“Mijn stoel links is vrij …”

… of hoe zitplaatsen toe te wijzen aan gasten.

Stoelindeling – of stoelbeheer – lijkt vaak op een grote puzzel. Of het nu gaat om zitrijen in plenaire sessies of galatafels voor het diner, het toewijzen van gasten aan bepaalde zitplaatsen is meestal een handmatig en daardoor moeizaam proces.

Bij het toewijzen van zitplaatsen moeten vaak verschillende vereisten op elkaar worden afgestemd. Dit kunnen politieke of protocollaire aspecten zijn, maar ook banden met bepaalde deelnemersgroepen of categorieën. Er moet ook rekening worden gehouden met begeleidende personen, gasten die gehuldigd kunnen worden of “gewoon” jarig zijn.

Helaas is een optimale zitplaats niet statisch, maar onderhevig aan een hoge mate van dynamiek, vooral in de laatste dagen en uren voor het evenement. Annuleringen op korte termijn of naamswijzigingen moeten op dezelfde manier verwerkt worden als late registraties, extra begeleiders of andere wijzigingen in de zitplaatsen of het schema. Last but not least rijst altijd de vraag: hoe en wanneer komt de gast eigenlijk te weten waar hij zit?

De G1 zitplaatsmodule, die op verzoek kan worden geïntegreerd in het GuestHub admingebied, helpt organisatoren van evenementen het overzicht te behouden. Zitplattegronden kunnen snel en flexibel worden gemaakt in grafische vorm. Zelfs een groot aantal tafels of zitplaatsen in het plenum is geen probleem – voor een beter overzicht kunnen deze in verschillende plattegronden worden verdeeld en vervolgens afzonderlijk worden gesprongen voor verdeling.

Gasten die plaats moeten nemen kunnen dan in de gastenlijst worden gezocht, gefilterd en geselecteerd op basis van verschillende criteria en met een muisklik op de gewenste plaatsen worden gezet. Dit geldt zowel voor individuele gasten als voor geselecteerde groepen gasten. Het systeem bevat ook automatische vulling van vrije plaatsen, waardoor individuele plaatsen zeer snel kunnen worden gevuld.

De G1 zitplaatsmodule heeft ook toegang tot de live check-in informatie. Gasten die al aanwezig zijn, krijgen een kleurcode voor de zitplaatsen. Omdat gasten pas bij het inchecken hun feitelijke zitplaatsinformatie ontvangen – als zitplaatskaart of afgedrukt op de naambadge – kunnen ze snel en flexibel opnieuw worden ingedeeld totdat ze arriveren.

We adviseren je graag over de specifieke mogelijkheden en laten je voorbeelden zien van verschillende evenementen.