Gruppentagungen
Oetker Gruppe
Einleitung:
Für die Dr. August Oetker KG setzte GuestONE erneut ein umfassendes Teilnehmermanagement für die jährliche Gruppentagung in Baden-Baden um. Von der personalisierten Online-Registrierung und Hotel- sowie Kontingentverwaltung über den Check-in vor Ort bis hin zur Nachbereitung mit digitaler Follow-Up-Umfrage begleiteten wir das Event mit der passenden Software, Hardware und professionellem Personal.
Unternehmen
Im Jahr 1891 gründete Dr. August Oetker das Familienunternehmen mit der Eröffnung einer Apotheke in Bielefeld. Sein erster großer Durchbruch beim Backen? Eine gebrauchsfertige Backpulverformel, die auch ungeübten Bäckern die Sicherheit gab, zuverlässig perfekte Kuchen zu backen. Schnell folgten weitere Innovationen wie Vanillezucker, Weizenstärke, Aromen, Dessertmischungen – und schließlich die weltberühmte Tiefkühlpizza.
Projekt:
Erneut unterstützte GuestONE die Dr. August Oetker KG bei der Umsetzung der jährlichen Gruppentagung. Neben der Registrierungssoftware und der Mithilfe beim Hotelbuchungsprozess stellt GuestONE auch die notwendige Hardware und das Personal für den Check-in vor Ort.
Umsetzung:
Diverse Lettershop-Dokumente wie z.B. mehrsprachige Anschreiben wurden mit personalisierten Spezialfeldern von GuestONE realisiert. Zudem wurde eine Koordinatoren-, Hotel- und Kontingentverwaltung inkl. Zimmerzuweisung bereitgestellt.
Für das Event stellten wir zwei Notebooks mit Kartendruckern bereit, um ein schnelles und reibungsloses Einlassmanagement sicherzustellen. Beim Check-in erhielten die Gäste dann ihre Namensschilder mit Magnethalter. Der gesamte Ablauf wurde von unserem Team vor Ort koordiniert – von Aufbau, Briefings & Check-in.
Im Nachgang der Veranstaltung wurde eine Follow-Up-Umfrage durchgeführt. Dafür wurde eine Mail an alle Teilnehmer verschickt, diese konnten sich im Frontend einloggen und dort Fragen beantworten. Die Ergebnisse wurden im Backend dargestellt.
Fazit:
Die jährliche Gruppentagung der Dr. August Oetker KG konnte dank der umfassenden Unterstützung durch GuestONE reibungslos und effizient umgesetzt werden. Von der Online-Registrierung über die Hotel- und Kontingentverwaltung bis hin zum professionellen Vor-Ort-Check-in mit Namensschildern und Kartendruckern war der gesamte Ablauf optimal organisiert. Die anschließende digitale Follow-Up-Umfrage ermöglichte eine strukturierte Auswertung der Teilnehmermeinungen. Insgesamt wurde das Event durch die Kombination aus technischer Ausstattung, professioneller Betreuung und digitaler Nachbereitung zu einem erfolgreichen und gut koordinierten Erlebnis für alle Gäste.
Wichtige Fakten
Anzahl Teilnehmer: 180
Standort: Baden-Baden
Tool: GuestHub
Leistungen
- Online-Registrierung der Teilnehmer über ein personalisiertes Portal
- Automatischer Versand von Bestätigungs- und Hotelbuchungsmails nach Registrierung
- Administrationsbereich für Koordinatoren zur Verwaltung von Teilnehmern, Hotelkontingenten und Zimmerzuweisungen
- Follow-Up-Umfrage
- Vor-Ort-Check-in
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