Das richtige Teilnehmermanagement – inhouse umsetzen oder mit einem Dienstleister arbeiten?

Das Einladungs- und Teilnehmermanagement ist eines der wichtigsten Gewerke in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Einfach gesagt gilt: „Ohne Gäste, keine Veranstaltung!“ Und da das Teilnehmermanagement in der Regel auch am Anfang einer jeden Veranstaltungsplanung steht, empfiehlt es sich, sich frühzeitig Gedanken über die richtige Vorgehensweise zu machen.

Die erste Frage, die einem häufig in den Sinn kommt: „Selber machen oder an einen Dienstleister rausgeben?“ Für beides gibt es gute Gründe und ich möchte in diesem Beitrag einige Gedanken dazu gegenüberstellen.

Zunächst stellt sich die Frage, ob es sich um eine einzelne Veranstaltung handelt (z.B. ein Jubiläum) oder ob es über das Jahr eine größere Anzahl von Veranstaltungen im Unternehmen gibt, die vielleicht den Kauf einer Inhouse-Lösung bzw. Teilnehmermanagement Software rechtfertigen. Für einen einzelnen Anlass lohnt sich die Anschaffung eines internen Tools in der Regel nicht. Hier ist man mit einem Dienstleister, der ein System anlassbezogen konfigurieren und bereitstellen kann meist flexibler und auch schneller in der Umsetzung.

Bei mehreren oder wiederkehrenden Veranstaltungen kann der Einsatz einer eigenen Teilnehmermanagement Software sinnvoll und auch kostensparend sein. Hierbei gilt zunächst zu prüfen, welche Anforderungen die verschiedenen Formate mit sich bringen und welcher Funktionsumfang in einem System benötigt wird. Eine mehrtägige und für die Teilnehmer kostenpflichtige Konferenz bringt andere Anforderungen in der Registrierung und der Gästeverwaltung mit sich als eine einfache Abendveranstaltung für 500 Kunden und Mitarbeiter.

Eine weitere Frage, die sich stellt – sind ausreichend interne Ressourcen vorhanden, sich mit der Anschaffung, Implementierung und späteren Bedienung einer Inhouse-Lösung zu beschäftigen.
Nach unserer Erfahrung sind interne Eventabteilungen meist chronisch unterbesetzt und mit vielen verschiedenen Aufgaben und parallelen Events betraut. Hier kann die Auslagerung des Teilnehmermanagements an einen spezialisierten Dienstleister wertvolle Ressourcen für die anderen Aufgaben freisetzen und der Eventabteilung den Rücken frei halten.

Das Timing ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium für oder gegen ein eigenes System. Events werden immer kurzfristiger entschieden, die Vorlaufzeiten werden entsprechend immer kürzer. Der Markt für Teilnehmermanagement Software ist jedoch recht unübersichtlich und heterogen – allein die Definition der Anforderungen, die Auswahl der Dienstleister und die Beschäftigung mit den verschiedenen Tools und Lizenzmodellen, kann einige Monate in Anspruch nehmen. Und da hat die hausinterne IT noch gar nicht mitgesprochen …

Zu guter Letzt sollten Sie sich klar werden, welche Serviceleistungen zusätzlich benötigt werden.
Die reine Software ist nur ein Aspekt im Teilnehmermanagement. Fullservice-Dienstleister bieten eine Reihe von ergänzenden Leistungen, begonnen beim Design, dem Einladungsmanagement, der Bereitstellung von Gäste-Hotlines, Sonderfunktionen wie Sitzplatz- oder Hotelverwaltung oder auch die vor Ort Betreuung der Akkreditierung samt Technik und Personal.

Sie haben noch Fragen, welche Vorgehensweise für Ihre Veranstaltung die richtige ist?
Wir beraten Sie gerne!

Teilnehmermanagement Checkliste: Ein optimales Briefing für einen Dienstleister erstellen

Das Thema Teilnehmermanagement ist häufig sehr komplex, vielfältig und variiert zudem je nach Veranstaltungsart. Damit Sie aber dennoch bereits in der Planungsphase eine möglichst realistische Kalkulation für eine Umsetzung erhalten können, empfiehlt es sich, sich über gewisse Eckdaten, Rahmenbedingungen und Anforderungen im Vorfeld die richtigen Gedanken zu machen.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist es, dass man die Kosten für ein professionelles Teilnehmermanagement rein an der Anzahl der Gäste ablesen kann – dem ist nicht so!
Vielmehr stellt sich die Frage, welche konkreten Prozesse im Teilnehmermanagement abgebildet werden müssen und welche Funktionen eine Registrierungsplattform bereitstellen muss.
Die Bandbreite reicht hier von einfachen Veranstaltungen, wo lediglich die reine Zu- oder Absage
der Gäste erfasst werden muss, bis hin zu sehr komplexen Anmeldungen, bei denen z.B. auch Begleitpersonen, Hotels– und Reisen sowie unterschiedliche Programmteile mit verwaltet werden müssen.

Diese Funktionen müssen abgestimmt und in einem Teilnehmermanagement-System konfiguriert, vielleicht auch programmiert und dann bereitgestellt werden. Dort entsteht zunächst der Aufwand. Ob sich dann aber 150 oder 1.500 Gäste anmelden, ist für die Angebotsgestaltung nicht wirklich entscheidend.

Die folgende Liste soll Ihnen helfen, ein möglichst strukturiertes Briefing für Ihr nächstes Projekt zu verfassen und damit den Dienstleister in die Lage zu versetzen, den Aufwand so konkret wie möglich kalkulieren zu können.

Teilnehmermanagement Checkliste:

  • Wann findet die Veranstaltung statt?
  • Wann soll eingeladen werden, wie lange ist der Anmeldezeitraum?
  • Wie viele Gäste sollen eingeladen werden und wie viele Gäste werden erwartet?
  • Wie soll eingeladen werden – digital, per Post oder in einer Kombination?
  • Welche Informationen sollen bei den Gästen abgefragt werden?
  • Gibt es verschiedene Gästekategorien, die unterschiedliche Abfragen oder Optionen bekommen (z.B. ein VIP darf eine Begleitung mitbringen und bekommt auch eine Übernachtung, ein „normaler“ Gast darf dies nicht)?
  • In welchen Sprachen sollen Einladungen und Anmelde-Plattform zur Verfügung stehen?
  • Sind Begleitungen, Hotelzimmer, Reisen und/oder Eventteile (z.B. Workshops) zu verwalten?
  • Ist eine Sitzplatzverwaltung (Seating) erforderlich?
  • Soll eine Gäste-Hotline (Mail und/oder Telefon) im Anmeldezeitraum eingerichtet werden?
  • Ist auch eine vor Ort Betreuung (Checkin der Gäste) gewünscht?
  • Sollen Namensschilder produziert werden?
  • Wie lange ist der vor Ort Zeitraum?
  • Sind Follow Up Maßnahmen wie eine Umfrage oder eine Bildergalerie geplant?
  • Welches Budget steht für das Teilnehmermanagement zur Verfügung?

Was den letzten Punkt betrifft, so tun sich viele Anfragende schwer, hier eine erste Größenordnung zu nennen. Es gibt offenbar die Sorge, der Dienstleister würde sich dann an die genannte Summe „herankalkulieren“. Dem ist nicht so! Ein erstes Budget hilft aber dem Dienstleister, in die richtige Richtung zu denken bzw. sinnvoll und zielgerichtet zu beraten, welche Prozesse und Lösungen in das genannte Budget passen.

Event Einladungsmanagement – digital per E-Mail oder doch per Post?

Eine häufige Fragestellung unserer Kunden: Wie lade ich meine Gäste am besten zu meiner Veranstaltung ein?

Vorweg sei gesagt – dafür gibt es keine eindeutigen Kriterien oder Regeln.

Aus Kostengründen und auch im Hinblick auf Nachhaltigkeit bietet sich natürlich eine rein digitale Einladung per E-Mail an. Man spart sich den Aufwand für die Gestaltung und die Produktion aufwendiger Einladungskarten, hat keine Konfektionier– und Portkosten und schneller ist es auch noch.

Welche Gründe dennoch für ein Einladungsmanagement per Post sprechen können, führen wir im Folgenden einmal auf:

  • Es liegen gar nicht alle E-Mailadressen vor oder diese sind nicht gut gepflegt
  • E-Mailadressen sind nicht personalisiert, sondern Sie haben z.B. viele info@ Adressen
  • Ein Teil der Einzuladenden hat keine E-Mailadresse (z.B. Mitarbeiter aus der Produktion)
  • Pensionäre oder Mitarbeiter in Elternzeit können per Mail nicht erreicht werden
  • Die Zielgruppe ist nicht technik-affin oder hat eine hohe Altersstruktur

Es gibt aber auch weitere Aspekte, die für eine postalische Einladung sprechen können. So ist eine schön gestaltete und produzierte Einladungskarte deutlich wertiger als eine E-Mail. Gerade bei hochkarätigen Veranstaltungen, wie z.B. Firmenjubiläen bringt man den Gästen damit eine andere Wertschätzung entgegen. Eine postalische Einladung eignet sich auch besser, eine konzeptionelle Idee zu transportieren bzw. schon mit der Einladung emotional auf die Veranstaltung einzustimmen.

Zu guter Letzt bleibt eine postalische Einladung länger im Gedächtnis bzw. im Blick der Gäste.
E-Mails „versenden“ sich schnell, werden wegsortiert, gelöscht und verschwinden damit aus dem Fokus des Eingeladenen.

Wie das Einladungsmanagement am besten umgesetzt wird, hängt also unter anderem vom Veranstaltungsformat, von der Zielgruppe und auch von Timing und Budget ab. Gerne beraten wir Sie zu der für Sie optimalen Vorgehensweise. Dank unseres internen Design-Teams unterstützen wir Sie auch gerne schon in der Präsentationsphase mit ersten Ideen und konkreten Layouts.