Het juiste deelnemersbeheerplatform – alles-in-één of maatwerk?

De markt voor software en platforms voor deelnemersbeheer is meer dan verwarrend. Talloze providers bieden verschillende oplossingen en de Corona-pandemie heeft nog meer – in sommige gevallen nieuwe – serviceproviders voortgebracht. De afgelopen jaren zijn er zogenaamde “alles-in-één” platforms op de markt gekomen. Grote, allesomvattende systemen, met talloze functies en geïntegreerde apps, bruikbaar voor elk evenementformaat – live, digitaal of hybride. Quasi de beroemde “eierlegende Wollmilchsau” …

Alles-in-één oplossingen

Het lijdt geen twijfel dat er behoefte is aan dergelijke volledig geïntegreerde platforms, maar alle systemen hebben één ding gemeen: voor de meerderheid van de projecten die ermee worden geïmplementeerd, zijn ze gewoon te overladen met functies en te complex om te bedienen! Hoge kosten, tijdrovende installaties en configuraties en slechte ondersteuning vormen extra uitdagingen voor klanten en zorgen ervoor dat ze op zoek gaan naar alternatieven.

Evenement-specifieke oplossingen

Een alternatief zijn flexibele en modulaire “bouwsteensystemen”, zoals onze G1 GuestHub. Tijdens dit proces wordt een oplossing heel specifiek geconfigureerd voor de specifieke behoeften van het evenement. De klant krijgt (en betaalt) alleen de functies die hij daadwerkelijk nodig heeft voor de implementatie van het project. Er zijn geen grenzen aan de omvang van de services – talloze modules, zoals hotel- of werkplaatsbeheer of ruimtespecifieke zitplaatsen, kunnen indien nodig in zeer korte tijd worden aangepast en geïmplementeerd.

Dus voordat je kiest voor de ene of de andere oplossing op de markt, helpt het om te kijken naar je eigen evenementformats en de bijbehorende concrete vereisten voor deelnemersbeheer. Als je voornamelijk online of overdag evenementen organiseert, dan heb je meestal geen uitgebreid hotelmanagement nodig. Groepsregistraties of wachtlijstfuncties zijn ook niet relevant voor een groot aantal evenementen.

TIP: Baseer je lijst met vereisten op de 90% standaardgebeurtenissen en niet op het speciale geval dat zich maar eens in de twee jaar voordoet!

Aanvullende diensten

Er moet ook aandacht worden besteed aan mogelijke extra diensten die nodig kunnen zijn als onderdeel van de organisatie van het evenement. Veel van de grote aanbieders bieden bijvoorbeeld geen of slechts beperkte diensten op locatie. Deze diensten zijn niet schaalbaar, maar je moet er wel het juiste personeel en de juiste technologie voor hebben. De vraag is hier welk serviceniveau gewenst is. Als een smartphone-app voor het inchecken van gasten niet genoeg is en je niet wilt werken met externe leveranciers voor accreditatie ter plaatse, dan is het ook aan te raden om op zoek te gaan naar een gespecialiseerde fullserviceprovider die ook uitgebreide ondersteuning ter plaatse kan garanderen.