GuestONE begint het jaar 2025 als onderdeel van Manos Holding. Door de integratie in de bedrijvengroep kan GuestONE voortbouwen op een stabiele basis en gebruikmaken van nieuwe middelen en expertise. Deze samenwerking opent niet alleen extra perspectieven, maar versterkt ook de bestaande diensten en het dienstenaanbod voor bestaande klanten.

“De fusie met Manos Holding biedt ons zekerheid voor de lange termijn en de mogelijkheid om gebruik te maken van bewezen structuren en systemen binnen de groep,” legt Marcel Schettler, oprichter en voormalig algemeen directeur van GuestONE, uit. “Met name de toegang tot moderne ticketing-systemen en nieuwe contacten in de sport- en entertainmentindustrie creëren spannende mogelijkheden voor toekomstige projecten, terwijl we kunnen blijven vertrouwen op onze gevestigde expertise.”

GuestONE is al meer dan 20 jaar een betrouwbare partner in bezoekersmanagement. Met momenteel 17 medewerkers realiseert het bedrijf 80 tot 100 projecten per jaar voor evenementenbureaus, middelgrote bedrijven, verenigingen en DAX-genoteerde bedrijven.

Door de integratie in Manos Holding kan GuestONE niet alleen zijn bestaande dienstenaanbod uitbreiden, maar ook gebruik maken van nieuwe synergieën in de evenementenbranche. Tegelijkertijd zullen de bedrijven in de holding profiteren van de uitgebreide expertise van GuestONE op het gebied van deelnemersmanagement en accreditatie. Volker Messmann (Managing Director) en Rouven Lakowitz (Authorised Signatory) zullen het nieuwe management van GuestONE op zich nemen, terwijl het hele team rond oprichters Marcel Schettler en Thomas Küfner aan boord blijft.

“GuestONE is een waardevolle toevoeging aan onze bedrijvengroep”, zegt Volker Messmann, Managing Director van LMS Sport GmbH en nieuwe Managing Director van GuestONE. “De samenwerking stelt ons in staat om gezamenlijk nieuwe benaderingen en oplossingen te ontwikkelen voor klanten in de evenementen-, sport- en entertainmentbranche. Tegelijkertijd blijft GuestONE onafhankelijk en flexibel in zijn kerncompetenties.”

Met de zekerheid van een stabiele bedrijfsstructuur en het gebruik van nieuwe middelen is GuestONE optimistisch over de toekomst. Het team kijkt ernaar uit om in de nieuwe constellatie met succes projecten voor haar klanten te realiseren.

Evenementen- en deelnemersmanagement bestaat meestal uit een reeks bouwstenen, processen, tools en procedures die perfect op elkaar moeten aansluiten om een perfect resultaat te bereiken voor de klant en de deelnemers.

Software speelt een bijzonder belangrijke rol in deelnemersbeheer – maar niet alleen!

Goed deelnemersbeheer begint met advies over de juiste processen en procedures. Als je de klant niet de juiste vragen stelt en niet de juiste conclusies trekt uit de antwoorden, kun je in de loop van het project ruw uit je slaap worden gewekt.

Naast “de tool” of “de software” gaat het ook om de inhoud die aan de gasten wordt gecommuniceerd. Deze moet bedacht en gemaakt worden en – net als de online registratie en mailings – een aantrekkelijke vorm en uitstraling hebben, meestal in de huisstijl van de klant.

Welke informatie moet je van de gasten krijgen, welke vragen zijn eigenlijk nodig voor een perfecte organisatie van het evenement en wat zegt gegevensbescherming hier eigenlijk over? Wat zijn de tijdschema’s en deadlines, wanneer moet wie uitgenodigd worden en hoe ga je eigenlijk om met laatkomers?

Al deze zaken moeten worden doordacht, gecoördineerd, geïmplementeerd en geïntegreerd in een tool – hiervoor zijn grafische ontwerpservices en projectmanagement nodig. Zodra de gasten zijn uitgenodigd, kunnen ze vragen of speciale verzoeken hebben die moeten worden afgehandeld. Afhankelijk van het evenement moeten er misschien ook hotelkamers of ondersteunende programma’s worden toegewezen, transfers worden georganiseerd of een stoelindeling worden gemaakt. En niet te vergeten: wijzigingen in het programma moeten snel op de website worden geplaatst, er moeten regelmatig herinneringen worden gestuurd naar mensen die niet hebben gereageerd en de klant heeft dagelijks speciale rapporten nodig. Dit alles moet door iemand gepland en georganiseerd worden, omdat de klant het vaak niet zelf wil doen.

Als de grote dag eenmaal is aangebroken, draait het allemaal om perfecte service en efficiënte processen op locatie. Gasten moeten snel worden ingecheckt en hun naambadges moeten worden afgedrukt. Wijzigingen of late registraties moeten snel worden afgehandeld en misschien moeten koffers of garderobes ook worden geaccepteerd bij het inchecken … De klant wil ook met één druk op de knop weten wie en hoeveel gasten al hebben ingecheckt en hoeveel vegetariërs er onder hen zijn. Deze diensten op locatie vereisen expertise, personeel en de juiste technologie en apparatuur.

Als je al deze diensten van één leverancier krijgt, noemen we dat full service.

Niet elke klant heeft behoefte aan of wil volledige service, maar in tijden van een tekort aan geschoolde arbeidskrachten en slinkende middelen aan de kant van de klant of het bureau, neemt het gewenste serviceniveau voortdurend toe. De volgende keer dat u inschrijft op een contract, en ook bij het bekijken van de offertes, let er dan eens op of de leverancier “alleen maar” een systeem levert waarin u alles zelf moet doen, of dat de leverancier de juiste expertise, personeel en technologie heeft om u een echte volledige service voor uw project te kunnen bieden.

Vooral in tijden waarin er veel gesproken wordt over duurzaamheid in de context van evenementen, komt de vraag of naambadges überhaupt nog gebruikt moeten worden steeds vaker voor. Enigszins provocerend kun je jezelf (of de klant) natuurlijk afvragen of een naambadge echt het doorslaggevende criterium is voor meer of minder duurzaamheid op een evenement waar 1000 deelnemers uit heel Europa naartoe moeten reizen, overnachten en verzorgd moeten worden …

Toch moeten we de vaak kritische vragen onder ogen zien en argumenten en antwoorden bieden. De volgende punten zijn een stem voor de naambadge en kunnen je helpen bij je volgende discussies.

Meer dan een identificatiehulpmiddel

De naambadge is meer dan een klein kaartje met de naam en het bedrijf van de deelnemer. Het is ook een communicatie- en informatiemiddel. Ten eerste wordt hij meestal gemaakt in de huisstijl van de klant en/of het evenement en draagt hij, samen met een bijpassend sleutelkoord, bij aan de algehele branding van het evenement. Daarnaast biedt het ook advertentieruimte voor deelnemende partners of sponsors, die met hun logo’s kunnen worden geïntegreerd.

Naast de naam en het bedrijf kan ook verdere informatie worden afgedrukt. De achterkant biedt vaak ruimte voor een persoonlijke agenda, het algemene programmaschema of een zaalplattegrond. Daarnaast kunnen ook geboekte workshops, groepslidmaatschappen, hotel- en zaalinformatie of andere markeringen zoals gastencategorieën gepersonaliseerd worden afgedrukt.

De naambadge kan ook de toegangsautorisatie tot bepaalde delen van het evenement bevatten – door middel van kleurcodering of gedefinieerde pictogrammen. Beveiligingspersoneel kan zo in één oogopslag zien of de deelnemer de benodigde toegangsrechten voor een ruimte of gebied heeft.

Voorzie de naambadges van een scanbare QR-code of een geïntegreerde NFC-chip, dan kan de bijbehorende controle of registratie ook elektronisch worden uitgevoerd via smartphones of scanners. Deze aanpak kan ook worden gebruikt voor gamification-ideeën – laat deelnemers bijvoorbeeld punten verzamelen op verschillende stations, beursstands of gebieden met behulp van de naambadge …

Het is belangrijk om in een vroeg stadium na te denken over de inhoud van de naambadge en hier rekening mee te houden bij het ontwerpen. Ons ontwerpteam ondersteunt je graag met passende ontwerp- en personalisatiesuggesties.

Om de hierboven beschreven mogelijkheden volledig te benutten, is het net zo belangrijk om de naambadges live bij de check-in af te drukken en ze niet dagen voor het evenement al te produceren. Ook hiervoor bieden we de juiste oplossingen en hardware. Naambadges worden in de drukkerij in het corporate design voorgeproduceerd en ter plekke in slechts enkele seconden gepersonaliseerd. Dit maakt het mogelijk om op korte termijn te reageren op veranderingen en creëert een flexibele inchecksituatie zonder alfabetisch geordende balies. En omdat alleen de borden worden gedrukt die daadwerkelijk nodig zijn, is het uiteindelijk ook een beetje duurzaam 😉

… of hoe zitplaatsen toe te wijzen aan gasten.

Stoelindeling – of stoelbeheer – lijkt vaak op een grote puzzel. Of het nu gaat om zitrijen in plenaire sessies of galatafels voor het diner, het toewijzen van gasten aan bepaalde zitplaatsen is meestal een handmatig en daardoor moeizaam proces.

Bij het toewijzen van zitplaatsen moeten vaak verschillende vereisten op elkaar worden afgestemd. Dit kunnen politieke of protocollaire aspecten zijn, maar ook banden met bepaalde deelnemersgroepen of categorieën. Er moet ook rekening worden gehouden met begeleidende personen, gasten die gehuldigd kunnen worden of “gewoon” jarig zijn.

Helaas is een optimale zitplaats niet statisch, maar onderhevig aan een hoge mate van dynamiek, vooral in de laatste dagen en uren voor het evenement. Annuleringen op korte termijn of naamswijzigingen moeten op dezelfde manier verwerkt worden als late registraties, extra begeleiders of andere wijzigingen in de zitplaatsen of het schema. Last but not least rijst altijd de vraag: hoe en wanneer komt de gast eigenlijk te weten waar hij zit?

De G1 zitplaatsmodule, die op verzoek kan worden geïntegreerd in het GuestHub admingebied, helpt organisatoren van evenementen het overzicht te behouden. Zitplattegronden kunnen snel en flexibel worden gemaakt in grafische vorm. Zelfs een groot aantal tafels of zitplaatsen in het plenum is geen probleem – voor een beter overzicht kunnen deze in verschillende plattegronden worden verdeeld en vervolgens afzonderlijk worden gesprongen voor verdeling.

Gasten die plaats moeten nemen kunnen dan in de gastenlijst worden gezocht, gefilterd en geselecteerd op basis van verschillende criteria en met een muisklik op de gewenste plaatsen worden gezet. Dit geldt zowel voor individuele gasten als voor geselecteerde groepen gasten. Het systeem bevat ook automatische vulling van vrije plaatsen, waardoor individuele plaatsen zeer snel kunnen worden gevuld.

De G1 zitplaatsmodule heeft ook toegang tot de live check-in informatie. Gasten die al aanwezig zijn, krijgen een kleurcode voor de zitplaatsen. Omdat gasten pas bij het inchecken hun feitelijke zitplaatsinformatie ontvangen – als zitplaatskaart of afgedrukt op de naambadge – kunnen ze snel en flexibel opnieuw worden ingedeeld totdat ze arriveren.

We adviseren je graag over de specifieke mogelijkheden en laten je voorbeelden zien van verschillende evenementen.

Een regelmatig voorkomend verschijnsel op veel evenementen zijn gasten die zich wel hebben ingeschreven, maar vervolgens niet komen opdagen – zogenaamde “no-shows”. Deze no-shows zijn vervelend omdat ze de organisator veel geld kosten. Voor deze gasten wordt eten en drinken voorzien, evenals meubilair, bedienend personeel en giveaways. Zelfs geboekte hotelkamers worden meestal voor 100% in rekening gebracht bij last-minute annuleringen.

Natuurlijk zijn er redenen voor afzeggingen of no-shows op korte termijn – ziekte, trein- of vluchtannuleringen of andere dringende afspraken kunnen niet altijd worden vermeden. Het is echter belangrijk om het aantal “no-shows” tot een minimum te beperken om de hierboven vermelde onnodige kosten te vermijden. Goed deelnemersbeheer kan hierbij helpen.

Blijf in contact met je gasten

Met een professioneel deelnemersbeheersysteem kun je eenvoudig, snel en continu communiceren met gasten. Regelmatige herinnerings- of infomails geven de laatste details over het programma, wekken nieuwsgierigheid naar het evenement en helpen om de datum en het evenement in het geheugen van de gasten te houden. Uitnodigingen worden vaak vroegtijdig verstuurd, gasten bevestigen een evenement over drie of vier maanden en vergeten het vervolgens als ze in de tussentijd niet op de hoogte worden gehouden.

Maak het je gasten gemakkelijk

Goede oplossingen voor deelnemersbeheer bieden een zogenaamde re-login voor gasten. De online registratie blijft open, zelfs na de eerste bevestiging – de gast kan zijn registratie op elk gewenst moment bewerken of wijzigen tot de uiterste registratiedatum. Elk van de bovenstaande mailings moet daarom de toegangsgegevens voor online registratie bevatten, zodat de gast met één klik kan terugkeren naar het registratieplatform. Een eenvoudige annulerings- of wijzigingslink aan het einde van de e-mail helpt de gast ook om zijn registratie indien nodig met één klik aan te passen.

Gebruik een hotline voor gasten

Veel evenementen hebben ook een telefonische hotline die gasten kunnen bellen met vragen over het evenement of het programma. Gebruik deze hotline om gasten proactief op te volgen, vooral degenen die niet contact met je opnemen.

Continuïteit en transparantie – na het evenement is voor het evenement

Vooral bij terugkerende evenementen verbetert het deelnemersbeheer door herhaling. Dit begint al bij de uitnodiging, die vaak “met de gieter” wordt verstuurd of er wordt gebruik gemaakt van de mailinglijst van vorig jaar. Er wordt echter meestal geen rekening gehouden met het deelnemersgedrag van voorgaande jaren, meestal omdat deze informatie niet meer beschikbaar is.

Een continu deelnemersbeheerproces zorgt voor de nodige transparantie en analyses – zelfs over meerdere jaren en evenementen heen. Deelnemers die herhaaldelijk RSVP’en en nooit komen opdagen, kunnen worden geïdentificeerd en uitgesloten van toekomstige uitnodigingen.

Dit zijn slechts enkele van de aspecten waarmee wij, als specialist in deelnemersbeheer, het aantal “no-shows” kunnen minimaliseren. We bespreken dit graag voor jouw specifieke evenement en adviseren je graag over de mogelijkheden. Neem vandaag nog contact met ons op!