DMK Group - Deutsches Milchkontor eG

Wahl der Vertreterversammlung

Für die Durchführung der Wahl der Vertreterversammlung hat GuestONE eine umfassende Lösung entwickelt, die sowohl die Abwicklung komplexer Versandprozesse als auch zwei Streaming-Events umfasste.

Die Herausforderung

Bis zur Wahl mussten in mehreren Phasen verschiedene Unterlagen an die Mitglieder verschickt werden. Dabei galt es, 66 Wahlbezirke mit individuellen Dokumenten zu bedienen und eine saubere Trennung nach Versandphasen sicherzustellen. Neben den Druck- und Versandprozessen musste zudem die Transparenz der Auszählungen durch Live-Streams gewährleistet werden.

Die Lösung

GuestONE richtete ein zentrales Backend ein, über das die gesamte Steuerung der Druck- und Versandaufträge erfolgte. Dort wurden personalisierte Felder platziert und die Druckdaten für sechs Versandphasen generiert – von der Nominierung über die Bekanntmachung der Wahllisten bis hin zur finalen Benachrichtigung der Gewählten. Die Konfektionierung der Unterlagen erfolgte automatisiert nach Wahlbezirk, sodass jede Phase effizient und fehlerfrei umgesetzt werden konnte.

Parallel wurde eine Streaming-Plattform für zwei zentrale Termine aufgesetzt:

• Live-Dokumentation der Auszählung der Nominierungen. Im Backend konnte die Kennzeichnung der Kandidaten erfolgen, sodass Ergebnisse unmittelbar nachvollziehbar waren.
• Live-Übertragung der Auszählung der Listenwahl, die für alle Mitglieder zugänglich war.

Das Besondere

Die Kombination aus komplexem Lettershop-Handling, personalisierten Druckdokumenten und einer sicheren Streaminglösung machte das Projekt besonders anspruchsvoll. GuestONE konnte durch die enge Verzahnung von Backend-Administration, Logistik und Live-Kommunikation eine vollständige digitale Wahlunterstützung gewährleisten – effizient, transparent und rechtssicher.

Verteterversammlungen

Nach der bereits erfolgreich umgesetzten digitalen Vertreterversammlung sowie diversen Online-Beiratssitzungen, standen 2021 die Mitgliederversammlungen der „Deutsches Milchkontor eG (DMK)“ auf dem Programm. Regional aufgeteilt auf vier verschiedene Versammlungen über zwei Tage, wurde ein aufwendiges Livestream-Format in den Streamlab Studios in Bremen umgesetzt.

GuestONE verantwortete das gesamte Teilnehmer- und Anmeldemanagement für die rund 6.000 Mitglieder und stellte dazu ein umfassendes Online-Portal im Corporate Design des Kunden zur Verfügung. Angeschlossen an das Teilnehmermanagement wurde die geschützte GuestONE Livestream-Plattform, über welche die Mitglieder den Versammlungen folgen konnten. Besonderes Augenmerk lag auf der Ausübung des Rede- und Antragsrechts durch die Mitglieder. Hierzu beinhaltet die Livestream-Plattform einen personalisierten Frage-Chat, über welchen die Mitglieder Wortmeldungen in die Versammlung geben konnten.

Alle eingehenden Fragen und Wortmeldungen landen dabei in einer Inbox und können dort vom Organisationsteam eingesehen, kategorisiert und definierten Personen zur Beantwortung zugewiesen werden. Dabei werden die Fragen dem Podium wahlweise über Vorschaumonitore angezeigt oder aber aus dem „Off“ verlesen und dann im Livestream beantwortet. GuestONE betreute das gesamte Projekt mit einem festen Ansprechpartner und sorgte auch vor Ort für einen reibungslosen Ablauf der Proben- und Veranstaltungstage.