Hoe het juiste deelnemersbeheer bijdraagt tot duurzame evenementen

Vraag een willekeurig bedrijf of bureau naar de volgende grote trend in evenementen, beurzen en congressen en het antwoord is unaniem: “Duurzaamheid!”.
Evenementen moeten en zouden duurzaam en zo CO2-neutraal mogelijk moeten zijn – een aspect waaraan niet alleen de organisatoren maar ook steeds meer deelnemers van evenementen steeds meer belang hechten.

Dit is waar het bij duurzame evenementen om draait!

In de context van evenementen zijn de eerste dingen waar men aan denkt bij duurzaamheid technische apparatuur, apparaten en hun energieverbruik, herbruikbare decoratie, meubilair of decorbouw en natuurlijk de catering voor de gasten, die steeds vaker vegetarisch of zelfs veganistisch wordt vormgegeven. Maar ook de juiste uitnodiging en het juiste deelnemersmanagement kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het thema duurzaamheid.

Dit begint met de keuze voor een volledig digitaal en dus papierloos proces. Uitnodigingen kunnen handig en eenvoudig per e-mail worden verstuurd en de registratie voor het evenement vindt plaats via een bijbehorend online portaal. Faxen, briefkaarten of andere analoge registratiemethoden zijn net zo passé als het versturen van bevestigingen of tickets per post.
Met de registratie ontvangt elke gast een bevestiging per post en een digitaal ticket of portemonnee voor snelle toegang ter plaatse.

Duurzame reisopties kunnen ook worden geregistreerd en georganiseerd via de online registratie. Zo kan bijvoorbeeld het boeken van tickets voor evenementen van Deutsche Bahn in het registratieproces worden geïmplementeerd. Met het evenementenkaartje van Deutsche Bahn reizen de deelnemers met lokale en langeafstandstreinen met 100 procent groene stroom en dus CO2-vrij. Dit zal de CO2-uitstoot van het evenement duurzaam verminderen.

Ook carpoolen voor het gezamenlijk gebruik van (bedrijfs)voertuigen kan eenvoudig via het deelnemersbeheer worden georganiseerd.

Digitaal gaat ook ter plaatse verder. In plaats van vooraf geproduceerde deelnemersdocumenten en naamkaartjes, produceren wij alleen wanneer de gast ook ter plaatse verschijnt. Live printen is niet alleen sneller dan zoeken naar voorgedrukte documenten uit kaartenbakken, het is ook veel flexibeler, omdat alfabetisch ingedeelde tellers achterwege kunnen blijven. Maar bovenal wordt de hoeveelheid afval aanzienlijk verminderd, omdat er in de eerste plaats geen afval wordt geproduceerd voor gasten die niet aankomen.

Deelnemersbeheer aanvragen voor een duurzaam evenement

Duurzaamheid kan dus beginnen met de selectie van het juiste deelnemersbeheer of met de definitie van de juiste processen. Bespreek uw volgende evenementidee met ons en laten we samen bekijken hoe we kunnen bijdragen aan een zo duurzaam mogelijke uitvoering.