125 Jahre Schmitz Cargobull

Im Auftrag der Leadagentur TAS aus Essen, übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement für insgesamt drei Jubiläumsveranstaltungen des Auflieger- und Trailer-Herstellers Schmitz Cargobull aus Münster Altenberge.

Den Auftakt machte ein großes Mitarbeiterfest am Firmensitz, zu dessen Anmeldung Guest-One ein CD-konformes und responsives Anmeldeportal entwickelte. Die Mitarbeiter konnten sich, sowie weitere Familienangehörige, zur Veranstaltung anmelden und erhielten nach abgeschlossener Registrierung personalisierte Eintrittskarten mit QR-Code sowie weitere Veranstaltungsinformationen komfortabel per Mail.

Vor Ort übernahm Guest-One die Akkreditierung der knapp 6.000 Gäste in zwei Eingangszelten und stellte dazu entsprechende mobile und stationäre Checkin-Stationen zur Verfügung. Die Sicherheitsvorgaben machten es zudem notwendig, ein Echtzeit-Tracking über die anwesenden Personen auf dem Veranstaltungsgelände zur Verfügung zu stellen. Die Gäste mussten dazu nicht nur beim Betreten sondern auch beim Verlassen der Veranstaltung elektronisch erfasst werden. Dies erfolgte über Smartphones, welche mit einer eigens entwickelten App konfiguriert waren. Das G1-Event-Dashboard sorgte dann für einen Echtzeitüberblick, der mittels Notebooks und Tablets an verschiedenen Stationen abgerufen werden konnte.

Parallel zu dem Mitarbeiterfest betreute Guest-One auch das Teilnehmerhandling zu zwei aufeinanderfolgenden Kundenveranstaltungen, zu der jeweils rund 1.000 internationale Gäste geladen waren. Auch hier kam ein Anmeldeportal zum Einsatz, welches jedoch mehrsprachig ausgelegt war und um eine komplexe Hotel- und Reiseverwaltung erweitert wurde.

Insgesamt mussten Kontingente in über 30 Hotels verwaltet sowie An- und Abreisen aus aller Welt abgewickelt und verwaltet werden. Für das Reisehandling stellte Guest-One dazu eine Arbeitsumgebung für den Reisepartner Airpartner zur Verfügung, in welcher die gebuchten Reisen eingetragen und die Ticket-PDFs hochgeladen werden konnten.

Auch bei den Kundenveranstaltungen war Guest-One mit zwei Guestmanagern und entsprechender Technik vor Ort, um einen schnellen und reibungslosen Checkin der Gäste zu gewährleisten.