Wie das richtige Teilnehmermanagement zu nachhaltigen Veranstaltungen beiträgt
Fragt man Unternehmen oder Agenturen nach dem nächsten großen Trend im Bereich Events, Messen und Kongresse, so kommt einstimmig die Antwort: „Nachhaltigkeit!“
Veranstaltungen müssen und sollen nachhaltig und möglichst CO2-neutral werden – ein Aspekt, auf den neben den Organisatoren auch immer mehr Teilnehmer von Veranstaltungen gesteigerten Wert legen.
Darauf kommt es bei nachhaltigen Events an!
Im Eventkontext denkt man bei Nachhaltigkeit dann zuerst an Dinge wie technische Ausstattung, Geräte und deren Stromverbrauch, wiederverwendbare Dekoration, Möbel oder Set-Bauten und natürlich an das Catering für die Gäste, welches zunehmend vegetarisch oder sogar vegan gestaltet wird. Aber auch das richtige Einladungs- und Teilnehmermanagement kann auf das Thema Nachhaltigkeit bedeutend einzahlen.
Das beginnt zunächst mit der Entscheidung für einen vollständig digitalen und damit papierlosen Prozess. Einladungen lassen sich bequem und einfach per Mail versenden, die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt über ein entsprechendes Online-Portal. Faxe, Postkarten oder andere analoge Anmeldearten sind genauso passé wie der postalische Versand von Bestätigungen oder Tickets.
Mit der Anmeldung erhält jeder Gast eine Bestätigung per Mail sowie ein digitales Ticket oder Wallet für die schnelle Erfassung vor Ort.
Über die Onlineanmeldung lassen sich auch nachhaltige Anreisemöglichkeiten erfassen und organisieren. So kann man z.B. die Buchung von Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn in den Anmeldeverlauf implementieren. Mit dem Veranstaltungsticket der Bahn reisen die Teilnehmer in den Nah- und Fernverkehrszügen der Deutschen Bahn mit 100 Prozent Ökostrom und somit CO2-frei. Damit wird der CO2-Ausstoß der Veranstaltung nachhaltig verringert.
Auch Fahrgemeinschaften für eine gemeinsame Nutzung von (Firmen) Fahrzeugen lassen sich über das Teilnehmermanagement unkompliziert organisieren.
Digital geht es auch vor Ort weiter. Statt vorproduzierter Teilnehmerunterlagen und Namensschilder, produzieren wir erst dann, wenn der Gast auch vor Ort erscheint. Der Live-Druck geht nicht nur schneller als das Heraussuchen von vorgedruckten Unterlagen aus irgendwelchen Karteikästen, es ist zudem deutlich flexibler, da auf alphabetisch eingeteilte Counter verzichtet werden kann. Vor allem wird aber die Menge Müll deutlich reduziert, da für nicht anreisende Gäste gar nicht erst produziert wird.
Teilnehmermanagement für eine nachhaltige Veranstaltung anfragen
Nachhaltigkeit kann also bei bereits bei der Auswahl des richtigen Teilnehmermanagement bzw. mit der Festlegung der richtigen Prozesse beginnen. Besprechen Sie mit uns Ihre nächste Veranstaltungsidee und lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir zu einer möglichst nachhaltigen Umsetzung beitragen können.
