Unsere Software für das Gästemanagement

Ob Kunden- oder Mitarbeiterveranstaltungen, Incentives oder Seminare: Viele Unternehmen, Verbände oder Agenturen, führen Jahr für Jahr wiederkehrende Veranstaltungen durch. Natürlich kann man das Gästemanagement immer an einen externen Dienstleister abgeben – oder man arbeitet schnell, effizient und kostensparend mit eventry.

Was ist eventry?

eventry ist ein flexibles, webbasiertes Multi-Event-Tool für das Gästemanagement, optimal für Unternehmen, Verbände oder Agenturen, die regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen durchführen. Digital, nachhaltig und zeitgemäß!

Wofür brauche ich eventry?

Mit eventry, dem flexiblen, webbasierten Multi-Event-Tool, können Sie das Gästemanagement ganz einfach selbst organisieren. Vom Einladungsversand über die Onlineanmeldung bis zum Check-in auf der Veranstaltung unterstützt Sie eventry bei der Organisation und Verwaltung Ihrer Gäste – online und in Echtzeit.

Welche Vorteile bietet eventry?

Bei einer Veranstaltung dreht sich alles um Ihren Gast. Er soll sich rundum wohlfühlen. eventry hilft Ihnen dabei, alle Prozesse zu planen, zu steuern und zu kontrollieren – vor, während und nach der Veranstaltung.

bessere Ressourcenplanung
optimierte Abläufe und Prozesse
genaue Auswertung und Abrechnung

Zeit- und Kosteneinsparung
mehr Transparenz und weniger Sicherheitslücken
einfache und intuitive Nutzung

Ein weiterer Vorteil: eventry ist ein attraktives Lizenzmodell und besitzt keine Userbeschränkungen. Die Investition in eventry hat sich bereits nach wenigen Veranstaltungen amortisiert.

Welche Features bietet eventry?

Benutzermanagement

Im integrierten Benutzer- und Rechtemanagement können Systembenutzer mit abgestuften Berechtigungen eigenständig angelegt werden. Es können abgestufte Berechtigungen (Rollen) vergeben werden. Diese Rollen werden pro Benutzer und pro Event vergeben.

Mehrsprachigkeit

Die Onlineanmeldung steht standardmäßig in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Texte und Inhalte können über intuitiv bedienbare Oberflächen eigenständig gepflegt werden.

Layout im CD

Für die Onlineanmeldeseiten werden grafische Templates im Corporate Design Ihres Unternehmens im System hinterlegt und sind je Veranstaltung einfach „per Klick“ auswählbar.

Veranstaltungs-Setup

Neue Veranstaltungen können schnell und einfach angelegt werden, bestehende Veranstaltungen lassen sich auf Knopfdruck kopieren und bearbeiten.

Datenimport „per Klick“

Teilnehmerdaten werden unkompliziert per Excel-Upload der Veranstaltung hinzugefügt und können dann über den Adminbereich bearbeitet werden.

Flexible Datenfelder

Interaktive Auswahl der gewünschten Datenfelder und Abfragen je Event. Abweichende Felder bei Absage, Pflichtfelder sowie vom Gast editierbare Felder können „per Klick“ definiert werden.

Mailings und PDF

Nachvollziehbarer Mailversand direkt aus dem Tool. Mailtemplates im Corporate Design des Kunden werden hinterlegt und sind je Event auswählbar. Über das PDF-Modul können zusätzlich personalisierte Teilnehmerdokumente auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden.

Hotelverwaltung

Intelligente Hotelverwaltung – Hotels, Zimmerarten und tagesgenaue Kontingente können angelegt und verwaltet werden. Die Hotelzuteilung erfolgt wahlweise auf Gäste- oder Gruppenbasis.

Reiseverwaltung

Integrierte Reiseverwaltung – Reisearten und Strecken inkl. entsprechender Kontingente können angelegt und verwaltet werden.

Aktivitäten

Einfaches Anlegen und Verwalten von Aktivitäten und Rahmenprogrammen inkl. Kontingenten. Vielfältige Buchungsoptionen für Haupt- und Begleitperson möglich.

Check-in

Elektronische Erfassung der Gäste vor Ort. Teilnehmersuche über QR-Code-Scan oder Namenssuche. Druck von Namensschildern oder personalisierten Teilnehmerunterlagen direkt aus dem System.

Feedback

Anlegen und Auswerten von individuellen Onlineumfragen nach einer Veranstaltung. Befragung erfolgt wahlweise anonym oder personalisiert. Auswertungen stehen als PDF-Report zur Verfügung.

Dashboard

Das Dashboard bietet Ihnen eine Übersicht über verschiedene Zahlen, die Ihre Veranstaltung betreffen. Hier bekommen Sie einen schnellen Überblick über den Anmeldestand, Kontingentauslastungen, verschickte E-Mails etc. Das Dashboard wird als Erstes angezeigt, wenn Sie sich einloggen oder ein anderes Event aktivieren.

Online erreichbar

eventry wird unter einer kundenspezifischen Domain aufgesetzt und ist somit über jeden aktuellen Internetbrowser erreichbar. Es sind keinerlei Installationen oder Integrationen bei Ihnen notwendig.

Bildergalerie

Mit der optional integrierbaren Bildergalerie wirkt Ihr Event auch nach dem Event. Schnelle Konfiguration, einfacher Bilder-Upload – schon unmittelbar nach dem Event ist Ihre Galerie online. Wahlweise mit oder ohne Login.

Hosting made in Germany

EU DSGVO

Datenschutz und Sicherheit

Sicherheit wird bei uns großgeschrieben. Weil wir wissen, dass Kundendaten sensible Daten sind, muss gerade an dieser Stelle ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet sein. Deshalb läuft jede eventry Installation abgesichert auf einem Guest-One-Server in einem der größten Rechenzentren in Deutschland und erfüllt so die Vorgaben der DSGVO.

Übrigens: Ihre Daten werden nicht dauerhaft vorgehalten, sondern je Event importiert und nach der Veranstaltung gelöscht. Welche Daten erfasst werden, entscheiden allein Sie durch eine einfache Konfiguration des Anmeldeformulars.

Erfolgreich eingesetzt bei:

1 2 3 4 5 6 7

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Kosten und Support

eventry bietet Ihnen ein einfaches und transparentes Kostenmodell.

Einmalige Lizenzkosten

Jährliche Betriebskosten

für Domain, Hosting,
SSL-Zertifikat, Backups
und Administration

Projekt-Pauschale

pro Event inkl. Support per Mail oder Telefon

Ergänzende Services

z.B. Akkreditierung und Technik vor Ort, nach Preisliste

Ergänzende Supportleistungen werden auf Ticketbasis oder, bei größeren Anpassungen, nach Angebot abgerechnet.
Sonderprogrammierungen, Anpassungen oder Grafikproduktionen bieten wir gerne nach Aufwand an. Für die Betreuung Ihrer Veranstaltungen vor Ort stellen wir Ihnen gerne die notwendige Hardware sowie das passende Personal zur Verfügung.

Wie kann ich starten?

Auch wenn die Nutzung von eventry recht einfach und intuitiv ist, begleiten wir Sie von Beginn an. Unser erprobter Onboardingprozess ist einfach, unkompliziert und sehr transparent.

1.

Persönliche, kostenfreie Erstberatung und Abstimmung Ihrer Wünsche und Anforderungen

2.

Maßgeschneidertes Angebot

3.

Kostenfreier Demozugang und persönliche Schulung

4.

Auftragserteilung bei Zufriedenheit

5.

Liveschalten des Systems

Bei uns wissen Sie immer genau, was Sie erwartet und was Sie bekommen.

DOWNLOAD

eventry Broschüre

Pläne, Wünsche, Fragen?
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Guest-One GmbH

Hofaue 39
42103 Wuppertal
Germany

Tel.: +49 202 37 161 – 0
Fax: +49 202 37 161 – 99
info@g1.de