Datenschutz im Teilnehmermanagement: Worauf Veranstalter achten müssen

Datenschutz auf allen Ebenen

Warum Datenschutz bei Events so wichtig ist

Ob Konferenz, Messe oder Gala: Veranstalter erfassen im Rahmen des Teilnehmermanagements eine Vielzahl personenbezogener Daten – von Namen und E-Mail-Adressen bis hin zu Firmenzugehörigkeiten oder sogar Ernährungspräferenzen. Seit Einführung der DSGVO sind die Anforderungen an den Datenschutz deutlich gestiegen. Verstöße können nicht nur hohe Strafen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Gäste massiv beschädigen.

Häufige Stolperfallen

  • Excel- oder Papierlisten: unsicher, unübersichtlich und nicht mehr zeitgemäß.
  • Fehlende Transparenz: Gäste wissen oft nicht, wie ihre Daten verarbeitet werden.
  • Unklare Löschfristen: Daten bleiben zu lange gespeichert.

Best Practices für DSGVO-konformes Teilnehmermanagement

  • Digitale Systeme nutzen: Eine Eventsoftware wie GuestHub arbeitet von Grund auf DSGVO-konform.
  • Einwilligungen einholen: Teilnehmer müssen aktiv zustimmen, z. B. bei der Anmeldung.
  • Datensparsamkeit beachten: Nur notwendige Informationen erfassen.
  • Zugriffsrechte beschränken: Nur autorisierte Personen dürfen Daten einsehen.
  • Daten nach dem Event löschen: Klare Prozesse für die Datenvernichtung festlegen.

GuestONE als sicherer Partner

Mit GuestONE profitieren Veranstalter von einem Teilnehmermanagement, das Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit vereint. Alle Prozesse – von der Registrierung bis zur Auswertung – sind datenschutzkonform und effizient gestaltet.

Fazit

Professionelles Teilnehmermanagement bedeutet nicht nur Organisation, sondern auch Verantwortung. Wer auf sichere, digitale Systeme setzt, schützt nicht nur Daten, sondern auch das Vertrauen seiner Gäste.

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