Beheer van uitnodigingen voor evenementen – digitaal per e-mail of per post?
Een veelgestelde vraag van onze klanten: Wat is de beste manier om mijn gasten uit te nodigen voor mijn evenement?
Laat ik vooraf zeggen dat er geen duidelijke criteria of regels voor zijn.
Uit kostenoverwegingen en ook met het oog op duurzaamheid is een zuiver digitale uitnodiging per e-mail natuurlijk de beste optie. U bespaart de moeite van het ontwerpen en produceren van uitgebreide uitnodigingskaarten, er zijn geen verpakkings- en portokosten, en het is nog sneller ook.
Hieronder zullen wij de redenen opnoemen die niettemin kunnen pleiten voor het beheer van uitnodigingen per post:
- Niet alle e-mailadressen zijn beschikbaar of worden niet goed onderhouden.
- E-mailadressen zijn niet gepersonaliseerd, maar je hebt bijvoorbeeld veel info@ adressen
- Sommige uit te nodigen personen hebben geen e-mailadres (bijvoorbeeld productiemedewerkers).
- Gepensioneerd personeel of personeel met ouderschapsverlof is niet bereikbaar per mail
- De doelgroep is niet technisch onderlegd of heeft een hoge leeftijdsopbouw
Er zijn echter ook andere aspecten die in het voordeel van een uitnodiging per post kunnen spreken. Een mooi ontworpen en gemaakte uitnodigingskaart is dus duidelijk waardevoller dan een e-mail. Vooral bij spraakmakende evenementen, zoals bedrijfsjubilea, toont dit de gasten een andere waardering. Een uitnodiging per post is ook beter geschikt om een conceptueel idee over te brengen of om met de uitnodiging de emotionele stemming voor het evenement te bepalen.
Ten slotte blijft een uitnodiging per post langer in het geheugen of in het oog van de gasten.
E-mails “verzenden” zichzelf snel, worden weggesorteerd, verwijderd en verdwijnen zo uit de aandacht van de genodigde.
Hoe uitnodigingsbeheer het best wordt uitgevoerd, hangt dus onder meer af van het formaat van het evenement, de doelgroep en ook van timing en budget. Wij adviseren u graag over de beste aanpak voor u. Dankzij ons eigen ontwerpteam ondersteunen wij u ook graag in de presentatiefase met eerste ideeën en concrete indelingen.
