Bergische Expo

Umsetzung des Teilnehmermanagements

EINLEITUNG

Über das Anmeldeportal zur Bergischen Expo werden nicht nur die Anmeldungen durchgeführt und verwaltet – es dient zugleich als Informationsplattform für die Aussteller. Alle wichtigen Dokumente und Formulare stehen dort zum Download bereit. Auch die Rechnungsstellung der Ausstellergebühren erfolgt automatisch, Zahlungseingänge werden schnell und unkompliziert im Backend verbucht.
Die GuestONE GmbH kooperiert seit vielen Jahren mit der Bergischen IHK und der Wuppertal Marketing GmbH. So betreut GuestONE auch das Teilnehmermanagement für den jährlichen Neujahrs- bzw. Sommerempfang der IHK.

FRONTEND

Bereitstellung einer responsiven Online-Anmeldung im Veranstaltungs-CD mit folgenden Funktionen für die Aussteller:

• Offene Anmeldung mit definierten Stammdaten und Pflichtfeldern
• Auswahl bzw. Buchung eines Standard-Aussteller-Pakets mit optionalen Extras
• Übersichts- und Bestätigungsseite mit Sicherheits-Captcha
• Statische Infoseite (Infos & Downloads) inkl. Download-Bereich mit PDFs
• Eingangsbestätigungsmail nach erfolgreicher Anmeldung
• Zusage-Mail inkl. Code für Re-Login sowie Rechnung für Ausstellerpaket und gebuchte Extras
• Finale Bestätigungsmail nach Zahlungseingang inkl. eTicket mit QR-Code / Zufahrtsberechtigung

BACKEND

Bereitstellung eines G1-Adminbereichs (Backend) mit folgenden Funktionen:

• Standard-Features: Gästeliste, Suche, Lettershop, Mailings
• Zusätzlich: Rechnungen, SMS-Versand
• Zahlungen ausschließlich per Überweisung
• Dashboard mit Anmeldestand, Branchenstatistik, Übersicht zu geprüften/nicht geprüften Anmeldungen sowie Änderungsstatus bestehender Anmeldungen

VERANSTALTUNG

• Erfassung und Check-in der Gäste vor Ort via Smartphones
• Helpdesk an der Ausstellerregistrierung

FOLLOW-UP

• Online-Fragebogen mit Auswertung im Backend (Excel) nach der Veranstaltung
• Follow-up-Mailing an alle Aussteller