NRW-Städtetag
Deutscher Städtetag
Institution:
Der Deutsche Städtetag ist ein freiwilliger Zusammenschluss von kreisfreien und kreisangehörigen Städten in Deutschland und ein kommunaler Spitzenverband. Er vertritt gemeinsame Interessen seiner Mitglieder gegenüber der Bundesregierung, dem Bundestag und Bundesrat sowie der Europäischen Union. Im Deutschen Städtetag haben sich rund 3.200 Städte und Gemeinden mit rund 53 Millionen Einwohnern zusammengeschlossen.
Projekt:
Der regionale NRW-Städtetag wechselt sich jährlich mit dem bundesweiten Deutschen Städtetag ab. GuestONE betreut beide Veranstaltungen bereits seit einigen Jahren mit dem gesamten Teilnehmermanagement.
Umsetzung des Teilnehmermanagements:
Die Nominierung der Teilnehmer und Delegierten erfolgt in einem zweistufigen Prozess. Im ersten Schritt benennen die Städte ihre stimmberechtigten Delegierten und sonstigen Teilnehmer über ein geschütztes Online-Portal. Nach Anmeldeschluss werden diese Teilnehmer digital zur Veranstaltung eingeladen und registrieren sich über eine entsprechende Onlineanmeldung. Dabei können auch Begleitpersonen oder Fahrer angemeldet werden sowie Stimmrechtsübertragungen abgebildet werden.
Nach der Anmeldung erhielten die Teilnehmer dann eine Bestätigungsmail inklusive eTickets und weiteren Informationen zur Veranstaltung. GuestONE übernahm auch die vor Ort Akkreditierung der Teilnehmer und lieferte dazu die entsprechenden Checkin-Stationen, Kartendrucker und Namensschilder. Zwei Guestmanager übernahmen den Aufbau und die Einweisung der zusätzlichen Hostessen und koordinierten den Checkin an beiden Veranstaltungstagen.
Wichtige Fakten
Event: Mitgliederversammlung des NRW-Städtetages
Tool: GuestHub
Zusätzliche Leistungen
- Digitales Einladungsmanagement
- zweistufiger Nominierungs- und Anmeldeprozess
- Online-Anmelde Portal in verschiedenen Versionen
- Administrationsbereich
- vor Ort Akkreditierung und Badgedruck
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