Die richtige Teilnehmermanagement Plattform – All in one oder maßgeschneidert?
Der Markt für Teilnehmermanagement-Software und Plattformen ist mehr als unübersichtlich. Zahllose Anbieter offerieren unterschiedliche Lösungen, die Corona Pandemie hat weitere – teils neue – Dienstleister hervorgebracht. Über die letzten Jahre sind vor allem sogenannte „All-in-one“-Plattformen auf den Markt gekommen. Große, allumfassende Systeme, mit unzähligen Funktionen und integrierten Apps, nutzbar für jedes Veranstaltungsformat – egal ob live, digital oder hybrid. Quasi die berühmte „eierlegende Wollmilchsau“ …
All in one-Lösungen
Es gibt ohne Zweifel Bedarf an solch vollintegrierten Plattformen, eines haben jedoch alle Systeme gemeinsam: für einen Großteil der Projekte, die damit umgesetzt werden sollen, sind sie schlicht zu überladen mit Funktionen und zu komplex in der Bedienung! Hohe Kosten, zeitaufwendige Installationen und Konfigurationen sowie schlechter Support stellen die Kunden vor zusätzliche Herausforderungen und lassen sie nach Alternativen suchen.
Event-spezifische Lösungen
Eine Alternative sind flexible und modulare „Baukasten-Systeme“, wie z.B. unser G1 GuestHub. Dabei wird eine Lösung ganz konkret auf die veranstaltungsspezifischen Bedürfnisse konfiguriert. Der Kunde bekommt (und bezahlt) nur die Funktionen, die er tatsächlich für die Umsetzung des Projektes benötigt. Dem Leistungsumfang sind dabei keine Grenzen gesetzt – zahlreiche Module wie z.B. eine Hotel- oder Workshopverwaltung oder ein platzgenaues Seating, lassen sich bei Bedarf in kürzester Zeit anpassen und implementieren.
Bevor man sich also für die eine oder andere Lösung am Markt entscheidet, hilft ein Blick auf die eigenen Eventformate und die damit verbundenen konkreten Anforderungen an das Teilnehmermanagement. Wenn Sie hauptsächlich Online- oder Tagesveranstaltungen umsetzen, dann benötigen Sie in der Regel keine aufwendige Hotelverwaltung. Auch Gruppenanmeldungen oder Wartelistenfunktionen spielen bei einer Vielzahl von Veranstaltungen keine Rolle.
TIPP: Orientieren Sie sich bei der Anforderungsliste an den 90% Standardveranstaltungen und nicht am Sonderfall, der nur alle zwei Jahre einmal aufkommt!
Ergänzende Leistungen
Ein weiteres Augenmerk sollte man auch auf mögliche Zusatzservices legen, die im Rahmen der Veranstaltungsorganisation benötigt werden. Viele der großen Anbieter bieten beispielsweise keine oder nur eingeschränkte On Site Services an. Diese Services skalieren nämlich nicht, sondern man muss entsprechendes Personal und Technik dafür vorhalten. Hier stellt sich die Frage, welches Servicelevel gewünscht ist. Reicht eine Smartphone App für den Checkin der Gäste nicht und möchte man sich für die Akkreditierung vor Ort auch nicht mit Drittanbietern auseinandersetzen, dann empfiehlt sich auch hier die Suche nach einem spezialisierten Fullservice-Dienstleister, der auch vor Ort eine umfängliche Betreuung gewährleisten kann.
