Event Ticketing System oder Teilnehmermanagement Software?
Der Anbietermarkt für Ticketing- und Teilnehmermanagement-Software und Systeme ist vielfältig und gleichermaßen unübersichtlich. Vielen Themen klingen ähnlich und werden oft miteinander vermischt. Das macht es für Kunden und Interessenten schwer, sich im Markt zurechtzufinden, Anbieter zu vergleichen und die für sie passende Lösung zu finden.
Häufig in einen „Topf geworfen“ werden die Themen Ticketing und Teilnehmermanagement, obwohl beide Begriffe nur bedingt etwas miteinander zu tun haben. Die Gemeinsamkeit ergibt sich im Wesentlichen aus der Tatsache, dass auch am Ende eines Teilnehmermanagement- bzw. Anmeldeprozesses für den Teilnehmer ein Ticket erzeugt und versendet wird.
Wie wird ein Event-Ticketing System eingesetzt?
Jeder, der schon mal eine Konzertkarte gekauft hat, kennt den Ablauf: man wählt ein oder mehrere Tickets in der Online-Plattform aus, kann je nach Anbieter und Veranstaltungsformat auch seine Wunsch-Sitzplätze wählen, gibt an, ob das Ticket per Post oder online zugestellt werden soll und schließt dann den Bestellvorgang mit der Bezahlung ab. Immer häufiger werden Tickets personalisiert, so das im Bestellprozess noch Vor- und Nachname hinzugefügt werden muss.
Was beinhaltet Teilnehmermanagement?
Teilnehmermanagement ist deutlich mehr. Eine Teilnehmermanagement-Plattform ist nicht nur ein Anmelde- sondern auch ein Kommunikationstool für und mit den Teilnehmern. Die Nutzung erstreckt sich meist über einen längeren Zeitraum – vom Versand eines ersten Save-the-dates über die Anmeldung bis zum Follow Up nach der Veranstaltung.
Im Anmeldeverlauf werden in der Regel deutlich mehr Informationen abgefragt und im System verwaltet, als die reine Zu- oder Absage. Die Anmeldung von Begleitpersonen, die Frage nach Hotelübernachtungen und Reisearten, die Teilnahme an Workshops oder die Angabe von Ernährungsunverträglichkeiten sind typische Informationen, die für eine optimale Veranstaltungsorganisation und bestmögliche Betreuung der Teilnehmer eingeholt werden müssen. Wie Eingangs erwähnt, steht dann am Ende der Anmeldung meist auch der Versand eines oder mehrerer Tickets an die Teilnehmer.
Auch die vor Ort Akkreditierung und der Empfang der Gäste ist Teil eines guten Teilnehmermanagements. Neben der reinen Anwesenheitserfassung durch Scan der Tickets, gibt es auch auf der Veranstaltung viele Berührungspunkte mit den Gästen. Sei es der Druck von Namensschildern, die Ausgabe von Teilnehmerunterlagen, die Erfassung der Gäste an weiteren Programmteilen oder Workshops oder einfach ein professionelles Handling von Sonder- und Klärfällen.
Es gibt also durchaus Schnittmengen zwischen Ticketing und Teilnehmermanagement, grundsätzlich bilden beide Gewerke jedoch recht unterschiedliche Lösungen für deutlich unterschiedliche Prozesse an.
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