Evenementen- en deelnemersmanagement bestaat meestal uit een reeks bouwstenen, processen, tools en procedures die perfect op elkaar moeten aansluiten om een perfect resultaat te bereiken voor de klant en de deelnemers.
Software speelt een bijzonder belangrijke rol in deelnemersbeheer – maar niet alleen!
Goed deelnemersbeheer begint met advies over de juiste processen en procedures. Als je de klant niet de juiste vragen stelt en niet de juiste conclusies trekt uit de antwoorden, kun je in de loop van het project ruw uit je slaap worden gewekt.
Naast “de tool” of “de software” gaat het ook om de inhoud die aan de gasten wordt gecommuniceerd. Deze moet bedacht en gemaakt worden en – net als de online registratie en mailings – een aantrekkelijke vorm en uitstraling hebben, meestal in de huisstijl van de klant.
Welke informatie moet je van de gasten krijgen, welke vragen zijn eigenlijk nodig voor een perfecte organisatie van het evenement en wat zegt gegevensbescherming hier eigenlijk over? Wat zijn de tijdschema’s en deadlines, wanneer moet wie uitgenodigd worden en hoe ga je eigenlijk om met laatkomers?
Al deze zaken moeten worden doordacht, gecoördineerd, geïmplementeerd en geïntegreerd in een tool – hiervoor zijn grafische ontwerpservices en projectmanagement nodig. Zodra de gasten zijn uitgenodigd, kunnen ze vragen of speciale verzoeken hebben die moeten worden afgehandeld. Afhankelijk van het evenement moeten er misschien ook hotelkamers of ondersteunende programma’s worden toegewezen, transfers worden georganiseerd of een stoelindeling worden gemaakt. En niet te vergeten: wijzigingen in het programma moeten snel op de website worden geplaatst, er moeten regelmatig herinneringen worden gestuurd naar mensen die niet hebben gereageerd en de klant heeft dagelijks speciale rapporten nodig. Dit alles moet door iemand gepland en georganiseerd worden, omdat de klant het vaak niet zelf wil doen.
Als de grote dag eenmaal is aangebroken, draait het allemaal om perfecte service en efficiënte processen op locatie. Gasten moeten snel worden ingecheckt en hun naambadges moeten worden afgedrukt. Wijzigingen of late registraties moeten snel worden afgehandeld en misschien moeten koffers of garderobes ook worden geaccepteerd bij het inchecken … De klant wil ook met één druk op de knop weten wie en hoeveel gasten al hebben ingecheckt en hoeveel vegetariërs er onder hen zijn. Deze diensten op locatie vereisen expertise, personeel en de juiste technologie en apparatuur.
Als je al deze diensten van één leverancier krijgt, noemen we dat full service.
Niet elke klant heeft behoefte aan of wil volledige service, maar in tijden van een tekort aan geschoolde arbeidskrachten en slinkende middelen aan de kant van de klant of het bureau, neemt het gewenste serviceniveau voortdurend toe. De volgende keer dat u inschrijft op een contract, en ook bij het bekijken van de offertes, let er dan eens op of de leverancier “alleen maar” een systeem levert waarin u alles zelf moet doen, of dat de leverancier de juiste expertise, personeel en technologie heeft om u een echte volledige service voor uw project te kunnen bieden.
