Reisemanagement Tool

mit GuestHub

Geht nicht, gibts nicht! Unser modularer Baukasten lässt keine Wünsche hinsichtlich der gewünschten Funktionalitäten offen. Alle Lösungen sind hundertprozentige Eigenentwicklungen – das gibt unseren Kunden die notwendige Flexibilität, Sicherheit und Geschwindigkeit in der Umsetzung Ihrer Projekte.

Live, digital oder hybrid.

Integriertes Reisemanagement:
Alle Reisedaten ihrer Gäste auf einen Blick

Im GuestHub laufen alle relevanten Informationen ihrer Gäste zusammen. Neben der Zu- und Absage zur Veranstaltung und der Verwaltung und Zuteilung von Hotelzimmern kommt auch der Erfassung und Organisation der An- und Abreisen ihrer Gäste oftmals eine wichtige Bedeutung zu.
Das in GuestHub integrierte Modul „Reiseorganisation“ unterstützt Veranstalter und Reisebüros mit flexiblen und erprobten Vorgehensweisen und führt alle Informationen zentral in einem System zusammen.

Die Möglichkeiten auf einen Blick:

Flexible Konfiguration der Reisearten

Buchung im Frontend oder Backend

personalisierte Reisedokumente

Hinterlegung und Zuweisung von festen Reiseoptionen

Verwaltung von definierten Kontingenten

Einfacher direkter Zugang für das Reisebüro

Wer kommt eigentlich
wann, wie und wo an?

Ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Teilnehmermanagements ist die Verwaltung und Organisation der An- und Abreisen. Im einfachsten Fall werden nur die Reisemittel der Gäste abgefragt um z.B. ausreichend PKW-Parkplätze zur Verfügung stellen zu können oder den Transferbedarf vom Bahnhof oder Flughafen für die Shuttleplanung zu ermitteln.

Es gibt aber auch Veranstaltungen, bei denen der Veranstalter die gesamte Abwicklung der Reisebuchungen für alle Teilnehmer übernimmt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten der Umsetzung, die alle problemlos in GuestHub abgebildet werden können.

Über die Onlineanmeldung können zunächst die Reisewünsche der Gäste abgefragt werden. Hierbei können bereits bestimmte Optionen für einzelne Gästekategorien hinterlegt werden, so dass z.B. nur Gäste ab einer bestimmten Distanz zum Veranstaltungsort ein Flugzeug wählen dürfen, Gäste mit kürzerer Anreise nur die Anreise per Bahn. Über einen separaten Zugang kann der Reisepartner die Wünsche der Gäste einsehen, bearbeiten und entsprechend gebuchte Reisen in GuestHub eintragen.

Ebenso ist es möglich, dem Gast in der Anmeldung bereits fest gebuchte Reisemöglichkeiten wie Charter- oder Gruppenflüge sowie Sonderzüge oder Bustransfers zur Auswahl zu stellen. Jede Option kann mit Kontingenten hinterlegt werden, ausgebuchte Reisemöglichkeiten stehen dann nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Transparenz, Personalisierung und Nachhaltigkeit

Die Verknüpfung des Reisemanagements mit den Anmeldedaten sorgt für Transparenz und Übersicht in Echtzeit. Sollte z.B. ein Gast, für den bereits eine Reise gebucht wurde, nachträglich absagen, so kann auch die Reise automatisch storniert werden. Übersichtliche Reportings helfen auch weiteren Gewerken in der Planung und Organisation. So gibt es z.B. eine separate App für den Transfermanager, die übersichtlich alle An- und Abreisen pro Tag auflistet und so eine termingerechte und individuelle Shuttleplanung ermöglicht.

Das Modul „Reiseorganisation“ ist innerhalb des GuestHub Backends auch mit dem PDF Lettershop verknüpft. Darüber lassen sich auf Knopfdruck personalisierte Reisepläne, Tickets und andere personenbezogene Dokumente erzeugen und wahlweise direkt per Mail versenden oder unkompliziert ausdrucken. Excellisten und Serienbriefe gehören damit der Vergangenheit an.

Auch auf das Thema Nachhaltigkeit zahlt eine ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung des Reisemanagements ein. So lässt sich z.B. das Veranstalterticket der Deutschen Bahn problemlos in die Onlineanmeldung integrieren. Mit dem Veranstaltungsticket der Bahn reisen die Teilnehmer in den Nah- und Fernverkehrszügen der Deutschen Bahn mit 100 Prozent Ökostrom und somit CO2-frei. Damit wird der CO2-Ausstoß der Veranstaltung nachhaltig verringert.

Auch Fahrgemeinschaften für eine gemeinsame Nutzung von (Firmen) Fahrzeugen lassen sich über das Teilnehmermanagement unkompliziert organisieren. Ebenso denkbar: wir ermitteln anhand Ihrer Gästeliste und den Herkunftsorten der Teilnehmer die ideale Destination unter Berücksichtigung der optimalen Anreisewege.

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten der Reiseorganisation erfahren? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

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Pro Jahr setzen wir ca. 100 bis 120 Projekte für und mit unseren Kunden um. Hier sind einige Projekte. Dazu können sie sich vorab über den Ablauf unseres Guest-Hub-Services informieren. Sie suchen eine Software zur Inhouse-Verwaltung? Wir haben die Lösung mit unserer eventry-Software!

Oktober 2025Fraport

Oktober 2025

Seit 2011 betreut GuestONE die Fraport AG bei zahlreichen Veranstaltungen mit dem Teilnehmermanagement. Die Bandbreite reicht dabei von der Eröffnung der dritten Landebahn mit über 100.000 Besuchern über Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen bis zu hochkarätigen politischen Veranstaltungen wie dem Parlamentarischen Abend.

eventry Teilnehmermanagement Software

Viele Unternehmen, Verbände oder Agenturen führen Jahr für Jahr wiederkehrende Veranstaltungen durch. Dank unserer einfach zu bedienenden Software-Lösung eventry wickeln Sie Ihr Gästemanagement komplett inhouse ab.

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GuestHub Full-Service Gästemanagement

Mit GuestHub setzen Sie erfolgreiche Veranstaltungen kurzfristig und individuell um. Egal, ob live, digital oder hybrid. Je nach Anforderungen Ihres Events profitieren Sie von verschiedenen leistungsfähigen Modulen.