„Mein linker linker Platz ist frei …“
… oder wie man Gästen ihre Plätze zuteilt.
Das Seating – oder zu deutsch die Sitzplatzverwaltung – gleicht oftmals einem großen Puzzle. Egal ob Reihenbestuhlung im Plenum oder Galatische für das Dinner – die Zuteilung von Gästen auf definierte Sitzplätze ist in der Regel ein manueller und damit mühsamer Prozess.
Häufig müssen bei der Zuteilung verschiedene Vorgaben in Einklang gebracht werden. Das können politische oder protokollarische Aspekte sein, aber auch Zugehörigkeiten zu bestimmten Teilnehmergruppen oder Kategorien. Auch Begleitpersonen, Gäste, die vielleicht geehrt werden oder einfach „nur“ Geburtstag haben, müssen berücksichtigt werden.
Leider ist das optimale Seating auch nicht statisch, sondern unterliegt gerade in den letzten Tagen und Stunden vor der Veranstaltung einer hohen Dynamik. Kurzfristige Absagen oder Namensänderungen sind genauso zu bearbeiten wie Nachmeldungen, zusätzliche Begleitpersonen oder sonstige Änderungen in der Bestuhlung oder im Ablauf. Zu guter Letzt stellt sich dann immer auch die Frage: wie und wann erfährt der Gast eigentlich, wo er sitzt?
Das G1-Seatingmodul, welches auf Wunsch in den GuestHub Adminbereich integriert werden kann, hilft Veranstaltern und Organisatoren hier den Überblick zu behalten. Bestuhlungspläne können schnell und flexibel grafisch angelegt werden. Auch eine große Anzahl an Tischen oder Plätzen im Plenum stellt kein Problem dar – zur besseren Übersicht können diese auf verschiedene sogenannte Maps aufgeteilt und zur Verteilung dann einzeln angesprungen werden.
Zu platzierende Gäste können dann in der Gästeliste nach diversen Kriterien gesucht, gefiltert und selektiert werden und mittels Mausklick auf die gewünschten Plätze gesetzt werden. Das gilt für einzelne Gäste wie auch für ausgewählte Gästegruppen. Auch ein automatisches Auffüllen von freien Plätzen ist im System mitgedacht und ermöglicht so eine sehr schnelle Belegung der einzelnen Plätze.
Das G1-Seatingmodul greift auch auf die Live-Check-in Informationen zu. Gäste, die bereits anwesend sind, sind im Seating farblich gekennzeichnet. Da die Gäste erst beim Check-in vor Ort ihre tatsächliche Platzinformation erhalten – sei es als Platzkarte oder auf dem Namensschild aufgedruckt – ist ein schnelles und flexibles Umplatzieren bis zum Eintreffen der Gäste möglich.
Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der konkreten Möglichkeiten und zeigen Ihnen Beispiele aus verschiedenen Veranstaltungen.
