Derivatives Forum Frankfurt 2022

Umsetzung des Teilnehmermanagements:

In enger Abstimmung mit Eurex setzte Guest-One ein komplexes System auf, um ein reibungsloses Ineinandergreifen der beiden Veranstaltungsformate zu gewährleisten. Für Interessenten bedeutete dies: Auch wenige Minuten vor der Veranstaltung war noch eine Registrierung zur Konferenz möglich. Ziel der Organisatoren war es, den Anmeldeprozess so nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Für die Organisatoren bildete der Administrationsbereich das Herzstück des G1-Systems. Auf einer webbasierten Plattform mit abgestuften Benutzerrechten liefen sämtliche Fäden zusammen. Ein übersichtliches Dashboard informierte über angemeldete Teilnehmer und stellte ergänzende Informationen wie Stamm- und Abrechnungsdaten bereit. Der implementierte Lettershop ermöglichte den personalisierten Versand von Einladungen oder Bestätigungen.

Die Online-Registrierung erfolgte im Corporate Design von Eurex. Neben zahlreichen Abfragen konnten Interessenten bereits hier festlegen, ob sie online oder in Präsenz teilnehmen möchten. Bezahlen konnten die Teilnehmer klassisch per Rechnung oder mit Kreditkarte.

Neben vielen weiteren Tools und Funktionen war eine weitere Projektbesonderheit die Sponsoren-Plattform. „Dazu haben wir im Administrationsbereich die Möglichkeit geschaffen, Sponsoren-Ansprechpartner mit Stammdaten und Mitarbeiter-Kontingente anzulegen“, berichtet Oliver Maître, Geschäftsführer von Guest-One. Diese Funktion erlaubte es Sponsoren, ihre eigenen Mitarbeiter schnell und unkompliziert ins Teilnehmermanagement einzupflegen. Ein vorher festgelegtes Kontingent erlaubte es der Eurex dennoch die Kontrolle zu bewahren.

Vor Ort in Frankfurt übernahm Guest-One auch die Akkreditierung der Teilnehmer. Für die virtuellen Teilnehmer vertraute Guest-One auf eine bewährte Partnerschaft. Neumann & Müller, die Spezialisten für Veranstaltungstechnik, verfügen nicht nur über reichlich Erfahrung im Bereich hybrider Events und gewährleisteten ideale Bedingungen. Auf der Grundlage der DLE-Plattform (Digital Live Events) gelang es, es einen nahtlosen Übergang zwischen dem Teilnehmermanagement und der Streaming-Plattform herzustellen.