Virtuelle Versammlung

Guest-One bietet eine attraktive und durchdachte Gesamtlösung für Genossenschaften, Verbände und Vereine an, die Online-Versammlungen bzw. virtuelle Versammlungen mit rechtssicheren digitalen Wahlen durchführen möchten.

Welche Teilschritte kann Guest-One bei virtuellen Versammlungen übernehmen?

Aktiengesellschaften, Genossenschaften, aber auch viele Verbände und Vereine müssen zwingend jährlich eine Mitgliederversammlung bzw. eine General- oder Vertreterversammlung durchführen. Wenn diese nicht wie gewohnt „live“ umgesetzt werden können, organisiert Guest-One das Einladungs- und Teilnehmermanagement, das Live-Streaming der Versammlung sowie die rechtssichere Durchführung von Online-Wahlen.

Die Features unserer virtuellen Versammlung:

Durchführung von Online Mitgliederversammlungen

Rechtssichere Wahl-Durchführung

Teilnahme per Telefon oder Video-Chat

Einladungs- und Teilnehmermanagement

Wie rechtssicher sind virtuelle Versammlungen?

Als Reaktion auf die Corona-Maßnahmen hat der Gesetzgeber mit dem „Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ den Weg für virtuelle Hauptversammlungen ohne begleitende Präsenzveranstaltung freigemacht. Dieses Gesetz ist für 2021 nochmal verlängert worden.
Auch im Genossenschaftsgesetz (GenG) und Umwandlungsgesetz (UmwG) wurden Änderungen vorgenommen, die unter anderem auch die Möglichkeit einer digitalen Beschlussfassung eröffnen.

Wie funktionieren virtuelle Versammlungen?

Phase 1: Einladungs- und Anmeldemanagement (ETM-System)

Nach Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO wird die Mitgliederliste an Guest-One übermittelt und in das System importiert. Dabei wird jedem Mitglied ein individueller und eindeutiger Login-Code zugeordnet.
Anschließend erfolgt der personalisierte Versand von Einladungen an die Mitglieder – mit einem Link zur Anmeldung und dem persönlichen Login-Code für die einfache und schnelle Registrierung. Die Einladung kann wahlweise postalisch, per E-Mail oder in einer Kombination erfolgen.

In der responsiven Online-Anmeldung wird dann mit definierten Abfragen und Datenfeldern – optional der Angabe eines Vertreters – sowie dem Download von Dokumenten oder Vollmachten und statischen Informationsseiten gearbeitet. Während der Anmeldung kann auch die Validierung einer Handynummer durchgeführt werden.

Nach der erfolgreichen Anmeldung folgt eine automatische Bestätigungsmail. Hiermit erhält der Teilnehmer der virtuellen Versammlung einen Streaming-Link und persönliche Zugangsdaten mit Login-Code. Der Abstimmungs-Token für die Online-Wahl wird ebenfalls per E-Mail oder SMS versandt.

woman with coffee watching webinar on laptop

Phase 2: Zutritt zur virtuellen Versammlung und rechtssichere digitale Wahlen

Guest-One legt die Wahlzettel im Wahlsystem an. Dabei unterstützt das Wahlsystem auch differenzierte Stimmgewichtungen und kategoriespezifische Stimmzettel. Auch auf kurzfristige Änderungen und Anträge in der Versammlung kann problemlos reagiert werden, weil die Wahlzettel bis zur Aktivierung editiert werden können.

Am Tag der Versammlung loggen sich die Teilnehmer in den Streaming-Raum ein, wo sie die virtuelle Versammlung verfolgen können. Eventuelle Wortmeldungen und Fragen können über einen Fragen-Chat in die Versammlung eingereicht werden – auf Wunsch können Teilnehmer auch per Telefon oder Video-Chat zugeschaltet werden. Aus dem Streaming-Raum gelangt man auch in die virtuelle Wahlkabine.

Nach der Eingabe seines individuellen Abstimmungs-Tokens wird der Teilnehmer zu den hinterlegten Wahlzetteln weitergeleitet. Besitzt er mehrere Stimmrechte, so kann er wahlweise mehrere Tokens nacheinander eingeben oder eine entsprechende Stimmgewichtung erhalten. Die Wahlen können live zu jedem Tagesordnungspunkt oder auch en bloc erfolgen, auch vorgelagerte elektronische Wahlen sind möglich.

Ein Projektleiter von Guest-One übernimmt das Wahl- und Fragenmanagement vor Ort oder remote. Die Wahlergebnisse werden umgehend im Livestream angezeigt oder in der Versammlung verlesen.

Was kommt nach der virtuellen Versammlung?

Nach der Online-Versammlung erhalten alle Teilnehmer eine Follow-up-E-Mail mit allen Ergebnissen der Versammlung und der digitalen Wahlen. Auf Wunsch kann Guest-One auch Dokumente, Protokolle oder eine Aufzeichnung der virtuellen Versammlung zum Download zur Verfügung stellen.

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