Snelle toelating dankzij digitale accreditatie
Om ervoor te zorgen dat een evenement positief van start gaat voor de gasten, zijn een snelle check-in en entree ook van groot belang. Niets is vervelender en onaangenamer voor gasten dan lang in de rij staan bij een balie, om er vervolgens achter te komen dat als je eindelijk aan de beurt bent, je naam helaas niet op de gastenlijst staat of dat je je naamkaartje niet kunt vinden.
De voordelen van een digitaal systeem
Een snel en comfortabel incheckproces voor de gasten is geen hekserij. Als algemene regel is het raadzaam om ook voor accreditatie een digitaal systeem te gebruiken en af te zien van geprinte lijsten, handmatig afvinken en voorgeproduceerde naambadges. Dit is niet alleen sneller, maar ook veel flexibeler. Enerzijds kan een alfabetische rangschikking van de balies achterwege blijven – gasten kunnen zich flexibel over de beschikbare stations verdelen en zo optimaal gebruik maken van alle balies.
In plaats van voorgedrukte naambadges uit archiefdozen te halen, raden we aan dat de badge pas live wordt afgedrukt wanneer de gast incheckt. Dit is niet alleen sneller (in 2-3 seconden is het bord geprint), het is ook veel duurzamer omdat er geen borden weggegooid hoeven te worden voor no-shows. Een ander belangrijk effect – overzichten van reeds aanwezige en nog ontbrekende gasten zijn in realtime beschikbaar in het systeem en maken het dus mogelijk om indien nodig te reageren in de loop van het evenement.
In het inchecksysteem zijn alle gegevens van de gast beschikbaar met één druk op de knop. Belangrijke informatie zoals gastencategorieën, geboekte programmaonderdelen of uit te delen materialen kunnen worden weergegeven in het incheckmasker, waardoor een zeer persoonlijke benadering en competente behandeling van de gasten mogelijk is. Alle systemen zijn zo ontwikkeld dat slechts een korte hostess briefing van een paar minuten nodig is om alles correct te bedienen. Ervaren projectmanagers van Guest-One zorgen voor de inrichting van de technologie, instrueren het personeel en fungeren als troubleshooters tijdens het toelatingsproces.
De digitale check-in van Guest-One
Als je meer wilt weten over onze procedures en mogelijkheden, kun je hier meer informatie en voorbeelden vinden: GuestHub checken in
