Het juiste deelnemersbeheerplatform – alles-in-één of maatwerk?
De markt voor software en platforms voor deelnemersbeheer is meer dan verwarrend. Talloze aanbieders bieden verschillende oplossingen en de Corona pandemie heeft nog meer – in sommige gevallen nieuwe – dienstverleners voortgebracht. De laatste jaren zijn er zogenaamde “alles-in-één” platforms op de markt gekomen. Grote, allesomvattende systemen met talloze functies en geïntegreerde apps, bruikbaar voor elk evenementformaat – live, digitaal of hybride. Bijna de beroemde “eierlegende Wollmilchsau” …
Het lijdt geen twijfel dat er behoefte is aan dergelijke volledig geïntegreerde platforms, maar alle systemen hebben één ding gemeen: voor de meerderheid van de projecten die ermee moeten worden geïmplementeerd, zijn ze gewoon te overladen met functies en te complex om te bedienen! Hoge kosten, tijdrovende installaties en configuraties en slechte ondersteuning vormen extra uitdagingen voor klanten en zorgen ervoor dat ze op zoek gaan naar alternatieven.
Een alternatief zijn flexibele en modulaire “bouwbloksystemen”, zoals onze G1 GuestHub. Hier wordt een oplossing specifiek geconfigureerd naar de behoeften van het evenement. De klant krijgt (en betaalt) alleen de functies die hij daadwerkelijk nodig heeft voor de implementatie van het project. Er zijn geen grenzen aan de omvang van de services – talloze modules, zoals hotel- of workshopmanagement of ruimtespecifieke zitplaatsen, kunnen naar behoefte in zeer korte tijd worden aangepast en geïmplementeerd.
Dus voordat je kiest voor de ene of de andere oplossing op de markt, helpt het om te kijken naar je eigen evenementformats en de bijbehorende concrete vereisten voor deelnemersbeheer. Als je voornamelijk online of eendaagse evenementen organiseert, heb je meestal geen complex hotelbeheer nodig. Groepsregistraties of wachtlijstfuncties spelen ook geen rol voor een groot aantal evenementen.
TIP: Baseer je lijst met vereisten op de 90% standaardgebeurtenissen en niet op het speciale geval dat maar eens in de twee jaar voorkomt. Niet het speciale geval dat maar eens in de twee jaar voorkomt!
Er moet ook aandacht besteed worden aan mogelijke extra diensten die nodig kunnen zijn tijdens de organisatie van het evenement. Veel van de grote aanbieders bieden bijvoorbeeld geen of slechts beperkte diensten op locatie. Deze diensten zijn niet schaalbaar, maar je moet wel het juiste personeel en de juiste technologie beschikbaar hebben. De vraag is hier welk serviceniveau gewenst is. Als een smartphone-app voor het inchecken van gasten niet voldoende is en je geen zaken wilt doen met externe aanbieders voor accreditatie op locatie, dan is het raadzaam om op zoek te gaan naar een gespecialiseerde full-service aanbieder die ook uitgebreide ondersteuning op locatie kan garanderen.
