Neujahrsempfang der Bergischen IHK

Der Neujahrsempfang 2018 der IHK Wuppertal stand unter dem Motto „Digitalisierung“ – für die IHK ein Anlass, sich erstmals auch beim Teilnehmermanagement für digitale Prozesse zu entscheiden.

Zwar wurden, dem Anlass entsprechend, noch postalische Einladungen an die rund 4.000 Gäste verschickt, die Rückmeldungen erfolgten dann jedoch über ein von Guest-One konzipiertes und umgesetztes Online-Teilnahmermanagement.

Über eine responsive Onlineanmeldung im Corporate Design der IHK konnten sich die Gäste schnell und unkompliziert zur Veranstaltung anmelden. Neben den geladenen Gästen, deren Daten bereits im System hinterlegt waren, konnten sich auch Interessenten anmelden, die dann von der IHK entsprechend „freigeschaltet“ werden konnten. Alle angemeldeten Gäste erhielten im Anschluß der Registrierung eine automatische Email-Bestätigung inkl. einem eTicket mit QR-Code.

Der Check-in vor Ort erfolgte an insgesamt 10 Stationen, an denen nach dem Scan der Tickets in wenigen Sekunden die Namensschilder „live“ gedruckt wurden. Auf alphabetisch eingeteilte Counter konnte so verzichtet werden und rund 1.300 Gäste so in etwas mehr als einer Stunde vollständig akkreditiert werden. Auch beim Thema Gästeliste, die allen Teilnehmern nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt wurde, verzichtete man erstmals auf gedruckte Exemplare. Das Teilnehmerverzeichnis wurde den Gästen stattdessen im Nachgang der Veranstaltung als PDF-Download auf der Anmeldeseite zur Verfügung gestellt.