheren en verzorgen van de uitnodigingen voor een groot aantal hooggeplaatste gasten uit de politiek, het bedrijfsleven en de samenleving, alsmede talrijke vertegenwoordigers van de internationale pers, is een uitdaging op zich. Daarnaast is Guest-One als full-service provider verantwoordelijk voor tal van andere diensten. In de sector van de ticketing bijvoorbeeld ontwikkelen de specialisten gepersonaliseerde toegangskaarten van hoge kwaliteit in verschillende taalversies, die worden geïndividualiseerd met datumopdruk. “Ook het drukken, verpakken en verzenden van de uitnodigingskaarten zijn voor onze rekening”, meldt Maître.

Het uitgebreide registratieproces is ook een van de taken van Guest-One. De basisvoorwaarde hiervoor is de digitale invoer van de verschillende gastverdelers om de processen te systematiseren en de daaropvolgende taken te kunnen uitvoeren. “Wat in het vooruitzicht ligt, is een uitgebreide online registratiefaciliteit, die we specifiek afstemmen op de veeleisende vereisten van het prestigieuze evenement,” aldus Maître. Na hun registratie ontvangen de gasten een bevestiging met een e-ticket. “Dit alles is volledig geautomatiseerd en, dankzij onze beproefde en goed ingestudeerde processen, ook veilig,” voegt de directeur eraan toe.

Het zitplaatsenbeheer bij de concerten speelt een bijzonder belangrijke rol. Niet in de laatste plaats vanwege het grote aantal hooggeplaatste gasten en de ongebruikelijke zaalindeling, moeten de procedures nauwgezet op de klant worden afgestemd. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de exploitatiemaatschappij. Deze taak is reeds begonnen en zal Oliver Maître en zijn team begeleiden tot de start van het evenement. Maar de directeur blijft kalm: “Vooral voor mij, als inwoner van Hamburg, is dit een uitstekend project waaraan wij al onze ervaring kunnen bijdragen”.