Intern deelnemersbeheer
met onze software

Software voor deelnemersbeheer
voor bedrijven & agentschappen

Als tool voor deelnemersbeheer helpt eventry je bij het plannen, beheren en controleren van alle processen – naadloos voor, tijdens en na het evenement. Een ander voordeel: het aantrekkelijke licentiemodel van eventry! Met de initiële licentie- en implementatiekosten kan eventry bedrijfsbreed worden gebruikt zonder gebruikersbeperkingen. Voor elk evenement wordt slechts een beheersbaar forfaitair bedrag aangerekend, waarin de ondersteuning reeds is inbegrepen. De investering in eventry wordt afgeschreven na slechts een paar evenementen.

  • Softwareoplossing voor intern beheer van evenementen
  • Optimaal voor kleinere terugkerende evenementen
  • Eenvoudig en intuïtief gebruik
  • Optimaliseert taken en processen
  • Hoge mate van maatwerk
  • Aantrekkelijk licentiemodel
Download PDF

Een selectie van tevreden eventry-klanten:

Deutsche Bröse Logo auf der eventry Seite
Deutsche Bröse Logo auf der eventry Seite
Brabus Logo auf der eventry Seite
Brabus Logo auf der eventry Seite
Goldbeck Logo auf der eventry Seite
Goldbeck Logo auf der eventry Seite
Gothaer Logo auf der eventry Seite
Gothaer Logo auf der eventry Seite
Vorwerk Logo auf der eventry Seite
Vorwerk Logo auf der eventry Seite
Cupra Logo auf der eventry Seite
Cupra Logo auf der eventry Seite

Ontvang persoonlijk advies en toegang tot demo’s

MAAK NU EEN AFSPRAAK

eventry biedt deze oplossingen voor uw evenementen

Zoveel als nodig, maar geen functie te veel: als je druk bent met de voorbereiding van je evenement, heb je een gerichte oplossing nodig. Hier vind je een korte uitleg van de afzonderlijke modules:

Nieuwe gebeurtenissen kunnen snel en eenvoudig worden aangemaakt en bestaande gebeurtenissen kunnen met één druk op de knop worden gekopieerd en bewerkt.

Eenvoudig creëren en beheren van activiteiten en ondersteunende programma’s incl. Contingenten. Verschillende boekingsopties beschikbaar voor hoofdpersoon en begeleider.

In het geïntegreerde gebruikers- en rechtenbeheer kunnen systeemgebruikers onafhankelijk worden aangemaakt met gesorteerde autorisaties. Er kunnen graduele autorisaties (rollen) worden toegekend. Deze rollen worden toegewezen per gebruiker en per gebeurtenis.

Grafische sjablonen in de huisstijl van je bedrijf worden in het systeem opgeslagen voor de online registratiepagina’s en kunnen met één muisklik worden geselecteerd voor elk evenement.

eventry is opgezet onder een aangepast domein en is daarom toegankelijk via elke gangbare internetbrowser. Installaties of integraties zijn niet nodig.

De online registratie is standaard beschikbaar in het Duits en Engels. Tekst en inhoud kunnen onafhankelijk worden onderhouden via intuïtieve gebruikersinterfaces.

Interactieve selectie van de gewenste gegevensvelden en query’s voor elke gebeurtenis. Verschillende velden voor annuleringen, verplichte velden en velden die door de gast kunnen worden bewerkt, kunnen “per klik” worden gedefinieerd.

Deelnemersgegevens kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan het evenement via een Excel-upload en kunnen vervolgens worden bewerkt via het beheergebied.

Traceerbare postverzending rechtstreeks vanuit de tool. Mailsjablonen in de huisstijl van de klant worden opgeslagen en kunnen voor elk evenement worden geselecteerd. De PDF-module kan ook worden gebruikt om gepersonaliseerde deelnemersdocumenten te leveren met één druk op de knop.

Geïntegreerd reisbeheer – soorten reizen en routes incl. overeenkomstige quota kunnen worden aangemaakt en beheerd.

Intelligent hotelbeheer – hotels, kamertypes en dagelijkse toewijzingen kunnen worden aangemaakt en beheerd. Hotels worden toegewezen aan gasten of groepen.

Elektronische registratie van gasten ter plaatse. Deelnemers zoeken via QR-code scan of naam zoeken. Print naambadges of gepersonaliseerde deelnemersdocumenten rechtstreeks vanuit het systeem.

Het dashboard geeft je een overzicht van verschillende cijfers met betrekking tot je evenement. Hier krijg je een snel overzicht van de registratiestatus, het quotagebruik, verzonden e-mails, enz. Het dashboard is het eerste wat je ziet wanneer je inlogt of een ander evenement activeert.

Met de optioneel geïntegreerde fotogalerij heeft je evenement ook na afloop nog impact. Snelle configuratie, eenvoudige beeldupload – uw galerij staat onmiddellijk na het evenement online. Optioneel met of zonder login.

Individuele online enquêtes maken en analyseren na een evenement. De enquête kan anoniem of gepersonaliseerd zijn. Analyses zijn beschikbaar als PDF-rapport.

De software voor uw deelnemersbeheer

Eventry Displayvarianten

Hoe kan ik beginnen?

Hoewel het gebruik van eventry vrij eenvoudig en intuïtief is, ondersteunen we je vanaf het begin. Ons beproefde inwerkproces is eenvoudig, ongecompliceerd en zeer transparant.

  • Consultancy + individueel aanbod
  • Demo toegang + bestelling plaatsen
  • Live wandeling + vertrouwd raken met het systeem
EVENEMENT NU REALISEREN

Succesvol in gebruik bij:

naar de referentieprojecten

Kosten en ondersteuning

Bij eventry vertrouwen we niet voor niets op een flexibel en eenvoudig betalingsmodel. Uit praktische ervaring weten wij hoe uiteenlopend evenementen kunnen zijn qua omvang en frequentie. Daarom kunt u onze software voor deelnemersbeheer gebruiken met een gunstig licentiemodel – en zonder gebruikersbeperkingen. In plaats van maandelijkse vaste kosten of vergoedingen per gebruiker, werken wij met een uniform event flat rate, waarin onze ondersteuning al is inbegrepen. Daarbij komen nog de operationele kosten voor lopende administratie, domein en SSL-certificaat en hosting in een Duits datacenter.

Eenmalige kosten

vanaf €15.995

Licentie-, installatie- en implementatiekosten Incl. Opleiding

Kosten per evenement

    • Vast tarief per evenement inclusief. Ondersteuning per post of telefoon

295,00 € per evenement

Bedrijfskosten

    • Administratie
    • Domein en SSl-certificaat
    • Hosting & Back-up

1.950,00 € per jaar

Diensten

  • Lay-out en ontwerp
  • Uitnodiging productie
  • Brievenwinkel & Verzending
  • Hotline voor gasten
  • Ondersteuning ter plaatse

Gegevensbescherming bij eventry

Veiligheid is voor ons een topprioriteit. Omdat klantgegevens gevoelig zijn, moet bij het beheer van digitale abonnees het hoogste beveiligingsniveau worden gewaarborgd. Daarom draait elke GuestHub installatie veilig op een Guest-One server in een van de grootste datacenters in Duitsland en voldoet daarmee aan de eisen van de DSGVO. Trouwens: Je gegevens worden niet permanent bewaard, maar per evenement geïmporteerd en na het evenement verwijderd. Alleen jij bepaalt welke gegevens worden verzameld door simpelweg het registratieformulier te configureren.

Veelgestelde vragen

Goede software voor bezoekersbeheer is webgebaseerd, heeft een groot aantal functies en heeft idealiter een modulaire structuur. Geen twee evenementen zijn hetzelfde, dus de software moet kunnen worden geconfigureerd op basis van het evenement of de respectieve vereisten.

In principe zijn (bijna) alle evenementformats te realiseren met Eventry. De enige voorwaarde is dat ze gratis moeten zijn voor deelnemers, want Eventry verwerkt geen betalingen.

Met Eventry is er geen fundamentele limiet op het aantal deelnemers, dus ook grotere evenementen kunnen met Eventry worden gerealiseerd.

Eventry heeft een zeer uitgebreide reeks functies en onderscheidt zich daarom van veel concurrenten. Bovendien kan een willekeurig aantal gebruikers met een bedrijfslicentie in het systeem werken. Er zijn geen beperkingen op het aantal toegangen dat een klant heeft.

Wij installeren 2 tot 3 keer per jaar Eventry-updates in alle systemen. Deze updates, waarvan sommige ook nieuwe functies en verbeteringen bevatten, zijn gratis. Vanwege de snel veranderende webtechnologie en dynamische beveiligingsvereisten is het noodzakelijk om elke 4 tot 5 jaar te upgraden naar een technisch bijgewerkte versie. Deze upgrades zijn voor rekening van de klant.

We hebben ongeveer 6 tot 8 weken nodig om een nieuw evenementensysteem op maat te implementeren vanaf het moment dat de bestelling is geplaatst.

Training is noodzakelijk en de kosten hiervoor zijn al inbegrepen in de initiële licentiekosten. Desgewenst kan de training ook worden gesplitst en kunnen nieuwe medewerkers op elk gewenst moment tegen betaling worden getraind.

Voor zeer kortlopende projecten of projecten die naar verwachting slechts één keer worden uitgevoerd, is realisatie met GuestHub sneller en flexibeler. Zelfs als er aan de kant van de klant geen resources beschikbaar zijn, kan het gebruik van GuestHub in combinatie met full service zinvoller zijn.

Ben je geïnteresseerd in eventry?
Maak nu een afspraak voor een consultatie!

Guest-One GmbH

Hofaue 39 42103 Wuppertal Duitsland Telefoon: +49 202 37 161 – 0 Fax: +49 202 37 161 – 99 info@g1.de

    Ik accepteer het privacybeleid.


    Onze service om uw evenementop korte termijn te realiseren

    Plan je een kortstondig evenement met individuele vereisten waarvoor je een full-service oplossing nodig hebt? Dan is onze full-service gastmanagementservice GuestHub precies wat je nodig hebt.

    Naar de Guesthub-service