Het juiste deelnemersbeheer – zelf implementeren of samenwerken met een serviceprovider?

Het beheer van uitnodigingen en deelnemers is een van de belangrijkste taken bij het plannen en uitvoeren van evenementen. Simpel gezegd: “Zonder gasten, geen evenement!”. En omdat deelnemersmanagement meestal ook aan het begin staat van elke evenementplanning, is het raadzaam om al vroeg na te denken over de juiste aanpak.

De eerste vraag die vaak bij je opkomt: “Zelf doen of uitbesteden aan een dienstverlener?” Er zijn goede redenen voor beide en ik wil in deze post graag enkele gedachten tegenover elkaar zetten.

De eerste vraag is of het om een eenmalig evenement gaat (bijv. een jubileum) of dat er in de loop van het jaar een groter aantal evenementen in het bedrijf plaatsvindt waarvoor de aanschaf van een in-house oplossing nodig zou kunnen zijn of
Software voor bezoekersbeheer
 rechtvaardigen. Voor een enkel evenement is de aanschaf van een intern hulpmiddel meestal niet de moeite waard. In dit geval is een serviceprovider die een systeem op ad-hocbasis kan configureren en leveren meestal flexibeler en ook sneller te implementeren.

Voor meerdere of terugkerende evenementen kan het gebruik van je eigen software voor deelnemersbeheer nuttig en ook kostenbesparend zijn. Eerst moet worden nagegaan welke vereisten de verschillende formaten met zich meebrengen en welke reeks functies nodig is in een systeem. Een conferentie die meerdere dagen duurt en waarvoor deelnemers moeten betalen, stelt andere eisen aan registratie en gastenbeheer dan een eenvoudig avondevenement voor 500 klanten en werknemers.

Een andere vraag die opkomt, is of er voldoende interne middelen zijn om een in-house oplossing aan te schaffen, te implementeren en vervolgens te gebruiken.
In onze ervaring zijn interne evenementenafdelingen meestal chronisch onderbemand en belast met veel verschillende taken en parallelle evenementen. Hier kan het uitbesteden van deelnemersbeheer aan een gespecialiseerde dienstverlener waardevolle middelen vrijmaken voor andere taken en de evenementafdeling ontlasten.

Timing is ook een belangrijk criterium voor of tegen een eigen systeem. Evenementen worden op steeds kortere termijn besloten en de doorlooptijden worden navenant korter. De markt voor software voor deelnemersbeheer is echter behoorlijk verwarrend en heterogeen – alleen al het definiëren van de vereisten, het selecteren van de serviceproviders en het omgaan met de verschillende tools en licentiemodellen kan enkele maanden in beslag nemen. En de interne IT-afdeling heeft nog niet eens inspraak gehad …

Last but not least moet je duidelijk zijn over welke aanvullende diensten nodig zijn.
Pure software is slechts één aspect van deelnemersbeheer. Full-service providers bieden een reeks aanvullende diensten, te beginnen met het ontwerp, het uitnodigingsbeheer de levering van
hotlines voor gasten speciale functies zoals stoel- of hotelmanagement of zelfs on-site ondersteuning voor accreditatie. accreditatie inclusief technologie en personeel.

Heb je nog vragen over welke aanpak geschikt is voor jouw evenement?
We geven je graag advies!

Checklist deelnemersbeheer: Een optimale briefing maken voor een dienstverlener

Het thema deelnemersbeheer is vaak zeer complex en veelzijdig en varieert ook naar gelang van het soort evenement. Om echter al in de planningsfase een zo realistisch mogelijke berekening voor een uitvoering te kunnen maken, is het raadzaam vooraf over bepaalde kerngegevens, randvoorwaarden en vereisten na te denken.

Een wijdverbreide misvatting is dat de kosten van professioneel deelnemersbeheer uitsluitend kunnen worden gemeten aan de hand van het aantal gasten – dat is niet het geval!
Veeleer rijst de vraag welke concrete processen in het deelnemersbeheer in kaart moeten worden gebracht en welke functies een registratieplatform moet bieden.
Het spectrum loopt hier uiteen van eenvoudige gebeurtenissen, waarbij alleen de zuivere aanvaarding of annulering
van de gasten moet worden vastgelegd, tot zeer complexe registratieswaar bijvoorbeeld ook begeleiders nodig zijn,
hotels
– en reizen en verschillende onderdelen van het programma moeten ook worden beheerd.

Deze functies moeten worden gecoördineerd en geconfigureerd in een systeem voor deelnemersbeheer, wellicht ook geprogrammeerd en vervolgens beschikbaar gesteld. Daar ontstaan eerst de kosten. Maar of er nu 150 of 1.500 gasten inschrijven is niet echt bepalend voor de opzet van het programma.

De volgende lijst moet u helpen om voor uw volgende project een zo gestructureerd mogelijke briefing te schrijven, zodat de dienstverlener de inspanning zo concreet mogelijk kan berekenen.

Checklist deelnemersbeheer:

  • Wanneer vindt het evenement plaats?
  • Wanneer moet de uitnodiging uitgaan, hoe lang is de inschrijvingsperiode?
  • Hoeveel gasten moeten er worden uitgenodigd en hoeveel gasten worden er verwacht?
  • Hoe moeten de uitnodigingen worden verstuurd – digitaal, per post of een combinatie?
  • Welke informatie moet aan de gasten worden gevraagd?
  • Zijn er verschillende categorieën gasten die verschillende verzoeken of opties krijgen (bv. een VIP mag een begeleider meenemen en krijgt ook een overnachting, een “gewone” gast mag dat niet)?
  • In welke talen moeten de uitnodigingen en het registratieplatform beschikbaar zijn?
  • Moeten begeleiders, hotelkamers, reizen en/of onderdelen van evenementen (bv. workshops) worden beheerd?
  • Is stoelbeheer (Seating) vereist?
  • Moet er tijdens de registratieperiode een hotline voor gasten (per post en/of telefoon) worden ingesteld?
  • Is er ook ondersteuning ter plaatse (
    inchecken van de gasten
    ) gewenst?
  • Moeten er naamplaatjes komen?
  • Hoe lang is de periode ter plaatse?
  • Zijn er vervolgmaatregelen gepland, zoals een enquête of een fotogalerij?
  • Welk budget is beschikbaar voor deelnemersbeheer?

Wat het laatste punt betreft, vinden veel onderzoekers het moeilijk om hier een eerste orde van grootte aan te geven. De vrees lijkt te bestaan dat de dienstverlener zich dan “opwerkt” tot het genoemde bedrag. Dat is niet het geval! Een eerste begroting helpt de dienstverlener echter om in de juiste richting te denken of verstandig en gericht advies te geven over welke processen en oplossingen in het genoemde budget passen.

Beheer van uitnodigingen voor evenementen – digitaal per e-mail of per post?

Een veelgestelde vraag van onze klanten: Wat is de beste manier om mijn gasten uit te nodigen voor mijn evenement?

Laat ik vooraf zeggen dat er geen duidelijke criteria of regels voor zijn.

Uit kostenoverwegingen en ook met het oog op duurzaamheid is een zuiver digitale uitnodiging per e-mail natuurlijk de beste optie. U bespaart de moeite van het ontwerpen en produceren van uitgebreide uitnodigingskaarten, er zijn geen verpakkings- en portokosten, en het is nog sneller ook.

Hieronder zullen wij de redenen opnoemen die niettemin kunnen pleiten voor het beheer van uitnodigingen per post:

  • Niet alle e-mailadressen zijn beschikbaar of worden niet goed onderhouden.
  • E-mailadressen zijn niet gepersonaliseerd, maar je hebt bijvoorbeeld veel info@ adressen
  • Sommige uit te nodigen personen hebben geen e-mailadres (bijvoorbeeld productiemedewerkers).
  • Gepensioneerd personeel of personeel met ouderschapsverlof is niet bereikbaar per mail
  • De doelgroep is niet technisch onderlegd of heeft een hoge leeftijdsopbouw

Er zijn echter ook andere aspecten die in het voordeel van een uitnodiging per post kunnen spreken. Een mooi ontworpen en gemaakte uitnodigingskaart is dus duidelijk waardevoller dan een e-mail. Vooral bij spraakmakende evenementen, zoals bedrijfsjubilea, toont dit de gasten een andere waardering. Een uitnodiging per post is ook beter geschikt om een conceptueel idee over te brengen of om met de uitnodiging de emotionele stemming voor het evenement te bepalen.

Ten slotte blijft een uitnodiging per post langer in het geheugen of in het oog van de gasten.
E-mails “verzenden” zichzelf snel, worden weggesorteerd, verwijderd en verdwijnen zo uit de aandacht van de genodigde.

Hoe uitnodigingsbeheer het best wordt uitgevoerd, hangt dus onder meer af van het formaat van het evenement, de doelgroep en ook van timing en budget. Wij adviseren u graag over de beste aanpak voor u. Dankzij ons eigen ontwerpteam ondersteunen wij u ook graag in de presentatiefase met eerste ideeën en concrete indelingen.