GuestHub

Professionelles, zeitgemäßes
Teilnehmermanagement. live. digital. hybrid.

Was ist GuestHub?

Ihr Gast soll sich von Anfang bis Ende auf Ihrem Event wohlfühlen – und wir managen alle dafür benötigten Prozesse. Weil jedes Projekt seinen eigenen Charakter besitzt und individuelle Anforderungen an das Gästemanagement und die eingesetzte Software stellt, geben wir uns nicht mit Standardlösungen zufrieden. Wir beraten Sie individuell und unter Berücksichtigung aller Facetten des Projekts, des Timings und Budgets sowie weiterer beteiligter Gewerke.

Mit GuestHub bieten wir ein breites Spektrum an Softwaremodulen und Dienstleistungen, die wir gezielt und modular an die unterschiedlichen Anforderungen und Phasen Ihrer Veranstaltung anpassen. Vor, während und nach dem Event.

VORBEREITUNG

Beratung
Konzeption
Prozessdefinition
Angebot
Timings
Schnittstellen
Datenhandling
Corporate Design
Projekt-Kickoff

VOR DEM EVENT

Konfektionierung
Einladungsversand
Onlineanmeldung
Hotelbuchungen
Reiselogistik
Gäste-Hotline
Bestätigungsversand
Eintrittskarten
Zahlungsabwicklung

AUF DEM EVENT

Check-in
Zutrittskontrolle
Namensschilder
Teilnehmerunterlagen
Service Counter
Workshoperfassung
Seating
Hardware
Betreuung

NACH DEM EVENT

Umfragen
Bildergalerien
Reporting
Statistik
Feedback
Dokumentation
Abrechnung
Kostenkontrolle
Datenübergabe

Welche Vorteile bietet GuestHub?

GuestHub ist Ihre zentrale Schnittstelle zu einem ganzheitlichen Gästemanagement. Die Möglichkeiten, aber auch die Anforderungen im Eventmanagement werden stetig größer. Vor allem durch die Digitalisierung entstehen neue digitale oder hybride Veranstaltungsformen. Im gleichen Zuge wachsen auch die Anforderungen an ein professionelles Teilnehmermanagement. Deshalb entstehen viele Sonderlösungen – die Sie völlig problemlos an GuestHub andocken können.

Die Vorteile von GuestHub liegen auf der Hand:

maßgeschneidertes Teilnehmermanagement
flexibel für live, hybrid und digitale Events
Bündelung verschiedener Plattformen zu einem System

genaue Auswertung und Abrechnung
Zeit- und Kosteneinsparung
mehr Transparenz und weniger Sicherheitslücken

bessere Ressourcenplanung
optimierte Abläufe und Prozesse
einfache und intuitive Nutzung
zufriedene Gäste

Hosting made in Germany

EU DSGVO

Datenschutz und Sicherheit

Sicherheit wird bei uns großgeschrieben. Weil wir wissen, dass Kundendaten sensible Daten sind, muss gerade an dieser Stelle ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet sein. Deshalb läuft jede GuestHub Installation abgesichert auf einem Guest-One-Server in einem der größten Rechenzentren in Deutschland und erfüllt so die Vorgaben der DSGVO.

Übrigens: Ihre Daten werden nicht dauerhaft vorgehalten, sondern je Event importiert und nach der Veranstaltung gelöscht. Welche Daten erfasst werden, entscheiden allein Sie durch eine einfache Konfiguration des Anmeldeformulars.

Wie läuft eine Zusammenarbeit bei GuestHub ab?

Eines vorab: Bei uns ist Kundenzufriedenheit Chefsache. Und das bleibt es auch – von Erstberatung quer durch den gesamten Prozess, den wir in 4 Phasen teilen:

Planung und Setup

Vor dem Event

Auf dem Event

Nach dem Event

Mit Projektbeginn gilt es, sich über diverse Prozesse, Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Gästemanagement klar zu werden. Hier helfen wir Ihnen als erfahrene Berater gerne weiter.
Im Rahmen der Prozessdefinition wird zunächst das Datenmanagement festgelegt. Vorhandene Daten werden übernommen, geprüft und auf Dubletten abgeglichen, anschließend geht es ins Detail: Wie sieht die grafische Gestaltung der Einladung aus? Erfolgt der Versand per E-Mail oder per Post? Auf welchem Weg antworten die Gäste? Gibt es unterschiedliche Gästekategorien?

Müssen Hotels verwaltet und Reisen für die Gäste gebucht werden? All diese Fragen – und noch viele mehr – kommen auf den Tisch und werden beantwortet.

Sie sehen – das ideale Gästemanagement beginnt lange vor der Veranstaltung. Hier gilt es, saubere und exakte Prozesse zu implementieren – Änderungen sind zwar möglich, im Projektverlauf jedoch deutlich aufwendiger. Je früher wir Sie unterstützen können, desto besser wird das Ergebnis!

Nun ist es so weit: Die Einladungen werden verschickt, die Gäste bestätigen ihre Teilnahme. Dies kann online, per Post oder Antwort-Fax erfolgen. Anschließend erhalten die Teilnehmer ihre Bestätigungen und ihr Namensschild – beispielsweise in Form eines hochwertigen Kunststoff-Badges mit Barcode oder RFID-Chip.
Im Backoffice werden derweil unterschiedliche Reisearten koordiniert, die Hotelverteilung vorgenommen und auf Sonderwünsche reagiert.

Auf Wunsch beantwortet eine telefonische Hotline die Fragen Ihrer Gäste – wenn nötig 7 Tage/24 Stunden und auch mehrsprachig. Ein fester Guest-One Ansprechpartner unterstützt Sie zudem während der gesamten Anmeldephase.
Eine zentrale Datenhaltung und maßgeschneiderte Reportings sorgen für den umfassenden Überblick über die Anmeldestände und Hotelbuchungen und sind jederzeit und an jedem Ort verfügbar.

Der große Tag – die Türen öffnen sich. Mit einem innovativen Zutrittsmanagement sorgen wir für einen reibungslosen und schnellen Check-in und geben Ihnen die Gewissheit, dass nur geladene Gäste eingelassen werden. Für Großveranstaltungen bieten wir Ihnen ein Live-Besucher-Monitoring. Über iPhones oder mobile Scanner werden die Gäste beim Eintritt und beim Verlassen der Location erfasst – eine Echtzeitübersicht über anwesende Personen steht jederzeit online zur Verfügung.

Geschultes Personal, freundliche Hostessen und funktionierende Technik sorgen für die notwendige Sicherheit. Wir unterstützen Sie zudem gerne mit Sonderlösungen wie Sitzplatzverwaltung oder Besucher-Informationssystemen.
Und sollte es dennoch einmal zu unerwarteten Herausforderungen kommen – unsere Experten am Info- und Trouble-Counter lösen jedes Problem.

Licht aus, das Event ist vorbei, der Abbau im vollen Gange und Ihre zufriedenen Gäste finden sich bereits auf der Rückreise.
Auf Wunsch versenden wir personalisierte Dankesschreiben, erstellen eine Online-Bildergalerie oder informieren Ihre Gäste via E-Mail über eine Event-Befragung.

Wir unterstützen Sie auch gerne im Nachgang Ihres Events mit maßgeschneiderten Lösungen. Dazu erstellen wir unter anderem umfassende Reportings und Auswertungen, die Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Veranstaltung helfen und in die Planung der kommenden Projekte einfließen.
Denn nach dem Event ist ja bekanntlich vor dem Event.