Angst vorm Teilnehmermanage­ment?
Mit unserer Software wird es zum Kinderspiel!

Events ganz einfach inhouse verwalten

Bei einer Veranstaltung dreht sich alles um Ihren Gast. Er soll sich rundum wohlfühlen. Als Teilnehmermanagement Tool hilft Ihnen eventry dabei, alle Prozesse zu planen, zu steuern und zu kontrollieren – und das nahtlos vor, während und nach der Veranstaltung.

Ein weiterer Vorteil: das attraktive Lizenzmodell von eventry! Mit den initialen Lizenz- und Bereitstellungskosten kann eventry unternehmensweit ohne Userbeschränkungen genutzt werden. Je Event wird nur eine überschaubare Event-Pauschale abgerechnet, in welcher der Support bereits inkludiert ist. Die Investitionen in eventry haben sich so bereits nach wenigen Veranstaltungen amortisiert.

  • Software-Lösung zur Inhouse-Verwaltung von Events
  • Optimal für kleinere wiederkehrende Events
  • Einfache und intuitive Nutzung
  • Optimiert Aufgaben und Prozessen
  • Hoher Grad an Individualisierung
  • Attraktives Lizenzmodell

Eine Auswahl zufriedener eventry-Kunden:

Deutsche Börse Logo auf der eventry Seite
Deutsche Börse Logo auf der eventry Seite
Brabus Logo auf der eventry Seite
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Goldbeck Logo auf der eventry Seite
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Gothaer Logo auf der eventry Seite
Gothaer Logo auf der eventry Seite
Vorwerk Logo auf der eventry Seite
Vorwerk Logo auf der eventry Seite
Cupra Logo auf der eventry Seite
Cupra Logo auf der eventry Seite

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Modular zum erfolgreichen Event

So viel wie nötig, aber keine Funktion zu viel: Wenn Sie mit den Vorbereitungen Ihres Events beschäftigt sind, möchten Sie zielführende Lösungen. Damit Sie nicht in einem Dschungel aus Möglichkeiten die Übersicht verlieren, ist eventry modular aufgebaut. So nutzen Sie nur die Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie profitieren von einer agilen und schlanken, aber genauso umfangreichen Gesamtlösung. Dass wir dabei alle Aspekt der Eventplanung mitgedacht haben, zeigen wir Ihnen weiter unten. Dort finden Sie kurze Erklärungen zu den einzelnen Modulen:

Neue Veranstaltungen können schnell und einfach angelegt werden, bestehende Veranstaltungen lassen sich auf Knopfdruck kopieren und bearbeiten.

Einfaches Anlegen und Verwalten von Aktivitäten und Rahmenprogrammen inkl. Kontingenten. Vielfältige Buchungsoptionen für Haupt- und Begleitperson möglich.

Im integrierten Benutzer- und Rechte­management können Systembenutzer mit abgestuften Berechtigungen eigenständig angelegt werden. Es können abgestufte Berechtigungen (Rollen) vergeben werden. Diese Rollen werden pro Benutzer und pro Event vergeben.

Für die Onlineanmeldeseiten werden grafische Templates im Corporate Design Ihres Unternehmens im System hinterlegt und sind je Veranstaltung einfach „per Klick“ auswählbar.

eventry wird unter einer kundenspezifischen Domain aufgesetzt und ist somit über jeden aktuellen Internetbrowser erreichbar. Es sind keinerlei Installationen oder Integrationen bei Ihnen notwendig.

Die Onlineanmeldung steht standardmäßig in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Texte und Inhalte können über intuitiv bedienbare Oberflächen eigenständig gepflegt werden.

Interaktive Auswahl der gewünschten Datenfelder und Abfragen je Event. Abweichende Felder bei Absage, Pflichtfelder sowie vom Gast editierbare Felder können „per Klick“ definiert werden.

Teilnehmerdaten werden unkompliziert per Excel-Upload der Veranstaltung hinzugefügt und können dann über den Adminbereich bearbeitet werden.

Nachvollziehbarer Mailversand direkt aus dem Tool. Mailtemplates im Corporate Design des Kunden werden hinterlegt und sind je Event auswählbar. Über das PDF-Modul können zusätzlich personalisierte Teilnehmerdokumente auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden.

Integrierte Reiseverwaltung – Reisearten und Strecken inkl. entsprechender Kontingente können angelegt und verwaltet werden.

Intelligente Hotelverwaltung – Hotels, Zimmerarten und tagesgenaue Kontingente können angelegt und verwaltet werden. Die Hotelzuteilung erfolgt wahlweise auf Gäste- oder Gruppenbasis.

Elektronische Erfassung der Gäste vor Ort. Teilnehmersuche über QR-Code-Scan oder Namenssuche. Druck von Namensschildern oder personalisierten Teilnehmerunterlagen direkt aus dem System.

Das Dashboard bietet Ihnen eine Übersicht über verschiedene Zahlen, die Ihre Veranstaltung betreffen. Hier bekommen Sie einen schnellen Überblick über den Anmeldestand, Kontingentauslastungen, verschickte E-Mails etc. Das Dashboard wird als Erstes angezeigt, wenn Sie sich einloggen oder ein anderes Event aktivieren.

Mit der optional integrierbaren Bildergalerie wirkt Ihr Event auch nach dem Event. Schnelle Konfiguration, einfacher Bilder-Upload – schon unmittelbar nach dem Event ist Ihre Galerie online. Wahlweise mit oder ohne Login.

Anlegen und Auswerten von individuellen Onlineumfragen nach einer Veranstaltung. Befragung erfolgt wahlweise anonym oder personalisiert. Auswertungen stehen als PDF-Report zur Verfügung.

Unsere Software für Ihr Teilnehmermanagement

Eventry Displayvarianten

Wie kann ich starten?

Auch wenn die Nutzung von eventry recht einfach und intuitiv ist, begleiten wir Sie von Beginn an.
Unser erprobter Onboardingprozess ist einfach, unkompliziert und sehr transparent.

  • Beratung +
    individuelles Angebot
  • Demozugang +
    Auftragsvergabe
  • Live-Gang +
    Einweisung ins System
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Erfolgreich im Einsatz bei:

WMSE_Logo
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DFV_Conference_Group_Logo
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Bergische_Achsen_Logo
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Ostdeutscher_Sparkassenverband
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zu den Referenzprojekten

Kosten und Support

Wir setzen bei eventry aus gutem Grund auf ein flexibles und einfaches Zahlungsmodell. Aus der Praxis wissen wir, wie vielfältig Veranstaltungen in Größe und Häufigkeit ausfallen.
Deswegen können Sie unsere Teilnehmermanagement Software mit einem vorteilhaften Lizenzmodell nutzen – und das ohne Userbeschränkungen. Statt monatlicher fester Kosten oder Gebühren pro Nutzer, arbeiten wir mit einer einheitlichen Event-Pauschale, welche bereits unseren Support beinhaltet.
Hinzu kommen die Betriebskosten für die laufende Administration, Domain und SSL-Zertifikat sowie das Hosting in einem deutschen Rechenzentrum.

Einmalige Kosten

ab 15.995€

Lizenz-, Setup- und Bereitstellung Inkl. Schulung

Kosten pro Event

    • Projekt­pauschale pro Event inkl. Support per Mail oder Telefon

295,00 € pro Veranstaltung

Betriebskosten

    • Administration
    • Domain und SSl Zertifikat
    • Hosting & Backup

1.950,00 € pro Jahr

Services

  • Layout & Design
  • Einladungsproduktion
  • Lettershop & Versand
  • Gäste-Hotline
  • On Site Betreuung

Datenschutz beim Gästemanagement

Sicherheit wird bei uns großgeschrieben. Da Kundendaten sensible Daten sind, muss beim digitalen Teilnehmermanagement ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet sein. Deshalb läuft jede GuestHub Installation abgesichert auf einem Guest-One-Server in einem der größten Rechenzentren in Deutschland und erfüllt so die Vorgaben der DSGVO.

Übrigens: Ihre Daten werden nicht dauerhaft vorgehalten, sondern je Event importiert und nach der Veranstaltung gelöscht. Welche Daten erfasst werden,
entscheiden allein Sie durch eine einfache Konfiguration des Anmeldeformulars.

Häufig gestellte Fragen

Eine gute Teilnehmermanagement Software ist webbasiert, verfügt über einen großen Funktionsumfang und ist idealerweise modular aufgebaut. Kein Event ist wie das Andere, die Software sollte sich daher je nach Veranstaltung bzw. den jeweiligen Anforderungen entsprechend konfigurieren lassen.

Mit Eventry lassen sich grundsätzlich (fast) alle Veranstaltungsformate umsetzen. Einzige Bedingung: sie müssen für den Teilnehmer kostenfrei sein, da Eventry nicht über eine Zahlungsabwicklung verfügt.

Bei Eventry gibt es keine grundsätzliche Limitierung der Teilnehmerzahlen, somit können auch größere Events mit Eventry umgesetzt werden.

Eventry hat einen sehr umfangreichen Funktionsumfang und unterscheidet sich daher von vielen Wettbewerbern. Des Weiteren können auf einer Unternehmenslizenz beliebig viele User im System arbeiten. Es gibt keine Beschränkungen, wie viele Zugänge ein Kunde hat.

2–3-mal pro Jahr spielen wir Eventry Updates in alle Systeme. Diese Updates, die teilweise auch neue Funktionen und Verbesserungen enthalten, erfolgen ohne Berechnung. Aufgrund der sich schnell verändernden Web-Technologie und dynamischen Sicherheitsanforderungen, ist es alle 4 bis 5 Jahre notwendig, auf einen technisch aktuellen Stand umzuziehen. Diese Upgrades werden dem Kunden in Rechnung gestellt.

Ab der Beauftragung benötigen wir ca. 6 bis 8 Wochen für die Umsetzung eines neuen kundenspezifischen Eventry Systems.

Eine Schulung ist notwendig und die Kosten dafür bereits in den initialen Lizenzkosten enthalten, Auf Wunsch kann die Schulung auch gesplittet werden, neue Mitarbeiter können jederzeit kostenpflichtig nachgeschult werden.

Bei sehr kurzfristigen Projekten oder bei Projekten die absehbar nur einmal durchgeführt werden, ist eine Umsetzung mit GuestHub schneller und flexibler. Auch wenn kundenseits keine Ressourcen vorhanden sind, kann der Einsatz von GuestHub in Verbindung mit Fullservice sinnvoller sein.

Sie haben Interesse an eventry?
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Guest-One GmbH

Hofaue 39
42103 Wuppertal
Germany

Tel.: +49 202 37 161 – 0
Fax: +49 202 37 161 – 99
info@g1.de

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    Anforderungen, für die Sie eine Full-Service Lösung benötigen?

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