AOK-Tag 2019

In Zusammenarbeit mit der Kölner Agentur „turner & friends“ organisierte Guest-One das Teilnehmermanagement für den AOK-Tag 2019. Die jährlich stattfindende Mitarbeiterveranstaltung der AOK Baden Württemberg fand in diesem Jahr mit rund 1.500 Gästen im ICS Stuttgart statt.

Für das Projekt wurde die Anmeldeplattform angepasst, die bereits beim 25jährigen Jubiläum der AOK Baden Württemberg im Jahr 2018 zum Einsatz kam. Neben einem responsiven Anmelde-Frontend, über welches die Gäste unkompliziert für die Veranstaltung zu- oder absagen sowie einen Transfer auswählen konnten, wurde für die Regionalbetreuer ein sogenannter Koordinatorenbereich bereitgestellt.
Über diesen hatten die Regionalbetreuer die Möglichkeit, im Rahmen eines zuvor hinterlegten Kontingentes, ihre Mitarbeiter im System einzutragen und direkt per Email einzuladen.

Mit der Anmeldung erhielt jeder Gast eine automatische Bestätigungsmail, die neben einer Eintrittskarte als PDF auch ein eTicket als Wallet Pass enthielt. Der Checkin der Gäste vor Ort erfolgte über von Guest-One bereitgestellte Smartphones mit einer entsprechend konfigurierten Scan-App. Der Checkin und Einlass der 1.500 Gäste, die in großen Teilen per Bus-Transfers angereist waren, dauerte mit dieser Vorgehensweise weniger als eine Stunde.