„Mein linker linker Platz ist frei …“

… oder wie man Gästen ihre Plätze zuteilt.

Das Seating – oder zu deutsch die Sitzplatzverwaltung – gleicht oftmals einem großen Puzzle. Egal ob Reihenbestuhlung im Plenum oder Galatische für das Dinner – die Zuteilung von Gästen auf definierte Sitzplätze ist in der Regel ein manueller und damit mühsamer Prozess.

Häufig müssen bei der Zuteilung verschiedene Vorgaben in Einklang gebracht werden. Das können politische oder protokollarische Aspekte sein, aber auch Zugehörigkeiten zu bestimmten Teilnehmergruppen oder Kategorien. Auch Begleitpersonen, Gäste, die vielleicht geehrt werden oder einfach „nur“ Geburtstag haben, müssen berücksichtigt werden.

Leider ist das optimale Seating auch nicht statisch, sondern unterliegt gerade in den letzten Tagen  und Stunden vor der Veranstaltung einer hohen Dynamik. Kurzfristige Absagen oder Namensänderungen sind genauso zu bearbeiten wie Nachmeldungen, zusätzliche Begleitpersonen oder sonstige Änderungen in der Bestuhlung oder im Ablauf. Zu guter Letzt stellt sich dann immer auch die Frage: wie und wann erfährt der Gast eigentlich, wo er sitzt?

Das G1-Seatingmodul, welches auf Wunsch in den GuestHub Adminbereich integriert werden kann, hilft Veranstaltern und Organisatoren hier den Überblick zu behalten. Bestuhlungspläne können schnell und flexibel grafisch angelegt werden. Auch eine große Anzahl an Tischen oder Plätzen im Plenum stellt kein Problem dar – zur besseren Übersicht können diese auf verschiedene sogenannte Maps aufgeteilt und zur Verteilung dann einzeln angesprungen werden.

Zu platzierende Gäste können dann in der Gästeliste nach diversen Kriterien gesucht, gefiltert und selektiert werden und mittels Mausklick auf die gewünschten Plätze gesetzt werden. Das gilt für einzelne Gäste wie auch für ausgewählte Gästegruppen. Auch ein automatisches Auffüllen von freien Plätzen ist im System mitgedacht und ermöglicht so eine sehr schnelle Belegung der einzelnen Plätze.

Das G1-Seatingmodul greift auch auf die Live-Check-in Informationen zu. Gäste, die bereits anwesend sind, sind im Seating farblich gekennzeichnet. Da die Gäste erst beim Check-in vor Ort ihre tatsächliche Platzinformation erhalten – sei es als Platzkarte oder auf dem Namensschild aufgedruckt – ist ein schnelles und flexibles Umplatzieren bis zum Eintreffen der Gäste möglich.

Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der konkreten Möglichkeiten und zeigen Ihnen Beispiele aus verschiedenen Veranstaltungen.

Alle Jahre wieder – Guest-One auf der Best of Events

Zunächst wünschen wir allen Kunden, Lieferanten und Partnern ein gutes und gesundes neues Jahr 2024 und einen guten Start!

Das neue Jahr beginnt für uns traditionell mit einer Teilnahme an der Best of Events in Dortmund. Am 17. und 18. Januar öffnet die Leitmesse für Eventmanagement wieder ihre Tore. Uns finden Sie mit einem brandneuen Messestand in der Halle 4, Standnummer A 38.

Gerne laden wir Sie und Kollegen und Kolleginnen zu einem kostenlosen Messebesuch ein. Mit unserem Gutscheincode 154408 können Sie unter dem folgenden Link ein oder auch mehrere kostenfreie Tagestickets für die Messe bestellen: https://www.boe-international.de/code

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und auf interessante Gespräche in Dortmund.

Wie das richtige Teilnehmermanagement die Zahl der „No-shows“ reduzieren kann

Eine regelmäßige Begleiterscheinung bei vielen Veranstaltungen sind angemeldete Gäste, die dann aber nicht erscheinen – sogenannte „No-shows“. Diese „No-shows“ sind ärgerlich, da sie den Veranstalter eine Menge Geld kosten. Für diese Gäste werden Speisen und Getränke vorgehalten, aber auch Mobiliar, Servicepersonal oder Give-Aways kalkuliert. Auch gebuchte Hotelzimmer werden bei kurzfristigen Stornos meist zu 100% in Rechnung gestellt.

Natürlich gibt es Gründe für kurzfristige Absagen oder Nichterscheinen – Krankheit, Zug- oder Flugausfälle oder dringende andere Termine lassen sich nicht immer vermeiden. Es gilt aber, die Zahl der „No-shows“ auf ein Minimum zu reduzieren, um die oben aufgeführten unnötigen Kosten zu vermeiden. Ein gutes Teilnehmermanagement kann hierbei unterstützen.

Bleiben Sie mit den Gästen in Kontakt

Über ein professionelles Teilnehmermanagement System können Sie mit den Gästen einfach, schnell und kontinuierlich kommunizieren. Regelmäßige Reminder- oder Infomails liefern neueste Details zum Programm, machen neugierig auf das Event und helfen dabei, den Termin und die Veranstaltung in den Köpfen der Gäste zu halten. Oftmals wird früh eingeladen, die Gäste sagen für eine Veranstaltung in drei oder vier Monaten zu und vergessen dies dann, wenn sie in der Zwischenzeit nicht auf dem Laufenden gehalten werden.

Machen Sie es den Gästen einfach

Gute Teilnehmermanagement Lösungen bieten einen sogenannten Re-Login für die Gäste. Die Onlineanmeldung bleibt dabei auch nach der initialen Zusage geöffnet – der Gast kann so seine Anmeldung bis zum finalen Anmeldeschluss jederzeit selber bearbeiten oder verändern. Jede der oben aufgeführten Mailings sollte daher unbedingt nochmal die Zugangsdaten zur Onlineanmeldung beinhalten, damit der Gast mit einem Klick wieder auf der Anmeldeplattform landet. Auch ein einfacher Absage- oder Änderungs-Link am Ende der Mail hilft dem Gast, seine Anmeldung bei Bedarf mit einem Klick zu bearbeiten.

Nutzen Sie eine Gäste-Hotline

Bei vielen Events steht für die Gäste auch eine telefonische Hotline zur Verfügung, über welche Fragen zur Veranstaltung oder zum Ablauf adressiert werden können. Nutzen Sie diese Hotline auch zum proaktiven Nachfass bei den Gästen, insbesondere bei denen, die sich gar nicht zurückmelden.

Kontinuität und Transparenz – nach dem Event ist vor dem Event

Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen wird das Teilnehmermanagement mit der Wiederholung besser. Das beginnt schon mit der Einladung, Häufig wird „mit der Gießkanne“ eingeladen oder der Verteiler des Vorjahres genutzt. Das Teilnehmerverhalten der Vorjahre wird dabei in der Regel aber nicht beachtet, meist weil man diese Informationen gar nicht (mehr) hat.

Ein kontinuierlicher Teilnehmermanagement Prozess liefert die notwendige Transparenz und Auswertungen – auch über mehrere Jahre und Events. Teilnehmer, die immer wieder zusagen und nie erscheinen, können identifiziert und von künftigen Einladungen ausgeschlossen werden.

Dies sind nur einige Aspekte, mit denen wir als Teilnehmermanagement-Spezialist die Zahl der „No-shows“ gering halten können. Gerne besprechen wir das Thema für Ihre konkrete Veranstaltung und beraten Sie hinsichtlich der Möglichkeiten. Kontaktieren Sie uns noch heute!

Ab wann lohnt sich eigentlich ein professionelles Teilnehmermanagement?

Eine gerne und häufig gestellte Frage ist, ab wie vielen Teilnehmern sich denn der Einsatz einer professionellen Teilnehmermanagement Software oder eines Dienstleisters überhaupt lohnt.

Welche Daten werden aufgenommen?

Auf den ersten Blick könnte man vermuten, dass dies generell erst bei großen Teilnehmerzahlen sinnvoll ist. Tatsächlich ist die reine Teilnehmerzahl aber nicht unbedingt das ausschlaggebende Kriterium. Viel relevanter ist die Menge an Daten und Informationen, die pro Gast abzufragen und zu verwalten sind. Können z.B. mehrere Begleitpersonen mit angemeldet werden, kann der Gast sein Programm aus vielen verschiedenen Veranstaltungsteilen individuell zusammenstellen oder hat er eine komplexe An- und Abreiselogistik mit verschiedenen Flugsegmenten, dann kommt man mit einer manuellen Bearbeitung oder Excellisten schnell an seine Grenzen. Das gilt auch, wenn die Anmeldung zur Veranstaltung mehrstufig oder in zeitlich unterschiedlichen Schritten erfolgen soll. Oft wird zunächst die reine Teilnahme für eine erste Planung abgefragt, Reisedaten, Hotelwünsche oder die Teilnahme an Workshops erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Wie viele Personen organisieren die Veranstaltung?

Ein ebenso wichtiger Aspekt – wie viele Personen sind mit der Organisation des Events und des Teilnehmermanagements betraut. Gerade wenn Veranstaltungen dezentral und von verschiedenen Personen organisiert werden, ist es wichtig, alle relevanten Daten in Echtzeit zentral zur Verfügung zu haben. Die aufbereitete (Excel)Liste, die sonst an alle geschickt wird, ist meist schon zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet, weil sich irgendwelche Informationen bei den Gästen schon wieder geändert haben.

Die Vorteile eines digitalen Systems

Der Einsatz eines Teilnehmermanagement Systems unterstützt einen durchgängig digitalen und DSGVO-konformen Prozess. Digitale Einladungen per E-Mail, schnelle und einfache Onlineanmeldungen und E-Mail-Bestätigungen mit eTickets oder Wallet sind heutzutage nicht nur „state-of-the-art“, sondern sie zahlen auch auf das Thema Nachhaltigkeit ein. Zudem spart der Einsatz einer entsprechenden Software eine Menge an internen Ressourcen und ist weniger fehleranfällig. Schauen Sie bei Ihren Überlegungen also nicht nur auf die Teilnehmerzahlen, sondern prüfen Sie, welcher Prozess abgebildet werden muss, welche Komplexität die Veranstaltung hat und welche und wie viele Daten und Informationen pro Gast zu verarbeiten sind. Gerne helfen wir Ihnen auch bei einer ersten Einschätzung und beraten Sie bei Ihrer Veranstaltung.

Guest-One beim ToolTalk

Am 19. September um 09:30 Uhr startet der kostenfreie ToolTalk „Event-Management-Lösungen“. Organisiert wird das einstündige digitale Format von Katrin Taepke, die seit vielen Jahren erfolgreich den Blog „micestens-digital.de“ betreibt. Katrin Taepke ist Expertin für Teilnehmer- und Eventmanagement Software und Systeme. Im ToolTalk stellt Sie jeweils drei ausgewählte Anbieter und deren Lösungen vor.

Am 19. September teilen wir „die Bühne“ mit den Kollegen von ALOOM und von colada. Eine Teilnahme am ToolTalk ist kostenfrei möglich. Hierzu ist nur eine kurze Registrierung unter: https://www.micestens-digital.de/tooltalk-event-management-loesungen/ notwendig, die Zugangsdaten kommen dann per E-Mail. Wir freuen uns auf einen spannenden Talk und viele interessierte Zuschauer.

Schneller Einlass dank digitaler Akkreditierung

Damit eine Veranstaltung für die Gäste positiv beginnt, kommt auch einem schnellen Check-In und Einlass eine besondere Bedeutung zu. Nichts ist für die Gäste lästiger und unangenehmer, als langes Anstehen an einem Counter, um dann, wenn man endlich an der Reihe ist, festzustellen, dass der Name leider nicht auf der Gästeliste steht oder dass das Namensschild nicht auffindbar ist.

Die Vorteile eines digitalen Systems

Dabei ist ein schneller und für die Gäste komfortabler Check-In Prozess kein Hexenwerk. Grundsätzlich empfiehlt es sich, auch bei der Akkreditierung auf ein digitales System zu setzen und auf gedruckte Listen, manuelles Abhaken und vorproduzierte Namensschilder zu verzichten. Das ist nicht nur schneller, sondern auch deutlich flexibler. Zum einen kann auf eine alphabetische Einteilung der Counter verzichtet werden – die Gäste können sich flexibel auf die vorhandenen Stationen verteilen und so alle Counter optimal nutzen.

Anstelle, dass vorgedruckte Namensschilder aus irgendwelchen Karteikästen herausgesucht werden, empfehlen wir, das Badge erst beim Check-In des Gastes live zu drucken. Das geht nicht nur schneller (in 2-3 Sekunden ist das Schild gedruckt), es ist auch deutlich nachhaltiger, da keine Schilder für nicht erschienene Gäste weggeworfen werden müssen. Ein weiterer wichtiger Effekt – Übersichten über bereits anwesende und noch fehlende Gäste stehen im System in Echtzeit zur Verfügung und ermöglichen so, bei Bedarf im Veranstaltungsablauf reagieren zu können.

Im Check-In System stehen alle Daten der Gäste auf Knopfdruck zur Verfügung. Wichtige Informationen wie Gastkategorien, gebuchte Programmteile oder auszugebende Materialien können in der Check-In Maske angezeigt werden und ermöglichen so eine sehr persönliche Ansprache und kompetente Behandlung der Gäste. Alle Systeme sind dabei so entwickelt, dass nur eine kurze Hostessen-Einweisung von wenigen Minuten notwendig ist um alles richtig zu bedienen. Erfahrende Projektleiter von Guest-One sorgen für den Aufbau der Technik, übernehmen die Einweisung des Personals und sind als Troubleshooter während des Einlasses dabei.

Der digitale Check-in von Guest-One

Wer mehr über unsere Vorgehensweisen und Möglichkeiten erfahren möchte, der findet hier weitere Informationen und Beispiele: GuestHub Check-In

Innovationen für die Eventbranche: Guest-One führt Online-Umfrage durch

Innovationen machen das möglich, was zuvor unmöglich erschien – und sie machen den Alltag auch in der Eventbranche leichter.
Als Experten für das digitale Teilnehmermanagement engagieren wir uns täglich dafür, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen für unsere Kunden noch einfacher, noch intuitiver zu gestalten. Doch das geht nicht ohne Sie. Sie können am besten beurteilen, welche neuen Technologien und Möglichkeiten die Eventbranche wirklich voranbringen und echtes Innovationspotenzial bieten.

Deswegen möchten wir Sie bitten, sich 2-3 Minuten Zeit zu nehmen und an unserer kurzen Umfrage zu diesem Thema teilzunehmen.

Umfrage Innovation

Die richtige Teilnehmermanagement Plattform – All in one oder maßgeschneidert?

Der Markt für Teilnehmermanagement-Software und Plattformen ist mehr als unübersichtlich. Zahllose Anbieter offerieren unterschiedliche Lösungen, die Corona Pandemie hat weitere – teils neue – Dienstleister hervorgebracht. Über die letzten Jahre sind vor allem sogenannte „All-in-one“-Plattformen auf den Markt gekommen. Große, allumfassende Systeme, mit unzähligen Funktionen und integrierten Apps, nutzbar für jedes Veranstaltungsformat – egal ob live, digital oder hybrid. Quasi die berühmte „eierlegende Wollmilchsau“ …

All in one-Lösungen

Es gibt ohne Zweifel Bedarf an solch vollintegrierten Plattformen, eines haben jedoch alle Systeme gemeinsam: für einen Großteil der Projekte, die damit umgesetzt werden sollen, sind sie schlicht zu überladen mit Funktionen und zu komplex in der Bedienung! Hohe Kosten, zeitaufwendige Installationen und Konfigurationen sowie schlechter Support stellen die Kunden vor zusätzliche Herausforderungen und lassen sie nach Alternativen suchen.

Event-spezifische Lösungen

Eine Alternative sind flexible und modulare „Baukasten-Systeme“, wie z.B. unser G1 GuestHub. Dabei wird eine Lösung ganz konkret auf die veranstaltungsspezifischen Bedürfnisse konfiguriert. Der Kunde bekommt (und bezahlt) nur die Funktionen, die er tatsächlich für die Umsetzung des Projektes benötigt. Dem Leistungsumfang sind dabei keine Grenzen gesetzt – zahlreiche Module wie z.B. eine Hotel- oder Workshopverwaltung oder ein platzgenaues Seating, lassen sich bei Bedarf in kürzester Zeit anpassen und implementieren.

Bevor man sich also für die eine oder andere Lösung am Markt entscheidet, hilft ein Blick auf die eigenen Eventformate und die damit verbundenen konkreten Anforderungen an das Teilnehmermanagement. Wenn Sie hauptsächlich Online- oder Tagesveranstaltungen umsetzen, dann benötigen Sie in der Regel keine aufwendige Hotelverwaltung. Auch Gruppenanmeldungen oder Wartelistenfunktionen spielen bei einer Vielzahl von Veranstaltungen keine Rolle.

TIPP: Orientieren Sie sich bei der Anforderungsliste an den 90% Standardveranstaltungen und nicht am Sonderfall, der nur alle zwei Jahre einmal aufkommt!

Ergänzende Leistungen

Ein weiteres Augenmerk sollte man auch auf mögliche Zusatzservices legen, die im Rahmen der Veranstaltungsorganisation benötigt werden. Viele der großen Anbieter bieten beispielsweise keine oder nur eingeschränkte On Site Services an. Diese Services skalieren nämlich nicht, sondern man muss entsprechendes Personal und Technik dafür vorhalten. Hier stellt sich die Frage, welches Servicelevel gewünscht ist. Reicht eine Smartphone App für den Checkin der Gäste nicht und möchte man sich für die Akkreditierung vor Ort auch nicht mit Drittanbietern auseinandersetzen, dann empfiehlt sich auch hier die Suche nach einem spezialisierten Fullservice-Dienstleister, der auch vor Ort eine umfängliche Betreuung gewährleisten kann.

Marcel Schettler zu Gast im Podcast BVMW e.V.

Das perfekte Gästemanagement mit Guest-One: Ein Blick hinter die Kulissen

Im neuesten Podcast von „BVMW e.V. Bergisches Städtedreieck stellt Unternehmer vor“ hatte Guest-One GmbH aus Wuppertal die Ehre, Gast zu sein.
Marcel Schettler, der Geschäftsführer des Unternehmens, wurde von Diana Walther interviewt und präsentierte den Zuhörern einen Einblick in die Welt des perfekten Crew- und Gästemanagements.

Dabei zeigte er, wie Guest-One mit innovativen Lösungen Veranstaltern das Leben enorm erleichtert und gleichzeitig einen hervorragenden Service bietet.
Von der Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) im Gästemanagement bis hin zur Frage, ob man im Metaverse auch ein Ticket benötigt – all das wurde in den spannenden 21 Minuten des Podcasts behandelt.

 

„Guest One GmbH aus Wuppertal über das perfekte Gästemanagement….“

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Teilnehmermanagement für ein nachhaltiges Event

Wie das richtige Teilnehmermanagement zu nachhaltigen Veranstaltungen beiträgt

Fragt man Unternehmen oder Agenturen nach dem nächsten großen Trend im Bereich Events, Messen und Kongresse, so kommt einstimmig die Antwort: „Nachhaltigkeit!“
Veranstaltungen müssen und sollen nachhaltig und möglichst CO2-neutral werden – ein Aspekt, auf den neben den Organisatoren auch immer mehr Teilnehmer von Veranstaltungen gesteigerten Wert legen.

Darauf kommt es bei nachhaltigen Events an!

Im Eventkontext denkt man bei Nachhaltigkeit dann zuerst an Dinge wie technische Ausstattung, Geräte und deren Stromverbrauch, wiederverwendbare Dekoration, Möbel oder Set-Bauten und natürlich an das Catering für die Gäste, welches zunehmend vegetarisch oder sogar vegan gestaltet wird. Aber auch das richtige Einladungs- und Teilnehmermanagement kann auf das Thema Nachhaltigkeit bedeutend einzahlen.

Das beginnt zunächst mit der Entscheidung für einen vollständig digitalen und damit papierlosen Prozess. Einladungen lassen sich bequem und einfach per Mail versenden, die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt über ein entsprechendes Online-Portal. Faxe, Postkarten oder andere analoge Anmeldearten sind genauso passé wie der postalische Versand von Bestätigungen oder Tickets.
Mit der Anmeldung erhält jeder Gast eine Bestätigung per Mail sowie ein digitales Ticket oder Wallet für die schnelle Erfassung vor Ort.

Über die Onlineanmeldung lassen sich auch nachhaltige Anreisemöglichkeiten erfassen und organisieren. So kann man z.B. die Buchung von Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn in den Anmeldeverlauf implementieren. Mit dem Veranstaltungsticket der Bahn reisen die Teilnehmer in den Nah- und Fernverkehrszügen der Deutschen Bahn mit 100 Prozent Ökostrom und somit CO2-frei. Damit wird der CO2-Ausstoß der Veranstaltung nachhaltig verringert.

Auch Fahrgemeinschaften für eine gemeinsame Nutzung von (Firmen) Fahrzeugen lassen sich über das Teilnehmermanagement unkompliziert organisieren.

Digital geht es auch vor Ort weiter. Statt vorproduzierter Teilnehmerunterlagen und Namensschilder, produzieren wir erst dann, wenn der Gast auch vor Ort erscheint. Der Live-Druck geht nicht nur schneller als das Heraussuchen von vorgedruckten Unterlagen aus irgendwelchen Karteikästen, es ist zudem deutlich flexibler, da auf alphabetisch eingeteilte Counter verzichtet werden kann. Vor allem wird aber die Menge Müll deutlich reduziert, da für nicht anreisende Gäste gar nicht erst produziert wird.

Teilnehmermanagement für eine nachhaltige Veranstaltung anfragen

Nachhaltigkeit kann also bei bereits bei der Auswahl des richtigen Teilnehmermanagement bzw. mit der Festlegung der richtigen Prozesse beginnen. Besprechen Sie mit uns Ihre nächste Veranstaltungsidee und lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir zu einer möglichst nachhaltigen Umsetzung beitragen können.