Akkreditierungssystem für Crew und Gewerke.
Die Crew kommt immer zuletzt. Bei uns nicht. Akkreditierung, Zutritt und Check-in für Deine gesamte Crew, in einem System. Du schickst uns Deine Crew-Liste, wir machen den Rest.
CrewControl für Deine Veranstaltung
Die Personalplanung steht. Die Ausweise fehlen.
Bei Großveranstaltungen ist die Gästeliste längst durchdacht, während hunderte Menschen hinter den Kulissen noch über Excel-Tabellen, E-Mail-Verteiler und Telefonketten koordiniert werden. Das Ergebnis: veraltete Stände, doppelte Namensschilder, vergessene Rückmeldungen – und im schlimmsten Fall fehlende Crew-Ausweise am Veranstaltungstag.
G1.CrewControl führt Registrierung, Kommunikation, Akkreditierung, Catering, Zutritt und Check-in in einem System zusammen. Deine Crewmitglieder registrieren sich selbst, Deine Gewerkeleiter verwalten ihr Team eigenständig, und Du weißt jederzeit, wer sich hinter den Kulissen befindet und wer dort sein darf.
CrewControl im Einsatz
4 Eventtypen, eine Akkreditierung.
Jede Veranstaltung ist einzigartig, und das gilt auch für ihre Crew. G1.CrewControl wird auf Dein Projekt konfiguriert, statt Dich in eine Standardoberfläche zu zwingen.
Security, Catering, Reinigung, Technik und Hostessen laufen parallel, dazu Künstler und Medienvertreter mit eigenen Zutrittszonen. G1.CrewControl bildet alle Gewerke in einer Struktur ab und gibt jedem Gewerkeleiter einen eigenen Zugang. Badges werden beim Eintreffen personalisiert gedruckt, auch bei Nachmeldungen kurz vor Aufbau.
- Künstler- und Medienakkreditierung
- Zutrittszonen pro Gewerk
- On-Demand-Badgedruck bei Nachmeldungen
- Umgesetzt für: Parookaville
Bei Sportevents treffen Eventcrew, Pressevertreter und VIP-Gäste auf klar getrennte Zutrittsbereiche. G1.CrewControl verwaltet alle Gruppen in einem System, mit eigenen Zutrittsprofilen je Personengruppe, und dokumentiert jede Berechtigung nachvollziehbar.
- Getrennte Zutrittsprofile für Crew, Presse und VIP
- Dokumentierte Zugangsberechtigungen
- Scan-App für schnelles Check-in
- Umgesetzt für: Bergischer Handball-Club
Von der Hauptversammlung bis zur Mitarbeiterveranstaltung: G1.CrewControl steuert Einladung, Registrierung und Vor-Ort-Ablauf für Dein internes und externes Personal. Die gesamte Anmeldestrecke läuft in Deinem Corporate Design unter Deiner eigenen Projektdomain. Für Deine Crew sieht es aus wie Deine eigene Anwendung.
- Whitelabel mit eigener Projektdomain
- Automatisierte, personalisierte Einladungen
- Hotel- und Parkplatzkontingente
- Umgesetzt für: Vorwerk
Standpersonal wechselt täglich, Anmeldungen kommen kurzfristig, und jeder braucht am ersten Morgen seinen Ausweis. G1.CrewControl verwaltet das gesamte Standpersonal inklusive Cateringzuteilung und Parkplätzen, mit Reportings, die den aktuellen Stand auf Knopfdruck liefern.
- Wechselndes Standpersonal über mehrere Tage
- Cateringzuteilung und Parkplatzverwaltung
- Reportings auf Knopfdruck
- Umgesetzt für: Electronic Arts, Gamescom
Der Co-Bereich
Verantwortung wandert dorthin, wo das Wissen liegt.
Der Gewerkeleiter kennt sein Team besser als jede Projektleitung. Im Co-Bereich, seinem eigenen Zugang zum System, verwaltet er es deshalb selbst: eigene Crewmitglieder anlegen und pflegen, Catering zuteilen, Parkplätze vergeben, Zutrittsprofile zuweisen. Ohne Zugriff auf alles andere.
Für Dein Projektteam heißt das: Du gibst den Rahmen vor, statt jede Einzelmeldung zu bearbeiten.
Administration
Gesamtzugriff auf alle Daten
Zugangsberechtigungen vergeben
Crewmitglieder sperren
Reporting und Statistiken
Check-in vor Ort
Co-Bereich
Eigenes Gewerk verwalten
Crewmitglieder anlegen und pflegen
Catering zuteilen
Parkplätze vergeben
Zutrittsprofile zuweisen
Selbstregistrierung
Sich selbst registrieren
Eigene Daten ergänzen
Foto hochladen oder aufnehmen
So läuft ein Projekt
Von der Crew-Liste bis zum Check-in.
Nach dem Kick-off richten wir das System auf Dein Projekt ein. Danach läuft der Ablauf immer gleich, unabhängig davon, ob 200 oder 6.000 Menschen hinter den Kulissen arbeiten.
Gewerke, Zutrittszonen und Registrierungsfelder nach Deinem Sicherheitskonzept. Whitelabel unter eigener Domain.
Schritt 1
Bestehende Crew-Listen werden importiert. Einzelne Mitglieder legst Du zusätzlich manuell an.
Schritt 2
Personalisierte Einladungen gehen per E-Mail und SMS raus. Die Crew meldet sich selbst an.
Schritt 3
Gewerkeleiter erhalten eigene Zugänge zum Co-Bereich und verwalten ihre Crew eigenständig.
Schritt 4
Nach der Registrierung erzeugt das System QR-Code-Tickets. Badges druckst Du vorab oder vor Ort.
Schritt 5
Eine Scan-App unterstützt Dein Check-in-Personal. Der Druck vor Ort deckt Nachmeldungen ab.
Schritt 6
Reportings über alle Daten, in Dashboards nach Deinen Anforderungen konfiguriert.
Schritt 7
Deine Crew muss korrekt, sicher und einfach akkreditiert werden.
Zusatzmodul zu G1.CrewControl
Equipment ausgeben, zurücknehmen und nachweisen.
Auf einer Großveranstaltung gehen nicht nur Ausweise raus, sondern auch Funkgeräte, Scanner, Schlüssel, Fahrzeuge und Werkzeug. Wer was bekommen hat, steht am Ende oft auf einem Zettel im Materiallager — wenn überhaupt.
Mit G1.AssetManagement legst Du Deine eigene Inventarliste an: Jeder Gegenstand bekommt einen Code. Bei der Ausgabe wird gescannt, dem Crewmitglied zugeordnet und digital unterschrieben. Bei der Rückgabe dasselbe. Was noch draußen ist, steht jederzeit im Report.
Die Crew ist dabei schon im System. Wer akkreditiert und eingecheckt ist, bekommt sein Material über denselben Badge — einmal gescannt, und das Gerät ist zugeordnet. Kein zweites Anlegen, keine getrennte Liste.
Eigene Inventarliste
Du legst fest, was erfasst wird: Technik, Fahrzeuge, Schlüssel, Material
Ausgabe per Scan
QR- oder Barcode, zugeordnet zum Crewmitglied
Digitale Unterschrift
Der Nachweis, wer ein Gerät zuletzt hatte
Offene Rückgaben im Blick
auf Wunsch mit automatischer Erinnerung per E-Mail
Ausgabe, Rückgabe und Nachweis in einem Vorgang.
Ausgabe, Rückgabe und Nachweis in einem Vorgang.
Alle Funktionen auf einen Blick
Was G1.CrewControl abdeckt.
Von der Registrierung bis zum Abbau — alles in einem System, ohne Excel-Liste daneben.
Jedes Gewerk pflegt seine eigenen Leute im Co-Bereich
Zonen und Bereiche pro Person, sichtbar auf dem Ausweis
Druck vor Ort oder im Vorfeld, in Deinem Layout
Das Bild aus der Selbstregistrierung landet direkt auf dem Ausweis
Scan am Eingang, Anwesenheit in Echtzeit
Kommen und Gehen über denselben Scan
Verpflegungsrechte pro Person, Einlösung per Scan
Stellplätze und Einfahrtsberechtigungen verwalten
Zimmerkontingente und Zuordnung der Crew
Einladung, Erinnerung und Freigabe per E-Mail oder SMS
Wer ist da, wer fehlt, wer war wann vor Ort
Equipment ausgeben, zurücknehmen und nachweisen
Sicherheit und Datenschutz
Crewdaten bleiben in Deutschland.
Bei einer Akkreditierung laufen Personendaten zusammen: Name, Geburtsdatum, Foto, teils Ausweisnummern — von Menschen, die nicht einmal bei Dir angestellt sind, sondern bei Subunternehmern. Deshalb ist geregelt, wo diese Daten liegen, wer sie sieht und wann sie verschwinden.
G1.CrewControl läuft ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Diese sind nach ISO 27001 zertifiziert.
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert und auf Anfrage einsehbar.
ein Gewerkeleiter hat Zugriff auf die eigenen Leute, nicht auf die Daten der anderen Firmen auf dem Gelände.
nach Projektende werden die Crewdaten nach vereinbarten Fristen gelöscht. Sie bleiben nicht für das nächste Event liegen.
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CrewControl-FAQs
Was Projektleiter vor der Anfrage wissen wollen.
Was ist der Co-Bereich?
Der Co-Bereich ist der eigene Zugang für Gewerkeleiter. Jeder Gewerkeleiter sieht ausschließlich sein eigenes Gewerk und verwaltet dort seine Crewmitglieder selbst: anlegen, Daten pflegen, Catering zuteilen, Parkplätze vergeben, Zutrittsprofile zuweisen. Auf die Daten der anderen Gewerke hat er keinen Zugriff. Das Projektteam gibt den Rahmen vor und muss nicht jede Einzelmeldung bearbeiten.
Müssen wir die Crew selbst eintragen?
Nein. Bestehende Listen werden einmalig importiert, alles Weitere läuft über Selbstregistrierung. Die Crewmitglieder melden sich über das Registrierungsformular an und ergänzen ihre Daten selbst, inklusive Foto. Gewerkeleiter pflegen ihre Leute im Co-Bereich. Einzelne Personen kannst Du zusätzlich manuell anlegen.
Läuft die Anmeldung unter unserer Domain?
Ja. Die gesamte Anmeldestrecke läuft unter einer eigenen Projektdomain und in Deinem Corporate Design. Für die Crew sieht es aus wie Deine eigene Anwendung. GuestONE tritt dabei nicht in Erscheinung.
Was passiert mit den Crewdaten nach dem Event?
Die Daten werden nach Projektende nach den vereinbarten Fristen gelöscht. Sie bleiben nicht für das nächste Event liegen. Gehostet wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Werden die Badges vor Ort gedruckt?
Beides ist möglich. Badges lassen sich im Vorfeld produzieren oder vor Ort im On-Demand-Druck erstellen. Der Druck vor Ort deckt auch Nachmeldungen ab, die erst am Aufbautag eintreffen. Gedruckt wird in Deinem Layout.
Ab welcher Crewgröße lohnt sich das System?
Über den Aufwand entscheidet nicht die Kopfzahl, sondern die Struktur: wie viele Gewerke beteiligt sind, wie viele Zutrittszonen es gibt und wie viele Firmen eigene Leute schicken. Eine Veranstaltung mit 200 Personen aus zwölf Gewerken ist aufwendiger als eine mit 800 Personen aus drei.
Seid Ihr am Veranstaltungstag vor Ort?
Auf Wunsch. Die G1.Crew übernimmt die Akkreditierungsstelle vor Ort, inklusive Check-in und Badge-Druck. Du kannst die Stelle auch mit eigenen Leuten besetzen und das System nur technisch nutzen.
Ist G1.AssetManagement einzeln buchbar?
Ja. Das Modul lässt sich mit G1.CrewControl kombinieren oder allein einsetzen. In Kombination ist die Crew bereits im System, und das Material wird über denselben Badge ausgegeben.
Lässt sich die Dienstplanung anbinden?
Technisch ist eine Anbindung an bestehende Dienstplanungs- und Personalsysteme möglich. Wie der Datenaustausch konkret aussieht, klären wir projektbezogen, weil es von Deinem System abhängt.