Snelle goedkeuring dankzij digitale accreditatie

Om ervoor te zorgen dat een evenement positief van start gaat voor de gasten, zijn een snelle check-in en entree ook bijzonder belangrijk. Niets is vervelender en onaangenamer voor gasten dan lang in de rij te staan voor een balie, om er dan, als je eindelijk aan de beurt bent, achter te komen dat je naam helaas niet op de gastenlijst staat of dat je je naamkaartje niet kunt vinden.

Een snel en comfortabel incheckproces voor de gasten is geen truc. Als algemene regel is het raadzaam om ook voor accreditatie een digitaal systeem te gebruiken en af te zien van geprinte lijsten, handmatige check-offs en voorgeproduceerde naamkaartjes. Dit is niet alleen sneller, maar ook veel flexibeler. Het is bijvoorbeeld niet nodig om de balies alfabetisch in te delen – gasten kunnen zich flexibel over de beschikbare stations verdelen en zo optimaal gebruik maken van alle balies.

In plaats van voorgedrukte naambadges uit archiefdozen te halen, raden we aan de badge live te printen wanneer de gast incheckt. Dit is niet alleen sneller (in 2-3 seconden is de badge geprint), het is ook veel duurzamer omdat er geen badges weggegooid hoeven te worden voor no-shows. Een ander belangrijk effect – overzichten van reeds aanwezige en nog ontbrekende gasten zijn in realtime beschikbaar in het systeem, waardoor er indien nodig gereageerd kan worden tijdens het evenementproces.

In het inchecksysteem zijn alle gegevens van de gast met één druk op de knop beschikbaar. Belangrijke informatie zoals gastcategorieën, geboekte programmaonderdelen of uit te reiken materialen kunnen worden weergegeven in het incheckmasker, waardoor een zeer persoonlijke benadering en competente behandeling van de gasten mogelijk is. Alle systemen zijn zo ontwikkeld dat slechts een korte hostess briefing van een paar minuten nodig is om alles correct te bedienen. Ervaren projectmanagers van Guest-One zorgen voor het instellen van de technologie, instrueren het personeel en zijn aanwezig als troubleshooters tijdens het opnameproces.

Als je meer wilt weten over onze procedures en mogelijkheden, kun je hier meer informatie en voorbeelden vinden: https://guest-one.com/guest-management/guesthub/gaeste-check-in/