Hotelverwaltung – Einfache Wege aus dem Excel Chaos …

Das Thema Hotelverwaltung bei mehrtägigen Events kann bei vielen Gästen und ebenso vielen Hotels schnell zu einem nervenaufreibenden Puzzlespiel werden. Ohne die richtigen Tools verliert man schnell den Überblick über Buchungen, Doppelzimmer-Belegungen oder noch vorhandene Kontingente …

Sowohl unsere Projekt-Software „GuestHub“ als auch unsere Lizenzlösung „Eventry“ bieten verschiedene Möglichkeiten, das Thema Hotelbuchung für Gäste und Veranstalter unkompliziert abzubilden und sinnvoll in den Anmeldeprozess zu integrieren:

Variante 1:
Im einfachsten Fall, wenn der Gast Selbstzahler oder ein Hotelangebot für die Gäste nur ein optionaler Service ist, wird im System eine Hotelseite angelegt, die alle wichtigen Informationen zu den zur Verfügung stehenden Hotels aufführt und zudem direkt auf die entsprechenden Buchungsseiten beim Hotel verlinkt. Spezielle Rabatt- oder Veranstaltungscodes können hier ebenfalls hinterlegt werden, wenn mit den Hotels Abrufkontingente vereinbart wurden.

Variante 2:
Möchte man dem Gast definierte Hotels im Anmeldeprozess direkt zur Auswahl stellen, so ist das die zweite Möglichkeit. Die entsprechenden Hotels, Zimmerarten und Kontingente werden im Backend von „GuestHub“ oder „Eventry“ angelegt und dem Gast in der Onlineanmeldung zur Auswahl angeboten. Hotels, deren Kontingente ausgebucht sind, werden wahlweise nicht mehr angezeigt oder sind ausgegraut und dann nicht mehr auswählbar. Statistiken im Backend liefern Echtzeit Buchungsübersichten und die noch verfügbaren Kontingente auf einen Blick. Neue Hotels können jederzeit angelegt oder freigeschaltet werden und auch Kontingente sind mit zwei Klicks schnell angepasst. Für die Hotels können auf Knopfdruck frei konfigurierbare Rooming- und Anreiselisten sowie Änderungsreportings erzeugt und verschickt werden.

Variante 3:
Wer sich die tatsächliche Zuteilung der Gäste auf bestimmte Hotels und Zimmerarten möglichst lange offenhalten möchte (um z.B. nicht benötigte Hotelzimmer noch innerhalb einer Stornofrist zurückgeben zu können) oder wer bei der Zuteilung verschiedene Hotel- und Gastkategorien oder andere Parameter berücksichtigen muss, für den bietet sich eine dritte Variante an. Bei dieser werden in der Onlineanmeldung zunächst nur der Übernachtungswunsch, die Zimmerart sowie die geplanten An- und Abreisedaten abgefragt. Die Zuteilung und konkrete Buchung erfolgen dann nach den spezifischen Kriterien durch den Veranstalter im Backend.

 

Beide Systeme bieten hier die Möglichkeit, die Wünsche der Gäste einzusehen, zu filtern und zu selektieren und diese dann auf konkrete Hotels zu buchen. Das kann wahlweise auf Gast-Einzelebene erfolgen oder auch für selektierte Gruppen über eine Massenzuteilung. Das so zugewiesene Hotel wird dem Gast dann in einem entsprechenden Hotelinfo-Mailing kurz vor Event mitgeteilt.

Über „GuestHub“ ist auch eine Kombination der verschiedenen Optionen möglich. „GuestHub“ bietet die Möglichkeit von kategoriespezifischen Abweichungen in der Onlineanmeldung. Schlüssel dazu ist der personalisierte Logincode, der dem Gast mit der Einladung mitgeteilt wird. Nach Eingabe des Codes auf der Landingpage wird der Gast auf die entsprechende Anmeldevariante weitergeleitet, die sich u.a. im Hotelbuchungsprozess unterscheiden kann. Hierbei kann dann z.B. der „normale“ Gast direkt ein hinterlegtes Hotel auswählen, der „VIP-Gast“ gibt vielleicht nur seine Präferenzen an und wird später vom Veranstalter auf ein (vielleicht auch höherwertiges) Hotel gebucht. Welche Varianten für Ihr Event am besten passen, besprechen wir gerne in einem persönlichen Gespräch.