Plattformbasiertes Full-Service
Teilnehmermanagement

Geht nicht, gibts nicht! Unser modularer Baukasten lässt keine Wünsche hinsichtlich der gewünschten Funktionalitäten offen. Alle Lösungen sind hundertprozentige Eigenentwicklungen – das gibt unseren Kunden die notwendige
Flexibilität, Sicherheit und Geschwindigkeit in der Umsetzung Ihrer Projekte.

Live, digital oder hybrid.

Wie funktioniert unser Teilnehmermanagement System?

Ihr Gast soll sich von Anfang bis Ende auf Ihrem Event wohlfühlen – und mit unserem digitalen Teilnehmermanagement System verwalten wir für Sie alle relevanten Prozesse. Jedes Projekt besitzt einen eigenen Charakter und stellt individuelle Anforderungen an das Gästemanagement. Das gilt selbstverständlich auch für die eingesetzte Software. Deswegen geben wir uns nicht mit Standardlösungen zufrieden.

Wir beraten Sie individuell und unter Berücksichtigung aller Facetten des Projekts, des Timings und Budgets sowie weiterer beteiligter Gewerke. Mit GuestHub bieten wir ein breites Spektrum an Softwaremodulen und Dienstleistungen, die wir gezielt und modular an die unterschiedlichen Anforderungen und Phasen Ihrer Veranstaltung anpassen. Vor, während und nach dem Event.

01

VORBEREITUNG

Beratung
Konzeption
Prozessdefinition
Angebot
Timings
Schnittstellen
Datenhandling
Corporate Design
Projekt-Kickoff

02

VOR DEM EVENT

Konfektionierung
Einladungsversand
Onlineanmeldung
Hotelbuchungen
Reiselogistik
Gäste-Hotline
Bestätigungsversand
Eintrittskarten
Zahlungsabwicklung

03

AUF DEM EVENT

Check-in
Zutrittskontrolle
Namensschilder
Teilnehmerunterlagen
Service Counter
Workshoperfassung
Seating
Hardware
Betreuung

04

NACH DEM EVENT

Umfragen
Bildergalerien
Reporting
Statistik
Feedback
Dokumentation
Abrechnung
Kostenkontrolle
Datenübergabe

Die Vorteile unseres Gästemanagements

GuestHub ist Ihre zentrale Schnittstelle zu einem ganzheitlichen Gästemanagement. Die Möglichkeiten, aber auch die Anforderungen im Event-Management werden stetig größer. Vor allem durch die Digitalisierung entstehen neue digitale oder hybride Veranstaltungsformen. Im gleichen Zuge wachsen auch die Anforderungen an ein professionelles online Teilnehmermanagement System. Deshalb entstehen viele Sonderlösungen – die Sie völlig problemlos an GuestHub andocken können.

Kurzfristige Realisierung von Events

Full Service - auch vor Ort

Optimal für individuelle Veranstaltungen

Das individuelle Teilnehmermanagement

Jede Veranstaltung, jedes Event ist einzigartig. Deswegen verfügt unser modulares Gästemanagement über einen maximalen Grad an Individualisierung. Wählen Sie aus den verschiedenen Modulen jene Leistungen und Funktionen aus, die Sie für Ihr Event benötigen. So erhalten Sie eine maßgeschneiderte und nahtlose Gesamtlösung.

Einladungsmanagement

Wir versenden die Einladungen für Ihr Event wahlweise digital oder als Printversion. Zudem verwalten wir Event-Reminder und die Zu- und Absagen zu Ihrer Veranstaltung.

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Onlineanmeldung

Einfach, schnell und sicher – schon mit wenigen Klicks können sich Teilnehmer für Ihr Event oder Ihre Veranstaltung anmelden und erhalten eine automatische Bestätigung.

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Hotelverwaltung

Mit dem Hotel-Modul verwalten Sie Hotels, Zimmerarten und Kontingente. Hotelzimmer können schnell und einfach zugeteilt werden. Rooming-Listen für die Hotels stehen zum Download zur Verfügung.

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Reiseorganisation

Unterstützen Sie Ihre Gäste mit unserer Reiseorganisation. So erhöhen Sie den Service und sorgen für größtmögliche Zufriedenheit unter den Teilnehmern.

Sitzplatzverwaltung

Vermeiden Sie unnötiges Chaos mit unserer digitalen Sitzplatzverwaltung, die Ihnen bis zum Event-Beginn für maximale Flexibilität die volle Kontrolle ermöglicht.

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Hotline & Support

Ihre Teilnehmer haben noch Fragen zum Event? Kein Problem! Wir betreiben für Sie eine Hotline und Support, um eventuelle Rückfragen zu beantworten.

Ticketing & Zahlungsabwicklung

Falls Sie kostenpflichtige Tickets für Ihr Event anbieten, unterstützt unsere Lösung Sie mit praktischen Funktionen bei Verkauf und Zahlungsabwicklung.

Gäste Check-in

Wer ist da, wer fehlt noch? Mit unserem vollkommen digitalen Gäste Check-in behalten Sie die Übersicht und vermeiden lange Schlangen am Einlass.

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Namenschilder

Die Individualisierung von Events und Veranstaltungen ist unsere große Stärke. Natürlich dürfen deswegen auch nicht die Namensschilder für Ihre Gäste fehlen.

Crew-Verwaltung

Jedes Event benötigt Mitarbeitende vor Ort. Mit dem zugehörigen Modul können Sie Ihre Crew akkreditieren und verwalten sowie die Zutrittsberechtigungen managen.

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Event App und Networking

Ihre Gäste wollen sich untereinander vernetzen und kommunizieren? Gerne binden wir eine Event App in unser GuestHub ein.

Livestream Plattform

Sie möchten Ihr Event streamen, um mehr Menschen zu erreichen? Unsere entsprechende Plattform macht dies ganz einfach möglich.

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Voting

Auf vielen Veranstaltungen gehören Abstimmungen zur Tagesordnung. Unser digitales Modul für’s Voting erleichtert Ihnen die Durchführung.

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Follow-up Umfragen

Wie kam ihr Event bei den Besuchern an? Was können Sie beim nächsten Mal noch besser machen? Unser Umfrage-Modul hilft dabei, das passende Fazit zu ziehen.

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Bildergalerie

Verlängern Sie das Event und präsentieren Ihren Gästen die Highlights und schönsten Momente der Veranstaltung in einer Bildergalerie.

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Hosting made in Germany

EU DSGVO

Datenschutz beim Gästemanagement

Sicherheit wird bei uns großgeschrieben. Da Kundendaten sensible Daten sind, muss beim digitalen Teilnehmermanagement ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet sein. Deshalb läuft jede GuestHub Installation abgesichert auf einem Guest-One-Server in einem der größten Rechenzentren in Deutschland und erfüllt so die Vorgaben der DSGVO.

Übrigens: Ihre Daten werden nicht dauerhaft vorgehalten, sondern je Event importiert und nach der Veranstaltung gelöscht. Welche Daten erfasst werden, entscheiden allein Sie durch eine einfache Konfiguration des Anmeldeformulars.

Wie läuft die Zusammenarbeit bei GuestHub ab?

1.

Besprechung Ihrer Anfrage und Klärung der Anforderungen. Persönliche Beratung durch G1 Geschäftsführung.

2.

Erstellung eines ersten Angebotes auf Basis der Informationen und Vorstellung vergleichbarer Projektumsetzungen.

3.

Kunden-Feedback zum Angebot, Konkretisierung der Leistungsumfänge, Detailkalkulation und erste Beispiel Designs und Mock Ups.

4.

Beauftragung des Projektes, Kick-Off mit dem Projektteam des Kunden und G1 Projektmanagement.

5.

Umsetzung Demo- und Live-System. Einweisung und Schulung nach Onlinestart. Fester Ansprechpartner über das ganze Projekt.

Sie suchen eine Software zur Inhouse Verwaltung?

Sie haben regelmäßige und wiederkehrende Veranstaltungen und möchten diese mit eigenen Ressourcen inhouse umsetzen? Dann ist unsere Multi-Event-Software eventry das Richtige für Sie.

Die webbasierte und einfach zu bedienende Software verfügt über eine Vielzahl an Modulen, die je Veranstaltung individuell konfiguriert und aktiviert werden können. Damit wickeln Sie ihr Teilnehmermanagement künftig vollständig digital ab.
Das spart Zeit, Nerven und Kosten!

Hier geht es zu unserer Software eventry:

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