Op welk punt is professioneel deelnemersbeheer eigenlijk de moeite waard?

Een veelgestelde vraag is bij hoeveel deelnemers het de moeite waard is om professionele software voor deelnemersbeheer of een serviceprovider in te schakelen.

Welke gegevens worden vastgelegd?

Op het eerste gezicht zou je kunnen denken dat dit over het algemeen alleen zin heeft bij grote aantallen deelnemers. In feite is het aantal deelnemers niet noodzakelijk het doorslaggevende criterium. Veel relevanter is de hoeveelheid gegevens en informatie die per gast moet worden opgehaald en beheerd. Als er bijvoorbeeld ook meerdere begeleiders kunnen worden geregistreerd, als de gast zijn programma individueel kan samenstellen uit veel verschillende evenementonderdelen of als hij een complexe aankomst- en vertreklogistiek heeft met verschillende vluchtsegmenten, dan bereiken handmatige verwerking of Excel-lijsten al snel hun grenzen. Dit geldt ook als de registratie voor het evenement in verschillende fasen of in verschillende tijdstappen plaatsvindt. Vaak wordt eerst alleen deelname gevraagd voor de eerste planning, terwijl reisdata, hotelvoorkeuren of deelname aan workshops pas later worden gevraagd.

Hoeveel mensen organiseren het evenement?

Een even belangrijk aspect – hoeveel mensen zijn betrokken bij het organiseren van het evenement en het beheren van de deelnemers. Vooral wanneer evenementen decentraal en door verschillende mensen worden georganiseerd, is het belangrijk om alle relevante gegevens centraal en in realtime beschikbaar te hebben. De voorbereide (Excel-)lijst die meestal naar iedereen wordt gestuurd, is meestal al achterhaald tegen de tijd dat hij wordt samengesteld, omdat de informatie van sommige gasten alweer is veranderd.

De voordelen van een digitaal systeem

Het gebruik van een deelnemersbeheersysteem ondersteunt een end-to-end digitaal en DSGVO-conform proces. Digitale uitnodigingen per e-mail, snelle en eenvoudige online registraties en e-mailbevestigingen met eTickets of Wallet zijn tegenwoordig niet alleen “state-of-the-art”, maar ze renderen ook in termen van duurzaamheid. Bovendien bespaart het gebruik van geschikte software veel interne middelen en is het minder gevoelig voor fouten. Kijk dus niet alleen naar het aantal deelnemers in je overwegingen, maar ga na welk proces in kaart moet worden gebracht, hoe complex het evenement is en welke en hoeveel gegevens en informatie er per gast moeten worden verwerkt. We helpen je ook graag met een eerste beoordeling en adviseren je over je evenement.