Teilnehmermanagement – Made in Wuppertal
Vom ersten Gast bis zum letzten Badge.
Wir übernehmen den Teilnehmerprozess Deiner Veranstaltung. Als Tool zum Selbstverwalten oder komplett betreut bis zum Einlass vor Ort.
digital. persönlich. vor Ort.
GuestONE informiert
Was ist Teilnehmermanagement?
Wer lädt wen ein? Wer hat zugesagt? Wer braucht ein Hotelzimmer? Kennst Du das? Dutzende Tabs offen, die Excel-Liste stimmt nicht mehr, eine E-Mail geht doppelt raus. Und irgendwo ist garantiert eine Zusage untergegangen.
Genau hier setzt Teilnehmermanagement an, oft auch Gästemanagement genannt: Ein System übernimmt den kompletten Weg Deiner Gäste – von der Einladung bis zum Badge-Druck vor Ort.
Teilnehmermanagement mit GuestONE
Wir sind der Grund, warum niemand draußen wartet.
Seit über 20 Jahren übernehmen wir das Teilnehmermanagement von Unternehmen, Agenturen und Verbänden – von der Online-Registrierung über das Einladungsmanagement bis zum Einlassmanagement. Das Event planst Du, wir sorgen dafür, dass Deine Gäste ankommen.
Ganz wie Du es brauchst: in Eigenregie mit G1.Eventry, inklusive Schulung Deines Teams. Oder komplett betreut mit G1.GuestHub, bis zum Badge-Drucker am Eingang. Ob 50 oder 50.000 Gäste, dahinter steckt immer dasselbe zuverlässige Gästemanagement.
Strukturiertes Vorgehen mit GuestONE
6 Gründe für Teilnehmermanagement mit GuestONE.
Gästedaten, Anmeldestatus, Hotelkontingente – zentral, in Echtzeit, ohne Excel-Chaos
Alle Teilnehmerdaten DSGVO-konform auf deutschen Servern. Deine Gäste geschützt, Du abgesichert.
Anmeldeseite, Einladung und Bestätigungsmail entstehen bei uns im Haus, in Deinem Corporate Design.
Parlamentarischer Abend oder Festival mit sechsstelliger Besucherzahl. Derselbe Prozess, dieselben Ansprechpartner.
Einladungen automatisch versenden, Gäste digital erfassen. Was früher Tage dauerte, erledigst Du in Stunden.
Auswertungen und Teilnehmerstatistiken stehen direkt nach dem Event bereit, für Dein Reporting und die nächste Planung.
GuestONE-Lösungen
Unsere Teilnehmerlösungen für Dich!
GuestHub
Gästemanagement Service für Dein nächstes Event.
Mit G1.GuestHub setzen wir Dein Teilnehmermanagement erfolgreich um. Je nach Anforderungen profitierst Du von leistungsfähigen Modulen. Du entscheidest, wir setzen es um – flexibel, einfach, in Abstimmung.
- Leistungen modular wählbar
- Full Service auch vor Ort
- Angebot innerhalb von 24 Stunden
Eventry
Teilnehmermanagement intern verwalten.
Mit G1.Eventry wickelst Du mehrere Veranstaltungen parallel und selbstständig ab. Ganz gleich, welche Anforderungen Deine Veranstaltungen mitbringen werden: Du konfigurierst und legst sie an – individuell, einfach, in Minuten.
- Flexibles und einfaches Zahlungsmodell
- Optimal für wiederkehrende Events
- Einfache und intuitive Nutzung
CrewControl
Crew und Dienstleister akkreditieren.
Mit G1.CrewControl verwaltest Du alle, die auf Deiner Veranstaltung arbeiten. Die Gewerke melden ihre Mitarbeiter selbst an, Du vergibst die Zutrittsberechtigungen und druckst die Ausweise vor Ort.
- Zutrittsberechtigungen je Bereich und Gewerk
- Ausweise mit Fotodruck vor Ort
- Anwesenheit per Check-in und Check-out
Voting
Wahlen und Abstimmungen digital durchführen.
Mit G1.Voting lässt Du bei Mitglieder-, General- und Vertreterversammlungen digital abstimmen. Geheim oder offen, mit Stimmgewichten und Vollmachten. Auf Wunsch übernehmen wir den Check-in vor Ort.
- Geheime Wahl, DSGVO-konform
- Stimmgewichte und Vollmachten
- Auch ohne Teilnehmermanagement nutzbar
GuestONE-Fachgebiete
Teilnehmermanagement für Unternehmen, Verbände und Agenturen.
Ob interne Veranstaltung, Mitgliederversammlung, Festival oder Messe – der Teilnehmerprozess ist jedes Mal ein anderer. Wir bauen ihn nach Deinen Anforderungen.
Kundenveranstaltungen, Jubiläen, Roadshows und Mitarbeiterevents – vom Einladungsversand bis zum Badge am Empfang.
Du betreust Events für Deine Kunden. Wir übernehmen den Teilnehmerprozess dahinter, im Design Deines Kunden.
Mitglieder- und Vertreterversammlungen organisieren und digital abstimmen lassen, begleitet bis zur Auszählung.
Crew, Gewerke und Dienstleister akkreditieren: Zutrittsberechtigungen vergeben, Ausweise vor Ort drucken.
E-Tickets und Wallet-Einträge für Deine Besucher, Check-in ohne Warteschlange am Eingang.
Starte jetzt Deine
Veranstaltung mit uns!
Wer GuestONE vertraut
Ein Auszug unserer Kunden.
Über GuestONE
20 Jahre Teilnehmermanagement, made in Wuppertal.
Wir sind ein festes Team in Wuppertal und organisieren seit über 20 Jahren Teilnehmer- und Crew-Prozesse für Veranstaltungen. Software, Grafik und Betreuung kommen aus dem eigenen Haus – vom ersten Einladungsentwurf bis zum Badge-Drucker am Eingang.
Crew, Gewerke und Dienstleister akkreditieren: Zutrittsberechtigungen vergeben, Ausweise vor Ort drucken.
Entwicklung, Grafik und Projektbetreuung. Kein Zwischenhändler, ein fester Ansprechpartner.
Gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, überwacht von zertifizierten Datenschutzbeauftragten.
GuestONE-Projekte
Teilnehmermanagement in der Praxis.
Eine Auswahl an Projekten, die wir in den vergangenen Monaten für unsere Kunden umgesetzt haben.
Zur FIFA WM 2026 betrieb der DFB vom 11. Juni bis 11. Juli erstmals das German House of Soccer auf über 2.000 Quadratmetern im Chelsea Industrial in Manhattan. GuestONE übernahm als offizieller DFB-Partner das Teilnehmermanagement.
Für die Handball-Saison 2025/26 des Deutschen Handballbundes entwickelte GuestONE ein Akkreditierungsportal für Presse und Crew. Es generiert rund 3.000 individuelle Zutrittsausweise mit personalisierten Zutrittskategorien für jeden Gast.
Die Fraport AG betreibt mit dem Flughafen Frankfurt das wichtigste Luftverkehrsdrehkreuz Deutschlands. Die Veranstaltungen reichen vom Baustellenfest mit sechsstelligen Besucherzahlen bis zum exklusiven Parlamentarischen Abend.
GuestONE-FAQs
Häufig gestellte Fragen.
Was ist Teilnehmermanagement?
Teilnehmermanagement umfasst den gesamten Weg Deiner Gäste zu einer Veranstaltung: Einladung, Online-Anmeldung, Hotel- und Reisebuchung, Check-in vor Ort und die Auswertung danach. Statt Excel-Listen und E-Mail-Verteilern liegen alle Daten in einem System.
Was kostet Teilnehmermanagement?
Das hängt davon ab, wie viele Gäste Du erwartest, welche Leistungen Du brauchst und ob wir vor Ort dabei sind. Ein Parlamentarischer Abend mit 200 Geladenen ist etwas anderes als ein Festival mit sechsstelliger Besucherzahl. Beschreib uns Deine Veranstaltung, dann bekommst Du ein Angebot – bei G1.GuestHub innerhalb von 24 Stunden.
Brauche ich eine Software oder einen Dienstleister?
Beides gibt es bei uns. G1.GuestHub ist der betreute Weg: Wir setzen Dein Projekt auf und begleiten es, bis zum Badge-Drucker am Eingang. G1.Eventry ist das Lizenzsystem für alle, die ihre Veranstaltungen selbst verwalten – sinnvoll, wenn regelmäßig Events anstehen und ein eigenes Team da ist.
Wo werden die Teilnehmerdaten gespeichert?
Auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Zugriff haben nur Mitarbeitende, die am Projekt beteiligt sind. Unsere Prozesse werden von zertifizierten Datenschutzbeauftragten überwacht.
Können wir unser eigenes Design verwenden?
Ja. Anmeldeseite, Einladung, Bestätigungsmail und Namensschilder entstehen bei uns im Haus, in Deinem Corporate Design. Dafür haben wir eine eigene Grafikabteilung – Du musst keine Vorlagen liefern.
Was passiert am Veranstaltungstag vor Ort?
Auf Wunsch übernehmen wir den Empfang: Check-in Deiner Gäste, Badge-Druck direkt am Schalter und Betreuung während der Veranstaltung. Ob eine Check-in-Station oder mehrere Schalter parallel: Der Umfang wird individuell abgestimmt.
Übernimmt GuestONE die gesamte Planung und Umsetzung?
Die Planung Deines Events überlassen wir Dir, das Teilnehmermanagement übernehmen wir. Einladungen, Anmeldeportal, Registrierung und Check-in vor Ort – alle Leistungen rund um Deine Gäste aus einer Hand.
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