Ticketsysteem voor evenementen of software voor bezoekersbeheer?
De aanbiedersmarkt voor software en systemen voor ticketing en bezoekersbeheer is divers en even verwarrend. Veel onderwerpen lijken op elkaar en worden vaak door elkaar gebruikt. Dit maakt het moeilijk voor klanten en geïnteresseerden om hun weg te vinden op de markt, aanbieders te vergelijken en de juiste oplossing voor hen te vinden.
De onderwerpen ticketing en deelnemersbeheer worden vaak “op één hoop gegooid”, hoewel de twee termen slechts een beperkt verband hebben. De overeenkomst komt voornamelijk voort uit het feit dat er ook een ticket wordt gegenereerd en verzonden voor de deelnemer aan het einde van een deelnemerbeheer- of registratieproces.
Hoe wordt een ticketingsysteem voor evenementen gebruikt?
Iedereen die wel eens een concertkaartje heeft gekocht, kent het proces: je selecteert een of meer kaartjes op het online platform en, afhankelijk van de aanbieder en het evenementformaat, kun je ook het gewenste type kaartje selecteren.Kies stoelen, geeft aan of het ticket per post of online moet worden geleverd en rondt vervolgens het bestelproces af met de betaling. Tickets worden steeds vaker gepersonaliseerd, zodat voor- en achternamen moeten worden toegevoegd tijdens het bestelproces.
Wat houdt deelnemersbeheer in?
Deelnemersmanagement is veel meer dan dat. Een deelnemersbeheerplatform is niet alleen een registratietool, maar ook een communicatietool voor en met deelnemers. Ze worden meestal over een langere periode gebruikt – van het versturen van een eerste save-the-date tot de registratie en follow-up na het evenement.
Tijdens het registratieproces wordt meestal veel meer informatie gevraagd en beheerd in het systeem dan alleen de acceptatie of afwijzing. De registratie van begeleidende personen, de vraag naar hotelaccommodatie en soorten reizen, deelname aan workshops of de indicatie van dieetintoleranties zijn typische informatie die moet worden verkregen voor een optimale organisatie van het evenement en de best mogelijke ondersteuning voor de deelnemers. Zoals aan het begin vermeld, krijgen de deelnemers meestal een of meer tickets aan het einde van het registratieproces.
Accreditatie ter plaatse en de ontvangst van gasten maken ook deel uit van goed deelnemersbeheer. Naast het simpelweg registreren van aanwezigheid door het scannen van tickets, zijn er ook veel contactmomenten met gasten tijdens het evenement. Of het nu gaat om het afdrukken van naambadges, de distributie van deelnemersdocumenten, de registratie van gasten bij andere onderdelen van het programma of workshops of gewoon de professionele afhandeling van speciale gevallen en verduidelijkingen.
Hoewel er dus zeker overlappingen zijn tussen ticketing en deelnemersbeheer, bieden de twee disciplines heel verschillende oplossingen voor heel verschillende processen.
Als je meer wilt weten, neem dan contact met ons op.
